Vara møter berre etter eiga innkalling. Kristin Kleppen innkallast som vara for Jan Lepperød i sak 17/11 Kl: 15:00 Jan Lepperød inhabil i sak 17/11

Transkript

1 Vår ref. 11/ /LUNM Medlemmar og varamedlemmar Dato Bø kommune - kontrollutvalet Det vert med detta innkalla til møte i kontrollutvalet: Dato: Tid: 15:00 19:00 Sted: Kommunestyresalen - Bø kommunehus Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for kontrollutvalet, på e-post: marianne.lundeberg@temark.no eller tlf Vara møter berre etter eiga innkalling. Kristin Kleppen innkallast som vara for Jan Lepperød i sak 17/11 Kl: 15:00 Jan Lepperød inhabil i sak 17/11 Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson innkallast i sak 17/11 Kl: 15:00 Vedlagt følgjer sakene 16/11-21/11 for Leiar Jan Lepperød/ Nesteleiar Bergit A. Myrjord Marianne Lundeberg Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Bø kommune - kontrollutvalet Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 16/11 11/410 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ /11 10/541 LIFJELL - FORVALTNINGSRAPPORT 18/11 11/455 KONTROLLUTVALGSSAKER BØ KONTROLLUTVALG 19/11 11/21 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON /11 11/412 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I BØ KOMMUNE 21/11 11/411 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 16/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ Arkivsaksnr.: 11/410 Arkivkode: 033 Behandling i: 16/11 Bø kommune - kontrollutvalet Møteprotokollen frå godkjennast. Møteprotokollen frå leggast fram for godkjenning i møtet. Vedlegg: -Møteprotokoll Sak 16/11 Side 3 av 10

4 Sak nr. 17/11 LIFJELL - FORVALTNINGSRAPPORT Arkivsaksnr.: 10/541 Arkivkode: 216 Behandling i: 29/10 Bø kommune - kontrollutvalet 17/11 Bø kommune - kontrollutvalet Bø kommune - kontrollutvalet i møte den sak nr. 29/10: Vedtak i Bø kommune - kontrollutvalet velgjer prosjektplan frå Telemark kommunerevisjon IKS med endringar gjort i møtet. Behandlinga i Bø kommune - kontrollutvalet gav grunneigar Svein Fossheim moglegheit til å koma i møtet og legge fram sine innspel til saka. Svein Fossheim kom i møtet og fikk 20 min til å legge fram sine innspel og svare på spørsmål frå utvalet. Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson orientera om forvaltningsrevisjon generelt og kva ein slik rapport kan innehalde. I lukka møte diskutera kontrollutvalet prosjektplan som vart lagt fram av forvaltningsrevisor og endra nokre punkt og kom fram til ein prosjektplan for oppdraget. Leggast fram i møtet. Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson legg fram forvaltningsrevisjonsrapport nr: Lifjellsaka Bø kommune i møtet. Vedlegg: -forvaltningsrevisjonsrapport nr: Lifjellsaka Bø kommune. Sendast medlemmane direkte frå forvaltningsrevisor ei uke før møtet. Sak 17/11 Side 4 av 10

5 Sak nr. 18/11 KONTROLLUTVALGSSAKER BØ KONTROLLUTVALG Arkivsaksnr.: 11/455 Arkivkode: 033 Behandling i: 18/11 Bø kommune - kontrollutvalet Saken kjem opp i neste kontrollutvalsmøte. gjennomgår saker dei har hatt oppe i utvalet i sin periode og kjem med eventuelle anbefalingar for oppfylging til neste utval. Vedlegg: -kontrollutvalssaker pr.dato Sak 18/11 Side 5 av 10

6 Sak nr. 19/11 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Arkivsaksnr.: 11/21 Arkivkode: 216 Behandling i: 4/11 Bø kommune - kontrollutvalet 19/11 Bø kommune - kontrollutvalet Forslag 1: Ingen merknad. Forslag 2: i Bø kommune har fylgjande innspel til Plan for forvaltningsrevisjon : mottok eit tilbod frå Telemark kommunerevisjon IKS om overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon fatta vedtak om bestilling av ein slik overordna analyse i møte sak 4/11. Vedlagt følgjer brev frå kommunerevisjonen med ønske om innspel til planen frå sittande kontrollutval. Forskrift for kontrollutval 10 krev at kontrollutvalet skal lage ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Ein slik plan skal utarbeidast minst ein gong i valperioden. Planen skal byggje på ein overordna analyse av kommunen si verksemd. Med utgangspunkt i vurderingar av risiko- og vesentlegheit, skal analysen sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Det er kommunestyret som vedtek planen etter innstilling frå kontrollutvalet, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å endre planen i planperioden. Vedlegg: -plan for forvaltningsrevisjon brev frå TKR IKS Sak 19/11 Side 6 av 10

7 Sak nr. 20/11 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I BØ KOMMUNE Arkivsaksnr.: 11/412 Arkivkode: 151 Behandling i: 20/11 Bø kommune - kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2011 for Kontroll og tilsynsverksemda i Bø Kommune med ei ramme på kr ,-. sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal fylgje formannskapets innstilling til kommunestyret. fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2012 i Bø kommune. Vurdering frå sekretariatet Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Bø Kommune for sitt budsjett vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Spesielt neste år da det er nytt uvalg. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er bra i denne samanhengen. Ein post som godtgjering/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Bø kommune sitt Sak 20/11 Side 7 av 10

8 Sak 20/11 reglement for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 5 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Bø kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Bø kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Bø kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Drift av kontrollutvalet: Godtgjering iht vedtatte satsar: Kurs, reiser og møter for medlemmane: Revisjon iht avtale, kommuneloven 78, nr 3 Sekretariat iht kommuneloven 77, nr 10 Selskapskontroll iht k.loven 77, nr 5 B 2010 B 2011 B 2012 Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr SUM Kr Kr Kr Selskapskontroll er auka til ,- da det er prisen for ein generell selskapskontroll. Ellers er ikkje budsjettet auka da ein har hold seg innafor budsjettramma siste år. Side 8 av 10

9 Sak 20/11 Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr ,-. for kontrollutvalet for 2012, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det blir behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Side 9 av 10

10 Sak nr. 21/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 11/411 Arkivkode: 033 Behandling i:21/11 Bø kommune - kontrollutvalet Sakene tas til orientering. Tilsynsrapportar -Mattilsynet gjennomførte revisjon ved verksemda Bø kommune vassverk -Varsel om pålegg tilsyn hos Bø sjukeheim. Rapport frå kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Bø kommune 2011 Varden artikkel 16 august 2011 enormt sprik i sosialhjelp Uttdrag frå artikkelen: Formannskapet har bestilt ein rapport frå kommunerevisjonen om NAV. Den skal være klar i løpet av september. Korreksjon: har bestilt rapporten frå Telemark kommunerevisjon IKS, det er ikkje satt frist på når rapporten skal leverast, i bestillinga frå kontrollutvalet. TKR IKS har uttrykt at den er klar til kontrollutvals møte 06.desember 20111, og leverast kommunen før budsjettrunden i november. Mva Lifjell brev oversendt revisjon som gir tilbakemelding i møtet. Bø og Sauherad Produkt AS -Innkalling til styremøte revidert utgave av avd 13 - Til styret i Bø og Sauherad Produkt as e-post frå Rune Glenna Kontrolluvalet ser på retningsliner for selskapskontroll i Bø kommune Samt utrag frå eigarmeldinga i Bø kommune, rapporteringsrutinar. Saksliste i kommunestyret i Bø kommune Eventuelt Vedlegg: -Mattilsynet gjennomførte revisjon ved verksemda Bø kommune vassverk -Varsel om pålegg tilsyn hos Bø sjukeheim. -Rapport frå kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Bø kommune Varden artikkel 16 august 2011 enormt sprik i sosialhjelp Uttdrag frå artikkel. -mva Lifjell e-post frå Svein Fossheim -Bø og Sauherad produkter AS - Sendt på e-post til medlemmene.. -retningsliner for selskapskontroll i Bø kommune -utrag frå eigarmeldinga i Bø kommune, rapporteringsrutinar Sak 21/11 Side 10 av 10