Tildstede i fellesmøtet sak 1/19: Birgitte Holmberg, Marianne Rogn

Transkript

1 Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: kl. 11:30 16:00 Sted: Fylkeshuset Skien, Arkivsak: 19/00011 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg Norby Vibeto. Rolf Ejme Bente Ragnhild Tangen Andre: Tilstede i fellesmøtet og Porsgrunn kontrollutvalgsmøte: TKR IKS v/ Hildegunn Rafdal, Ingebjørg Norby Vibeto, Kirsti Torbjørnson, Kjell Ekman, Hildegunn Rafdal Tildstede i fellesmøtet sak 1/19: Birgitte Holmberg, Marianne Rogn Skien kontrollutvalg, Siljan kontrollutvalg, ordfører Kjell A. Sølverød Telemark fylkeskommunes kontrollutvalg også i sak 2/19 Sekretærer: Ingebjørg Liland og Anne Torunn Berge Samferdselssjef for Telemark fylkeskommune Hildegunn Søbø Protokollfører: Marianne Lundeberg 1

2 Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 1/19 19/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 1/19 17/ Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 - Porsgrunn kommune 5 2/19 18/ Orientering og videre oppfølging om Stiftelsen Sjøfartens hus - SSH 7 3/19 19/ Prosjektplan og tilbud - Selskapskontroll - Vekst i Grenland IKS gjennomføring og måloppnåelse - Porsgrunn kommune 8 4/19 19/ Orientering fra revisor Porsgrunn kontrollutvalg 9 5/19 19/ Årsmelding for kontrollutvalget Porsgrunn kommune 10 6/19 19/ Uavhengighetserklæring Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 11 7/19 19/ Referatsaker Porsgrunn kontrollutvalg 12 8/19 19/ Eventuelt Porsgrunn kontrollutvalg 13 Skien, Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2

3 Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av møteinnkalling Porsgrunn kontrollutvalg /19 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling legges frem for godkjenning. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll Porsgrunn kontrollutvalg /19 Protokoll godkjennes. Protokoll legges frem for godkjenning. Protokoll godkjennes. 4

5 Saker til behandling 1/19 Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Porsgrunn kontrollutvalget tar rapporten «Bypakke Grenland fase 1» til orientering. Innstilling til bystyret: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber Porsgrunn kommune om å: 1. sikre at delegering av myndighet i bypakkesaker er i tråd med lovkrav. 2. Sørge for at arbeidet med oppdatering av rutinene for styring av enkeltprosjekter i Bypakke Grenland prioriteres, og tas i bruk i alle prosjektene. 3. vurdere tiltak som gjør at samarbeidet om Bypakke Grenland kan håndtere samarbeidsutfordringer på mer robuste måte. Rådmannen bes komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig tilbakemelding innen utgangen av September 2019 om hvordan rapportens anbefalinger blir fulgt opp. Rapporten ble lagt frem for kontrollutvalgene i Telemark fylkeskommune og Siljan, Porsgrunn og Skien kommuner i fellesmøte på Fylkeshuset i Skien. Telemark kommunerevisjon IKS v/hildegunn Rafdal møtte og la frem rapport Bypakke Grenland fase 1. Hildegunn Rafdal var tilgjengelig i utvalgsmøtene for å svare på spørsmål. 5

6 Porsgrunn kontrollutvalget tar rapporten «Bypakke Grenland fase 1» til orientering. Innstilling til bystyret: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber Porsgrunn kommune om å: 1. sikre at delegering av myndighet i bypakkesaker er i tråd med lovkrav. 2. Sørge for at arbeidet med oppdatering av rutinene for styring av enkeltprosjekter i Bypakke Grenland prioriteres, og tas i bruk i alle prosjektene. 3. vurdere tiltak som gjør at samarbeidet om Bypakke Grenland kan håndtere samarbeidsutfordringer på mer robuste måte. Rådmannen bes komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig tilbakemelding innen utgangen av September 2019 om hvordan rapportens anbefalinger blir fulgt opp. 6

7 2/19 Orientering og videre oppfølging om Stiftelsen Sjøfartens hus - SSH 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget i Porsgrunn kommune anbefaler Stiftelsestilsynet å gjennomfører et tilsyn av Stiftelsen Sjøfartens hus (SSH) Kontrollutvalgets leder har vært i møter med Historielaget, sjømannsforeningen og Telemark fylkeskommune sitt kontrollutvalg, i etterkant av Porsgrunn kontrollutvalg sitt møte Leder informerte om disse møtene for Telemark Fylkeskommunes kontrollutvalg og Porsgrunn kontrollutvalg. Stiftelsestilsynet har selv tatt initiativ til tilsyn med bakgrunn i avis oppslag. Saken utsettes til rapporten fra Stiftelsestilsynet er ferdig. 7

8 3/19 Prosjektplan og tilbud - Selskapskontroll - Vekst i Grenland IKS gjennomføring og måloppnåelse - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Porsgrunn kontrollutvalg godkjenner prosjektplan og pristilbudet på selskapskontroll av Vekst i Grenland IKS gjennomføring om måloppnåelse, som det foreligger. Porsgrunn ønsker ikke å bruke av forvaltningsrevisjonstimene sine til dette prosjektet. Telemark kommunerevisjon IKS v/ Kirsti Torbjørnson la frem prosjektplan og tilbud på selskapskontroll av Vekst i Grenland. Kontrollutvalget ønsker å utsette prosjektet og ber om at det tas med i vurdering av plan for selskapskontroll i neste periode. 8

9 4/19 Orientering fra revisor Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterte om revisors sitt arbeid i Porsgrunn kommune. 9

10 5/19 Årsmelding for kontrollutvalget Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 «Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. Sekretariatet la frem forslag til Årsmelding for kontrollutvalget «Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. 10

11 6/19 Uavhengighetserklæring Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Dokumentet «Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Porsgrunn kommune» ble lagt frem. 11

12 7/19 Referatsaker Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Neste møtedato Kontrollutvalget diskuterte saker til neste møte. 12

13 8/19 Eventuelt Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Invitasjon til den årlige vårkonferansen Temark Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS har gleden av å invitere til vårkonferanse i Arendal 26. april 2019 kl. 10:00-15:00. Konferansen avholdes på Clarion Hotel Tyholmen, Teaterplassen 2, 4801 Arendal. Målgruppen for konferansen er primært kontrollutvalgsmedlemmer og revisorer fra de kommunale revisjonsenhetene. Men også rådmenn, ordførere, øvrige politikere og representanter fra Fylkesmannen kan ha interesse av å delta. Til denne konferansen kommer blant annet: Riksrevisor Per Kristian Foss Nestleder i kontroll- og konstitusjonskomiteen på stortinget Svein Harberg Informasjon/invitasjon sendes kontrollutvalget, ordfører, rådmann og revisjonen i Porsgrunn kommune pr- epost 13