Grimstad kommune. Møteprotokoll fra Grimstad kommune - kontrollutvalget. Dag Ommundsen Øystein Haga. Tormod Fossnes (vara for Solveig Kleivene)

Transkript

1 Grimstad kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Grimstad kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Forfall: Formannskapssalen, rådhuset Lene Langemyr Solveig Kleivene Dag Ommundsen Øystein Haga Til stede: Leder Nestleder Varamedlem Lene Langemyr Gunnar Topland Tormod Fossnes (vara for Solveig Kleivene) Revisor Arne Kjell Tellefsen Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke, sak 22 Sekretær Benedikte Vonen Økonomisjef Helge Moen, sak 19/14 og 22/14 A Kommunalsjef Åge Løsnesløkken, sak 20/14 Ingeniør Frank Post, sak 20/14 Innkallingen ble godkjent. Sakslisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 19/14, 22/14, 20-21/14, 23-24/14 Grimstad, Lene Langemyr Leder Benedikte Vonen Sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKSLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 19/14 14/562 RAPPORT FOR 2. TERTIAL /14 14/575 STATUS OG FREMDRIFT MATRIKKELFØRING 21/14 14/585 STATUS OG FREMDRIFT I ARBEID MED INTERNKONTROLL 22/14 14/569 ORIENTERINGER FRA REVISOR 23/14 14/552 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON - GRIMSTAD KOMMUNE 24/14 14/576 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6

3 Sak nr. 19/14 RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2014 Kontrollutvalget tar rapporten for 2. tertial til etterretning. Økonomisjef Helge Moen orienterte om kommunens økonomiske situasjon pr. 2.tertial enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar rapporten for 2. tertial til etterretning. Sak nr. 20/14 STATUS OG FREMDRIFT MATRIKKELFØRING Orienteringen tas foreløpig til etterretning. Kontrollutvalget vil be om skriftlig rapportering til første møte i Kommunalsjef Åge Løsnesløkken og ingeniør Frank Post orienterte om status i arbeidet med ajourføring av matrikkelen. Rettinger skal være fullført før jul Kontrollutvalget etterlyste skriftlig orientering. Dette ble oversendt sekretær i møtet. Leder la frem følgende forslag til vedtak: Orienteringen tas foreløpig til etterretning. Kontrollutvalget vil be om skriftlig rapportering til første møte i Leders forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Saken blir lagt frem uten forslag til vedtak. Side 3 av 6

4 Sak nr. 21/14 STATUS OG FREMDRIFT I ARBEID MED INTERNKONTROLL Saken blir utsatt til neste møte. Sekretær overleverte notat fra rådmannen om ny organisering og om status i arbeidet med internkontroll. Leder la frem følgende forslag til vedtak: Saken blir utsatt til neste møte. Leders forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Orienteringen blir tatt til etterretning. Sak nr. 22/14 ORIENTERINGER FRA REVISOR Orienteringene blir tatt til etterretning. Kontrollutvalget ber rådmannen om skriftlig orientering om plan og fremdrift i arbeid med oppdatering av økonomireglement til neste møte. A. Hovedrevisor Arne Kjell Tellefsen orienterte om løpende regnskapsrevisjon i Grimstad kommune. Han etterlyste oppdatering av økonomireglementet, et arbeid som ble bestilt av kommunestyret i sak 64/09. Økonomisjef Helge Moen viste til at det har blitt jobbet med rutinene under økonomireglementet. Leder foreslo følgende tillegg til forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om skriftlig orientering om plan og fremdrift i arbeid med oppdatering av økonomireglement til neste møte. Side 4 av 6

5 B. Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om status for forvaltningsrevisjonsrapport «Sosiale tjenester». Han orienterte videre om igangsetting av utredning om mulig samling av revisjonsenhetene i Aust-Agder. med tilleggsforslag fra leder enstemmig vedtatt. Orienteringene blir tatt til etterretning. Sak nr. 23/14 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON - GRIMSTAD KOMMUNE Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Grimstad kommune med en ramme på kr Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. enstemmig vedtatt. Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Grimstad kommune med en ramme på kr Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sak nr. 24/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Referat- og drøftingssaker blir tatt til etterretning. A. Sekretær orienterte om etableringen av Temark på Agder og om høstkonferansen på Brokelandsheia. Side 5 av 6

6 B. Neste møte Det kan bli aktuelt å flytte det oppsatte møtet til en annen dato. C. Sekretær orienterte kort om brev til kontrollutvalget vedr. klagesak. Sekretariatet vurderer sammen med leder om dette er en sak for kontrollutvalget og i så fall hva som skal gjøres. D. Leder Lene Langemyr varslet at hun trekker seg fra vervet som leder av kontrollutvalget på grunn av at hun ikke lenger er valgbar til verv i kontrollutvalget. Hun takket for samarbeidet. Nestleder takket for innsatsen i tiden som leder av utvalget og overrakte blomster fra utvalget. enstemmig vedtatt. Referat- og drøftingssaker blir tatt til etterretning. Side 6 av 6