Siljan kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Vår ref. 14/ /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato Økonomisjef Siljan kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: onsdag Tid: kl 15:30 18:30 Sted: Kommunehuset, møterom 2 etg Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 5/14-12/14 Kl 1530: ORIENTERING OM SENTRALADMINISTRASJONEN Siljan, (sign.) Elin Nordbø Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Siljan kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 5/14 14/602 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /14 14/607 ORIENTERING OM SENTRALADMINISTRASJONEN 7/14 14/606 ORIENTERING FRA REVISOR /14 14/604 FORVALTNINGSPROSJEKT; TILSYNSKONTORET BYGGESAKER I GRENLAND 9/14 14/608 FORVALTNINGSPROSJEKT SAMHANDLINGSREFORMEN 10/14 14/609 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON /14 14/614 GJENNOMFØRTE TILSYN I SILJAN KOMMUNE /14 14/603 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 5/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Arkivsaksnr.: 14/602 Arkivkode: 033 5/14 Siljan kommune - kontrollutvalget Møteprotokollen legges fram for godkjenning. Møteprotokollen legges fram for godkjenning. Møteprotokoll Sak 5/14 Side 3 av 14

4 Sak nr. 6/14 ORIENTERING OM SENTRALADMINISTRASJONEN Arkivsaksnr.: 14/607 Arkivkode: 030 6/14 Siljan kommune - kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Sentraladministrasjonen i Siljan kommune til orientering. ønsker å bli kjent med virksomhetene ute og har gjort avtale om å få orientering om Sentraladministrasjonen i Siljan kommune. Økonomisjef Hanne Winberg vil orientere. Som en del av kontrollutvalget sitt tilsyn med forvaltningen, ønsker kontrollutvalget en orientering fra utvalgte deler av organisasjonen. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalget gjerne vil ha orientering og en dialog om den administrative styringen i kommunen. Utvalget er også opptatt av å få bedre innsikt i kommunens ulike arbeidsoppgaver. Hvordan kommunen fungerer og er organisert for å løse de oppgavene som er pålagt ved lov eller vedtatt av kommunens politiske organer. ønsker en kort oversikt/orientering med utgangspunkt i følgende veiledende punkter. Det må settes av tid til spørsmål fra kontrollutvalget. 1. Kort innledning om Sentraladministrasjonen 2. Organisering og bemanning 3. Sykemeldinger 4. Økonomi 5. Evt Fra kommunens hjemmeside: Sak 6/14 Side 4 av 14

5 Sak 6/14 Fra hjemmesiden til Siljan kommune: Administrasjon Avdeling for Administrasjon har 8 ansatte og ledes av økonomisjef. Økonomisjefen er rådmannens stedfortreder. Avdelingen har ansvar for følgende hovedområder Servicekontor Arkivtjeneste Politisk sekretariat Økonomiforvaltning Skatteoppkrever Personalforvaltning Tjenesteutvikling og kvalitetsarbeid Informasjonsarbeid Tjenester - Betaling for kommunale tjenester / innkreving av kommunale krav - Eiendomsskatt - krav om omtaksering av eiendom - Forskuddsskatt - betaling og innkreving - Reduksjon eller fritak for skatt - Restskatt - betaling og innkreving - Skatteattest Økonomisjef Hanne Winberg Side 5 av 14

6 Sak nr. 7/14 ORIENTERING FRA REVISOR Arkivsaksnr.: 14/606 Arkivkode: 210 7/14 Siljan kommune - kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for Oppdragsrevisor vil orientere kontrollutvalget om planene for revisjon av regnskapet for I Forskrifter for kontrollutvalgene, 6. Regnskapsrevisjon, står det: skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Ingen Sak 7/14 Side 6 av 14

7 Sak nr. 8/14 FORVALTNINGSPROSJEKT; TILSYNSKONTORET BYGGESAKER I GRENLAND Arkivsaksnr.: 14/604 Arkivkode: 217 8/14 Siljan kommune - kontrollutvalget i Siljan kommune viser til invitasjonen fra Porsgrunn og bestiller forvaltningsprosjektet; Tilsynskontoret byggesaker i Grenland. i Porsgrunn kommune har vedtatt å gjennomføre forvaltningsprosjekt ved Tilsynskontoret byggesaker i Grenland. Kontoret dekker Skien, Bamble, Siljan, Drangedal, Kragerø og Porsgrunn. Alle er invitert i å delta i prosjektet. Brev, datert Sak 8/14 Side 7 av 14

8 Sak 8/14 Porsgrunn kommune Vår ref. 14/ /BERO Dato Kontrollutvalgene i Skien, Bamble, Siljan, Drangedal og Kragerø MELDING OM POLITISK VEDTAK - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsprosjektet; Tilsynskontoret byggesaker i Grenland Porsgrunn kommune - kontrollutvalget behandla i møte sak 43/14. Følgende vedtak ble fatta: bestiller forvaltningsprosjektet; Tilsynskontoret byggesaker i Grenland. ber revisjon legge fram prosjektplan i møte, tirsdag Overordna analyse viser at det kan være en generell risiko for at kommunens tilsynsansvar etter plan- og bygningsloven ikke blir ivaretatt på en god nok måte. Dette er et prosjekt som bør gjennomføres som et samarbeidsprosjekt med de andre deltakerkommunene. Dette vil da være et prosjekt med en mindre ramme enn et normalprosjekt. bestiller prosjektet og ber revisjon komme i neste møte og legge fram prosjektplan. i Porsgrunn kommune inviterer kontrollutvalgene i eierkommunene til å delta i kontrollen. Med hilsen (sign.) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Kopi: Telemark kommunerevisjon IKS Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Side 8 av 14

9 Sak nr. 9/14 FORVALTNINGSPROSJEKT SAMHANDLINGSREFORMEN Arkivsaksnr.: 14/608 Arkivkode: 210 9/14 Siljan kommune - kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Revisor orienterte ledergruppa for kontrollutvalgene i Grenland, onsdag Sekretær, leder og nestleder informerer om status i prosjektet. Samhandlingsreformen: Tema som ble tatt opp, : Problemstillinger: Del 1 I hvilken grad er det iverksatt tiltak for å sikre at samhandling mellom kommune og sykehus skjer som forutsatt? Del 2 Hva har kommunen gjort for å tilpasse seg til kravene i samhandlingsreformen, og har tilpasningene hatt konsekvenser for den øvrige driften? Status: Hoveddelen av datainnsamlingen er gjennomført. Dokumentgjennomgang Intervjuer Analyse av statistikk og regnskapstall Tema: Fokus på hjemmetjenester og sykehjem. Samarbeidet i Telemark startet forut for reformen. Reformen har ikke gitt så store endringer. Fokus: Avviksrapportering Ulik praksis i kommunene. Sak 9/14 Side 9 av 14

10 Sak 9/14 Legene Innføring av e-meldinger. Kommunene har kommet ulikt. Skien har benyttet systemet lengst og har positive erfaringer. Veien videre: Hva gjenstår? Avklaringer og behov for tilleggsinformasjon Kvalitetssikring Ferdigstille rapporter Behandling i kontrollutvalgene etterlyste kontakten mot bruker. Revisor avklarer dette mot pasientombudet og fylkesmannen. Side 10 av 14

11 Sak nr. 10/14 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2015 Arkivsaksnr.: 14/609 Arkivkode: /14 Siljan kommune - kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2014 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Siljan kommune med en ramme på kr s budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. skal legge fram budsjett for sin virksomhet. er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i kommunen. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Aktørene i egenkontrollen er kommunestyret, kontrollutvalget sammen med sekretariatet, rådmannen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres roller. Utgiftene for kommunerevisjonen og sekretariatet fastsettes av det enkelte representantskapet på slutten av året. Siljan kommune er deltaker. Her har vi lagt til grunn en kostnadsøkning på 3,5 %. På de øvrige utgiftene er det lagt inn anslag på utgiftene med et stipulert beløp for Det er lagt opp til deltakelse på kurs- og konferanse med en kurspost på kr Denne posten er beregnet for tre deltakere på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse februar 2015 ( i tillegg deltagelse på vår- og høstkonferansen (dagskonferanse) som sekretariatet arrangerer. Budsjettet for selskapskontroll er økt med den generelle deflator. Budsjett 2014 (B 2014) er fra kontrollutvalgets budsjettframlegg. Sak 10/14 Side 11 av 14

12 Sak 10/14 B 2013 B 2014 B 2015 iht kommuneloven 77, nr 1. Drift av kontrollutvalget: Godtgjøring iht vedtatte satser: Kurs, reiser og møter Kr Kr Kr Kr Kr Kr for medlemmene: Revisjon iht avtale, Kr Kr Kr kommuneloven 78, nr 3. Sekretariat iht Kr Kr Kr kommuneloven 77, nr 10. Selskapskontroll iht Kr Kr Kr kommuneloven 77, nr 5. SUM Kr Kr Kr Budsjettet settes opp for For langtidsbudsjettet vil det være samme aktivitetsnivå fremover. Side 12 av 14

13 Sak nr. 11/14 GJENNOMFØRTE TILSYN I SILJAN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/614 Arkivkode: /14 Siljan kommune - kontrollutvalget tar oversikten over gjennomførte tilsyn i Siljan kommune i perioden til orientering. Det gjennomføres tilsyn i Siljan kommune fra forskjellige etater. Vedlagt følger en oversikt over gjennomførte tilsyn i perioden bør vurdere om det er tilsyn man ønsker mere informasjon om. Oversikt over tilsyn Sak 11/14 Side 13 av 14

14 Sak nr. 12/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 14/603 Arkivkode: /14 Siljan kommune - kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Evt Temark Høstkonferanse, Brokelandsheia - mandag NKRFs konferanse 4. februar 2015, 10:00-5. februar 2015, 15:20 Påmeldingsfrist 18. desember Sak 12/14 Side 14 av 14