Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. Revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Fagsjef Arne Karlsen sak 10/19. Møteinnkalling.

Transkript

1 Møteprotokoll Vest-Agder kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Fylkeshuset, Ny-Hellesund Arkivsak: 19/00138 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Vidar Kleppe (leder), Sølvi Gjerdahl Thomassen, Lars Jørgen Hauge, Terje Imeland Ikke innkalt Bente Birkeland Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. Revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Fagsjef Arne Karlsen sak 10/19 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 3/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/19 19/ Godkjenning av møteprotokoll av Saker til behandling 10/19 18/ Oppfølging av mislighetssaker i fylkeskommunen 5 11/19 17/ Rapport fra forvaltningsrevisjon Vigo IKS 6 1

2 12/19 19/ Revisjonsrapport om gjennomgang av Statens Vegvesen 7 13/19 19/ Orientering fra revisor /19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt Kristiansand, Vidar Kleppe Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/19 Godkjenning av møteinnkalling Vest-Agder kontrollutvalg /19 Møteinnkallingen godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av møteprotokoll av Vest-Agder kontrollutvalg /19 Protokoll fra møtet godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 10/19 Oppfølging av mislighetssaker i fylkeskommunen 1 Vest-Agder kontrollutvalg /19 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Fagsjef Arne Karlsen orienterte om arbeidet med oppfølgingen av revisors anbefaling gitt i kontrollutvalgets sak 39/18 og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget støtter revisjonssjefens anbefaling om oppfølging av misligheter i fylkeskommunen. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget støtter revisjonssjefens anbefaling om oppfølging av misligheter i fylkeskommunen 5

6 11/19 Rapport fra forvaltningsrevisjon Vigo IKS 1 Vest-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar rapporten og innstiller følgende til fylkestinget: 1. Fylkestinget ber eierrepresentanten påse at selskapet ved styret: a. Synliggjør risiko ved anskaffelser i selskapets strategier og rutiner b. Fortsetter arbeidet med implementering av system for internkontroll og at håndtering av personopplysninger er i tråd med gjeldende lov og forskrift 2. Fylkestinget ber eierrepresentanten i representantskapet til Vigo IKS å fremme forslag innen utgangen av 2020 om: a. Å evaluere styrets behov for å sikre eiernes målsetninger med selskapet oppnås, herunder også om styret har tilstrekkelig og nødvendig kompetanse for å møte fremtidige utfordringer b. At styret i Vigo IKS evaluerer behovet for etablering av et permanent og internt større fagmiljø 3. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. Revisjon Midt-Norge SA har på oppdrag fra kontrollutvalget i Trøndelag fylkeskommune levert en forvaltningsrevisjonsrapport om Vigo IKS. Rapporten omtaler forhold i selskapet som også er av interesse for Vest-Agder kontrollutvalg og rapporten ble lagt frem i møtet. Sekretariatet og revisjonen orienterte om forvaltningsrevisjonen i Vigo IKS som er utført av Revisjon Midt-Norge SA. Agder Kommunerevisjon IKS leverte i desember en eierskapskontroll til Vest-Agder kontrollutvalg som undersøkte Vest-Agder fylkeskommune sin eierstyring av selskapet. Kontrollutvalget diskuterte forvaltningsrevisjonsrapporten. Fellesforslag fremsatt i møtet: Saken utsettes og kontrollutvalget ønsker å invitere styreleder i Vigo IKS Arly Hauge til neste møte. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Saken utsettes og kontrollutvalget ønsker å invitere styreleder i Vigo IKS Arly Hauge til neste møte. 6

7 12/19 Revisjonsrapport om gjennomgang av Statens Vegvesen 1 Vest-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Ass. Revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om rapporten fra gjennomgangen av Statens vegvesen utført av Agder-Kommunerevisjon IKS på vegne av landets fylkesrevisorer. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 7

8 13/19 Orientering fra revisor Vest-Agder kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte i møtet om: 1. Arbeidet med oppfølgingen av mislighetssaker i fylkeskommunen 2. Arbeidet med rapporten om Hidra Landfast 3. Revideringen av årsregnskapet Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 8

9 14/19 Referatsaker Vest-Agder kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. 1. Gjennomførte tilsyn a. Tilsyn Flekkefjord videregående skole Skolens aktivitetsplikt for å sikre at elevene har et trygt og godt skolemiljø 2. Temark sin vårkonferanse i Arendal. Medlemmene melder seg selv på hvis de ønsker å gå. 3. Fagkonferanse Forum for kontroll og tilsyn i Kristiansand 4-5. juni. Medlemmene melder ifra til sekretariatet hvis de ønsker å gå. 4. Neste møte blir kl Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 9

10 15/19 Eventuelt Vest-Agder kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget diskuterte fellesmøtet med Aust-Agder kontrollutvalg i Arendal. 10