Aust-Agder fylkeskommune

Transkript

1 Aust-Agder fylkeskommune kontrollutvalget Møteprotokoll fra Aust-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Forfall: Fylkeshuset, møterom Rore Dag Eide Lea Maria Andvik Jens-Jacob Aasbø Til stede: Leder Dag Eide Medlem Ragnhild Thomassen Medlem Odd Viktor Jørgensen Varamedlem Jan Fred Pedersen Sekretær Line Bosnes Hegna Fylkesrevisjonen: Fylkesrevisor Per Harald Røed Revisor Øistein Strømsland Fra Aust-Agder fylkeskommune: Fylkesrådmann Arild Eilertsen Rådgiver Bent Sørensen Åshild Johanne Tveit Utdanningssjef Bernt Skutlaberg Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene blei behandla slik: 38/14-50/14. Arendal, Dag Eide Leder Line Bosnes Hegna sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 38/14 14/668 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL /14 14/672 ORIENTERING OM INTERNKONTROLL 40/14 14/478 VEDRØRENDE FINANSIERING AV SKOLETURER 41/14 14/738 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - KONTROLL AV SÆRSKILTE FORHOLD VED SAM EYDE VIDEREGÅENDE SKOLE 42/14 14/422 FYLKESREVISORS PENSJONERING FREMITIDG REVISJONSORDNING 43/14 14/739 AVSLUTTET PROSJKETREGNSKAP - PROSJKET FV 42 KARTEMYR, UTBEDRING 44/14 14/741 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP - FYLKESVEI 420 STRØMMEN-HIS, SYKKELFELT/FORTAU 45/14 14/742 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FOR PROSJEKT FYLKESVEI 291 BYGDEHEIM KRYSSOMBYGGING, IVELAND KOMMUNE 46/14 14/743 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FYLKESVEI 311 OG 302 DÅSNES, TRAFIKKSIKKERHETSTILTAK 47/14 14/745 FYLKESUTVALGETS VEDTAK 09.09, OG /14 14/673 ORIENTERING FRA FYLKESREVSIOR 49/14 14/712 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVAGLET /14 14/670 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 8

3 Sak nr. 38/14 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokollen godkjennes. Møteleder gjennomgikk møteprotokollen. Møteprotokollen godkjennes. Sak nr. 39/14 ORIENTERING OM INTERNKONTROLL Fylkesrådmann og rådgiver Sørensen orienterte utvalget om hvordan fylkeskommunen jobber med internkontroll. Sak nr. 40/14 VEDRØRENDE FINANSIERING AV SKOLETURER På bakgrunn av enkelte uheldige episoder anbefaler kontrollutvalget følgende tiltak: Kontrollutvalget oppfordrer administrasjonen til å presisere i reglementet for ekskursjoner og skoleturer, at det ikkje kan drives innfordring av midler til skoleturer. Klageadgang på brudd på reglementet må fremkomme i reglementet. I dialogen mellom skole og foreldregruppe bør det presiseres at det er viktig å bevare anonymitet på innbetalinger så langt det er mulig. Fylkesrådmann og utdanningssjef orienterte kontrollutvalget om regelverket og praksis for ekskursjoner og skoleturer, og problemstillinger rundt praktiseringen av regelverket. Utvalget fremmet nytt forslag om vedtak. Side 3 av 8

4 Sak nr. 41/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - KONTROLL AV SÆRSKILTE FORHOLD VED SAM EYDE VIDEREGÅENDE SKOLE Innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp konklusjonene under hver av problemstillingene. Fylkesrevisor orienterer kontrollutvalget om oppfølging av rapporten i løpet av første halvår av Fylkesrevisor la frem rapporten for kontrollutvalget. Det ble fremmet en nytt forslag til vedtak i andre setning. Innstilling til fylkestinget. Fylkestinget tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp konklusjonene under hver av problemstillingene. Rådmannen orienterer kontrollutvalget om oppfølging av rapporten i møte Sak nr. 42/14 FYLKESREVISORS PENSJONERING FREMITIDG REVISJONSORDNING Kontrollutvalget tar fylkestingets vedtak til orientering. Leder av kontrollutvalget som medlem av styringsgruppa, orienterte om arbeidet i saken. Kontrollutvalget tar fylkestingets vedtak til orientering. Sak nr. 43/14 AVSLUTTET PROSJKETREGNSKAP - PROSJKET FV 42 KARTEMYR, UTBEDRING Side 4 av 8

5 Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 42 Kartemyr, utbedring, prosjektnummer Kostnadsrammen er kr Prosjektet ble avsluttet i juni 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr ,73. Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 42 Kartemyr, utbedring, prosjektnummer Prosjektet ble avsluttet i juni 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr ,73. Sak nr. 44/14 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP - FYLKESVEI 420 STRØMMEN-HIS, SYKKELFELT/FORTAU Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for fylkesvei 420 Strømmen-His, sykkelfelt/fortau, prosjektnummer Kostnadsrammen er kr Prosjektet ble avsluttet våren 2012 og viser en samlet investeringsutgift på kr ,57. Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for fylkesvei 420 Strømmen- His, sykkelfelt/fortau, prosjektnummer Prosjektet ble avsluttet våren 2012 og viser en samlet investeringsutgift på kr ,57. Sak nr. 45/14 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FOR PROSJEKT FYLKESVEI 291 BYGDEHEIM KRYSSOMBYGGING, IVELAND KOMMUNE Side 5 av 8

6 Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 291 Bygdeheim kryssombygging, Iveland kommune, prosjektnummer Kostnadsrammen er kr Prosjektet ble avsluttet i desember 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr ,69. Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 291 Bygdeheim kryssombygging, Iveland kommune, prosjektnummer Prosjektet ble avsluttet i desember 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr ,69. Sak nr. 46/14 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP FYLKESVEI 311 OG 302 DÅSNES, TRAFIKKSIKKERHETSTILTAK Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 311 og 302 Dåsnes, trafikksikkerhetstiltak, prosjektnummer Kostnadsrammen er kr Prosjektet ble avsluttet høsten 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr Byggeregnskap ble gjennomgått. Kostnadsrammen ble foreslått tatt inn i vedtaket. Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 311 og 302 Dåsnes, trafikksikkerhetstiltak, prosjektnummer Prosjektet ble avsluttet høsten 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr Side 6 av 8

7 Sak nr. 47/14 FYLKESUTVALGETS VEDTAK 09.09, OG Ingen merkander i saken. Sak nr. 48/14 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR Fylkesrevisor orienterte om det løpende revisjonsarbeidet i kommunen, samt ordningen om TT-kort. En presentasjon av Descartes utsettes til neste møte. Sak nr. 49/14 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVAGLET 2015 &&& Fyll inn vedtaket i saken under denne linjen Kontrollutvalget vedtar møte- og arbeidsplanen som den foreligger med følgende møtedatoer: 25.02, 08.04, 03.06, 23.09, 28.10, Kontrollutvalget endret årets to første møter til ett. I forbindelse med arbeidet med revisjonsordningen vil det bli nødvending med ekstramøter, men det må avklares på et senere tidspunkt. Kontrollutvalget vedtar møte- og arbeidsplanen som den foreligger med følgende møtedatoer: 21.01, 11.03, 08.04, 03.06, 23.09, 28.10, Side 7 av 8

8 Sak nr. 50/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Odd Viktor og Dag Eide meldes på NKRF konferansen i februar Avklar med medlem Landsmark om hun nå trer inn i utvalget igjen etter persmisjon ut året. Sekretør tar kontakt med politisk sekretær i fylkes angående oversendelse av sak om høringsreglement. Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Side 8 av 8