Birkenes kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Birkenes kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Birkenes kommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Kommunehuset, møterom Flakksvann Sigmund Aune (FRP) Forfall: Til stede: Leder Medlem Medlem Sekretær Hovedrevisor Sigmund Aune (FRP) Olav Heimdal (SP) Solfrid Vestøl (H) Alexander Etsy Jensen Øyvind Nilsen Rådmann Gro Anita Trøan (sak nr. 22/14 23/14) Økonomisjef Tom Olstad (sak nr. 22/14-23/14) Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: Sak nr. 21/14 til 26/14. Birkenes, Sigmund Aune Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 21/14 14/761 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE /14 14/764 ORIENTERING FRA ØKONOMISJEFEN - STATUS ØKONOMI 23/14 14/765 ORIENTERING FRA RÅDMANN VEDR. AVVIK MELLOM REGNSKAP OG BUDSJETT FOR 2013 VED INNFØRING AV EIENDOMSSKATT 24/14 14/762 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR /14 14/766 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE /14 14/767 EVENTUELT I MØTE Side 2 av 6

3 Sak nr. 21/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Møteprotokoll fra møte ble godkjent. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte godkjennes. Sak nr. 22/14 ORIENTERING FRA ØKONOMISJEFEN - STATUS ØKONOMI Kontrollutvalget tar økonomisjefens redegjørelse om kommunens økonomi til orientering. Økonomisjef Tom Olstad redegjorde for kommunens økonomi i 2014, med bakgrunn i andre tertialrapport. Økonomisjefen kom også innom rådmannens forslag til økonomiplan Rådmann Gro Anita Trøan var også til stede og bidro med informasjon knyttet til saken. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar økonomisjefens redegjørelse om kommunens økonomi til orientering. Sak nr. 23/14 ORIENTERING FRA RÅDMANN VEDR. AVVIK MELLOM REGNSKAP OG BUDSJETT FOR 2013 VED INNFØRING AV EIENDOMSSKATT Kontrollutvalget tar redegjørelsen og notat fra rådmannen vedr. avvik mellom regnskap og budsjett for 2013 ved innføring av eiendomsskatt til etterretning og avslutter med dette saken. Side 3 av 6

4 Rådmann Gro Anita Trøan gjennomgikk notatet vedr. avvik mellom regnskap og budsjett for 2013 ved innføring av eiendomsskatt. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen og notat fra rådmannen vedr. avvik mellom regnskap og budsjett for 2013 ved innføring av eiendomsskatt til etterretning og avslutter med dette saken. Sak nr. 24/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sekretariatet gjennomgikk møte- og arbeidsplanen. Det kom frem under møtebehandlingen at utvalget ønsket å følge opp sak nr. 17/14 vedr. praksis m.h.t. journalføring av dokumenter som kommunen mottar i møte Innstillingen med tilleggs punkt «journalføring av dokumenter som kommunen mottar» enstemmig vedtatt. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sak nr. 25/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE Saken tas til orientering. Arendal Revisjonsdistrikt orienterte om følgende i møte: Løpende revisjon Side 4 av 6

5 Hovedrevisor for Birkenes kommune Øyvind Nilsen orienterte om løpende revisjon, der i blant kan prosjekter knyttet mot lønn, innkjøp, likvider og innkreving. Revisjonen mottar jevnlig forespørsler fra kommunen gjennom året, der revisjonen blir bedt om å svare på ulike problemstillinger. Orienterte om samarbeidet gjennom Struktur 1, samarbeid om lønn- og regnskapstjenester. Status i konsolideringsprosessen mellom de tre revisjonsenhetene i Aust-Agder Hovedrevisor for Birkenes kommune Øyvind Nilsen orienterte om den pågående prosessen og fremdriften videre. Det er opprettet en arbeidsgruppe bestående av en ansatt fra hver av de tre enhetene og en styringsgruppe som består av representanter i fra eierne. I Tillegg er de ansatte involvert gjennom deres tillitsvalgte. Arbeidsgruppen forventer å avslutte sitt arbeid i løpet av februar Kvalitetskontroll Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Hovedrevisor for Birkenes kommune Øyvind Nilsen orienterte om gjennomført kvalitetskontroll foretatt av NKRF. Revisjonsvirksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF er underlagt en obligatorisk kvalitetskontrollordning. Formålet med kvalitetskontrollen er å sikre at bedriftsmedlemmene holder en høy faglig standard ved at de utfører revisjonsarbeidet i overensstemmelse med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg til selve kontrollen vil de kontrollerte få faglig rettledning. Saken tas til orientering. Side 5 av 6

6 Sak nr. 26/14 EVENTUELT I MØTE Sakene tas til orientering. Referat fra høstkonferansen på Broklandsheia Sekretær for kontrollutvalget gav en kort oppsummering fra høstkonferansen. Påmelding til kontrollutvalgskonferansen 4-5 februar 2015 Ingen ønsket å melde seg på grunnet nyvalg høsten Temark Forespørsel om deltakelse i Fylkesmannens tilsynsforum Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (Temark) har sendt en forespørsel til Fylkesmannen i Aust-Agder datert om å få delta i Fylkesmannens tilsynsforum. Fylkesmannen i Aust-Agder har ikke responderte på henvendelsen. Neste møte 24. februar kl. 13:00 Neste møte avholdes i henhold til planen 24. februar 2015 kl. 13:00. Saken tas til orientering. Side 6 av 6