Møteprotokoll. Porsgrunn kontrollutvalg. 2/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling

Transkript

1 Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: kl. 8:30 13:30 Sted: Porsgrunn Rådhus møterom 3 etg. Arkivsak: 17/00045 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto. Møtende varamedlemmer: Forfall: Nestleder Karl Erik Høegh var ikke tilstede i sak 11/17 og deler av sak 14/17. Reiste 11:45. Andre: Protokollfører: Ordfører Robin Kåss, Daglig leder Lilleelvaparkering AS Svein Henriksen, Styreleder Porsgrunn utvikling AS Ole Henrik Lia, Kommunalsjef for Miljø og byutvikling Øistein Brinck, Rådmann Per Wold, avdelingsleder byggesak Baard Gonsholt, Eiendomssjef Bygg og eiendomsdrift Terje Madsen, Kommunalsjef for Helse og omsorg Aud Fleten. Oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 2/17 17/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/17 17/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 1

2 9/17 17/ /17 17/ Organisering av Selskap knyttet til Lilleelva krysset - Porsgrunn kommune Regelverk og saksbehandling i henhold til salg av tomter og renovering og bevaring av bygg - Porsgrunn kommune /17 17/ Helse og omsorgstjenester i Porsgrunn kommune 7 12/17 16/ Endring i pris - Selskapskontroll - Renovasjon i Grenland IKS - Porsgrunn kommune 8 13/17 17/ Orientering fra revisor Porsgrunn kommune 9 14/17 17/ Referat- og drøftingssaker Porsgrunn kommune 10 15/17 17/ Eventuelt Porsgrunn kommune 11 Porsgrunn, Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2

3 Møteinnkalling 2/17 Godkjenning av møteinnkalling Porsgrunn kontrollutvalg /17 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling ble lagt frem for godkjenning. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/17 Godkjenning av protokoll Porsgrunn kontrollutvalg /17 Protokoll godkjennes. Protokoll ble lagt frem for godkjenning. Protokoll godkjennes. 4

5 Saker til behandling 9/17 Organisering av Selskap knyttet til Lilleelva krysset - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /17 Ingen forslag til vedtak. Ordfører Robin Kåss ga en orientering om Porsgrunn kommune sitt eierforhold til Porsgrunn Utvikling AS og Lilleelva parkering AS. Daglig leder for Lilleelva Parkering AS Svein Ellingsen møtte og ga orientering på følgende områder: 1. Orientering om Lilleeleva Parkering a. Eierskap. Herunder om ROM Eiendom b. Portefølje og prosjekter c. Organisering i. Løpende drift ii. Særskilte hendelser 2. Orientering om prosess med SVV vedr FV32 Notat fra advokat vedlegges i saken. Styreleder ved Porsgrunn Utvikling AS Ole Henrik Lia møtte og ga innspill og svarte på spørsmål i saken. Kontrollutvalget tar saken til orientering og oppfordrer bystyret/formannskap til å be om en orientering om sitt eierskapet i Porsgrunn utvikling AS. 5

6 10/17 Regelverk og saksbehandling i henhold til salg av tomter og renovering og bevaring av bygg - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Kommunalsjef Miljø og byutvikling Øistein Brinck møtte og ga en orientering om saksbehandling og regelverk rundt byggesaksbehandlingen i sak om salg av tomter på Løvsjø og takstein i Brevik. Rådmann Per Wold, avdelingsleder byggesak Baard Gonsholt, Eiendomssjef Bygg og eiendomsdrift Terje Madsen var tilstede i saken. Presentasjoner gitt i møtet blir sendt sekretariatet og arkiveres i saken. Saken tas til orientering. 6

7 11/17 Helse og omsorgstjenester i Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /17 Ingen forslag til vedtak. Kommunalsjef Helse og omsorg Aud Fleten møter for å gi en orientering i saken. Rådmann Per Wold var tilstede i saken. Det sendes ut en korrespondanse mellom Porsgrunn kommune og de som henvendte seg til kontrollutvalget i sak som ble lagt frem Saken blir sendt ut i egen forsendelse unntatt offentlighet: Offl 13 jfr Fvl 13.1 Saken ble lukket etter KL 31.punkt 4 Jfr. Fvl. 13, 1) Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning og viser til at fylkesmannen er klageinstans i denne type saker. 7

8 12/17 Endring i pris - Selskapskontroll - Renovasjon i Grenland IKS - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget godkjenner Telemark kommunerevisjon IKS sine endringer i pris for forvaltningsrevisjon av Renovasjon i Grenland. Ny pris kr eierandel 33,85%. Melding fra Telemark kommunerevisjon IKS ble lagt frem i møtet. «Viser til kontrollutvalgenes vedtak om godkjenning av prosjektplan og pristilbud på forvaltningsrevisjon av Renovasjon i Grenland. Saken skal til behandling i kontrollutvalget i Siljan og er da ferdig bestilt. Samlet pris for kontrollen er kr I tilbudsbrevet skisserte vi kostnadsfordeling etter eierprosent som en måte å fordele kostnaden på, og denne fordelingen er vedtatt av Skien, Porsgrunn og Bamble. Vi ser at det dessverre har sneket seg inn feil eierprosenter i tilbudsbrevet fra oss, og dermed har det blitt feil summer i vårt forslag om kostnadsfordeling. Vi legger til grunn at kontrollutvalgene i Skien, Porsgrunn og Bamble har ment å vedta en kostnadsfordeling basert på korrekt eierandel, og vil legge det til grunn for faktureringen når den tid kommer. Korreksjonen innebærer en mindre prisøkning for Skien og Porsgrunn og en reduksjon for Bamble og Siljan. Dersom kontrollutvalgene ønsker en annen fordeling av kostnaden ber vi om å bli informert om det før rapporten leveres og faktureres (planlagt leveranse i juni). Oppgitt i tilbudsbrevet: Kostnadsfordeling basert på riktig eierandel: Skien kommune kr (47%) kr (51,31%) Porsgrunn kommune kr (33,1%) kr (33,85%) Bamble kommune kr (17,3%) kr (13,51%) Siljan kommune kr (2,6%) kr (2,33%)» Kontrollutvalget godkjenner Telemark kommunerevisjon IKS sine endringer i pris for forvaltningsrevisjon av Renovasjon i Grenland. Ny pris kr eierandel 33,85%. 8

9 13/17 Orientering fra revisor Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterer om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. Saken tas til orientering. 9

10 14/17 Referat- og drøftingssaker Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /17 Sakene tas til orientering. I møtet sak eventuelt 7/17 Kontrollutvalget ba leder om å undersøke litt rundt sak om Brevik oppvekstsenter og Kruse Smith og komme med tilbakemelding til kontrollutvalget til dette møtet. Rådmann Per Wold ga en orientering. Betraktninger fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse 2017 Link til publikasjoner: Studietur - vurderer to dagerstur til Oslo. Får erfaring fra Kristiansand kontrollutvalg. Tas opp under referatsaker i neste møte. Temark sin Vårkonferanse er på Vrådal Hotell. 3 medlemmer deltar. Juni møtet legges til Sykehjemmet på Vestsida med orientering fra leder om drift og organisering. Sakene tas til orientering. 10

11 15/17 Eventuelt Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /17 Ingen saker. 11

12 12