Møteprotokoll. Porsgrunn kontrollutvalg. 2/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling

Transkript

1 Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: kl. 11:00-14:30 Sted: Møterom 3 etg Arkivsak: 19/00011 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Personvernombud Anne Tilly Bagås, Kommunalsjef oppvekst Tollef Stensrud, Pedagogisk rådgiver i oppvekst Kristin Nilsen, Virksomhetsleder økonomiavdeling Per Ivar Eidem, Daglig leder GKI Anette Wessel Gerner, Rune Hagøy, spesialkonsulent GKI Grenlandskommunenes innkjøpsenhet, Virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen Protokollfører: Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 2/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/19 19/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 1

2 9/19 19/ Porsgrunn kommunes implementering av GDPR 5 10/19 16/ /19 17/ Videre oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune Oppfølging Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune /19 19/ Skjenkekontroll og avtale med Securance i Porsgrunn kommune 8 13/19 19/ Orientering fra revisor Porsgrunn kontrollutvalg 9 14/19 18/ Orientering og videre oppfølging i sak Stiftelsen sjøfartshuset - SSH 10 15/19 19/ Referatsaker Porsgrunn kontrollutvalg 11 16/19 19/ Eventuelt Porsgrunn kontrollutvalg 12 Porsgrunn, Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2

3 Møteinnkalling 2/19 Godkjenning av møteinnkalling Porsgrunn kontrollutvalg /19 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling legges frem for godkjenning. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/19 Godkjenning av protokoll Porsgrunn kontrollutvalg /19 Protokoll godkjennes. Protokoll legges frem for godkjenning. Enstemmig Protokoll godkjennes. 4

5 Saker til behandling 9/19 Porsgrunn kommunes implementering av GDPR 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Personvernombud Anne Tilly Bagås møtte og redegjorde hvordan Porsgrunn kommune har tilpasset seg den nye personvernforordningen. Presentasjon gitt i møtet sendes sekretariatet og arkiveres som tilbakemelding i saken. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 5

6 10/19 Videre oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Kommunalsjef oppvekst Tollef Stensrud og pedagogisk rådgiver i oppvekst Kristin Nilsen møtte og ga en videre orientering om hvordan Porsgrunn kommune har fulgt opp vedtaket i sak «forvaltningsrevisjonsprosjekt tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune.» Brosjyren «klart vi kan» ble utdelt og gjennomgått i møtet. Presentasjonen gitt i møtet sendes sekretariatet og arkiveres som tilbakemelding i saken. 6

7 11/19 Oppfølging Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Virksomhetsleder ved økonomiavdeling Per Ivar Eidem møtte for en årlig orientering i saken. 7

8 12/19 Skjenkekontroll og avtale med Securance i Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Ingen forlag til vedtak Rune Hagøy, spesialkonsulent GKI og daglig leder GKI Anette Wessel Gerner møtte og svarte på spørsmål relatert til selve innkjøpsprosessen. Virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen møtte og svare på faglige spørsmål fra Porsgrunn kommune. 8

9 13/19 Orientering fra revisor Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterte om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. 9

10 14/19 Orientering og videre oppfølging i sak Stiftelsen sjøfartshuset - SSH 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Ingen forslag til vedtak. Ny informasjon ble lagt frem i saken. Epost fra Telemark museum: «Hei! Mens stiftelsestilsynet vurderer saken om DuVerden, har vi lett litt i arkivene og funnet denne redegjørelsen fra kommunen, september Det var bare noen dager etter at jeg tiltrådte, og jeg hadde mer enn nok med å sette meg inn i alle problemstillinger i et museum som dekker halve Telemark. Jeg husker dessverre ikke denne redegjørelsen, men den ble kanskje lagt frem under kontrollutvalgets behandling av saken? Dette viser kommunens holdning til bl.a. spørsmålet om husleie. Den viser også, punkt 5. at kommunen regnet det ordinære museumstilskuddet som et bidrag til museumsdrift i DuVerden. Det har imidlertid aldri eierne av Porsgrunnsmuseene eller Brevik bymuseum blitt orientert om eller blitt innforstått med at øremerkede midler til de to anleggene skulle omdisponeres. Driftsbeløpet som Beyer her viser til er uansett så lite at det ikke gir grunnlag for full museumsdrift med formidling/bemanning noe sted. I dag er det oppjustert til ca , likt fordelt på de to «gamle» museene, og går til faste driftskostnader for å holde en stor og kostnadskrevende bygningsmasse med strøm, sikring og vedlikehold, og noe går til forvaltning av foto og arkiver. Museet bruker dessuten betydelige administrative ressurser i både SSH og DuVerden v. styrearbeid mm. Håper denne informasjonen er til nytte, Vennlig hilsen Jorunn Sem Fure Direktør» Vedlegget Brev fra Ordfører av Porsgrunn kommunes engasjement i DuVerden er vedlagt Saken Rapporten fra Stiftelsestilsynet skal sendes sekretariatet når den er ferdig. Den var ikke ferdig til dette møtet, den legges frem i neste møte, om den er ferdig. 10

11 15/19 Referatsaker Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 Sakene tas til orientering. Betraktninger fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen. Forum for kontroll og tilsyn FKT fagkonferanse i Kristiansand , påmelding Påmelding til Temark sin Vårkonferanse i Arendal. Alle i utvalget reiser. øtedato endres til Enstemmig Sakene tas til orientering. 11

12 16/19 Eventuelt Porsgrunn kontrollutvalg 1 Porsgrunn kontrollutvalg /19 I anledning at Årsmeldingen for kontrollutvalget 2018 ble lagt frem for kommunestyret, ble det stilt spørsmål til punktet regnskap og budsjett, hvor det står at utvalget har ,- i budsjett til gaver ved representasjon. Dette er en feil. Beløpet skulle vært flyttet en linje lengre ned og er budsjett for kurs og opplæring ,- skal være på posten for skyssgodtgjørelse. 12