Vegårshei kommune - Kontrollutvalget. Medlemmer og varamedlemmer Dato Vegårshei kommune - kontrollutvalget. Det kalles inn til møte:

Transkript

1 Vår ref. 14/ /LUNM Medlemmer og varamedlemmer Dato Vegårshei kommune - kontrollutvalget Det kalles inn til møte: Dato: Tid: 08:30 10:30 Sted: Kommunehuset Dersom du ikke kan møte må det snarest meldest ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følgjer sakene 15/14-17/14 for Bjørn Saga Leder Marianne Lundeberg Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto:

2 Sakliste for Vegårshei kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 15/14 14/398 ORIENTERING FRA REVISOR /14 14/397 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2015 VERGÅRSHEI KONTROLLUTVALG 17/14 14/394 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 15/14 ORIENTERING FRA REVISOR Arkivsaksnr.: 14/398 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Marianne Lundeberg Behandling i: 15/14 Vegårshei kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Saksopplysninger Oppdragsrevisor Ivar Aanonsen orienterer kontrollutvalget om revisjonen sitt arbeid i Vegårshei kommune i møtet. Sak 15/14 Side 3 av 7

4 Sak nr. 16/14 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJON 2015 VERGÅRSHEI KONTROLLUTVALG Arkivsaksnr.: 14/397 Arkivkode: 151 Saksbehandler: Marianne Lundeberg Behandling i: 16/14 Vegårshei kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2015 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Vegårshei kommune med en ramme på kr s budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Saksopplysninge er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i kommunen. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Aktørene i egenkontrollen er kommunestyret, kontrollutvalget sammen med sekretariatet, rådmannen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres roller. s medlemmer vil måtte hente inn relevant kunnskap om den kommunale forvaltningen og de må kjenne Vegårshei kommune. Kurs og befaringer er en naturlig og nødvendig del av ajourføringen. I forskrifter for kontrollutvalget står det: «utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret.» Tilsyn med forvaltningen Kommuneloven fastsetter kommunestyrets tilsynsansvar i 76. Tilsynsoppgaven er delegert til kontrollutvalget, 77. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forstå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på sine vegne. Sak 16/14 Side 4 av 7

5 Sak 16/14 Revisjon I tillegg til å føre tilsyn med forvaltningen skal kontrollutvalget påse at kommunenes regnskaper blir revidert på en betryggende måte. I forslaget for 2015 legges det til grunn en defaltor på 3,5%. Forvaltningsrevisjon skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det skal utarbeides en plan/overordnet analyse som skal godkjennes av kommunestyret. Selskapskontroll skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunen sine interesser i selskaper m.m. Det skal utarbeides en plan som skal godkjennes av kommunestyret. Ekstraordinære forhold Dersom det i løpet av året skulle oppstå/komme uforutsette oppgaver (for eksempel granskninger eller oppgaver fra kommunestyret) som vil kreve ekstra ressurser vil kontrollutvalget komme tilbake til kommunestyret med anmodning om tilleggsbevilgninger. Budsjett 2015 Budsjettet for 2015 er utarbeidet med bakgrunn i regnskap 2013 og vedtatt budsjett for 2014 og justert etter antatt behov. For sekretariatet (Temark) og Arendal revisjonsdistrikt IKS er det lagt inn den generelle prisøkningen. Utgiftene vil ikke være kjent før etter representantskapsmøtene høsten For selskapskontroll betales det per oppdrag. Vegårshei kommune er medeier i disse 2 selskapene og fatter vedtak sammen med de øvrige eierne. Deflator, prisjustering, er ikke fastsatt ennå. I kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 ( )) er Defaltor stipulert til 3,1 % og forventet lønnsvekst stipulert til 3,5%. Budsjettet settes opp for For langtidsbudsjettet vil det være samme aktivitetsnivå fremover. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: «utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret.» fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2015 i Vegårshei kommune. Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Vegårshei kommune for 2015 vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstall og delvis på anslag. Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet. Det å sørge for tilstrekkelig kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et Side 5 av 7

6 Sak 16/14 ansvar i å sørge for at det bevilges nok med ressurser til dette. Det er blant annet viktig at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er bra i denne sammenhengen. En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til Vegårshei kommunes reglement for godtgjørelse til folkevalgte. Det er tatt høyde for seks kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar 2015, samt dagskonferanse i forbindelse med representantskapsmøte vår og høst 2015 i regi av sekretariatet. Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at det bevilges nok penger til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller. Med andre tjenester menes eventuelt bruk av ekstern bistand i form av for eksempel privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Beskrivelse regnskap 2013 Budsjett 2014 Budsjett 2015 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt 2700, , ,00 arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift 380,70 600,00 600,00 Reiser, diett, bil 876,14 400, ,00 Opplæring/kurs 1100, , ,00 Tidsskrifter, faglittr , , ,00 Kjøp fra IKS a) Temark ,00 Arendal revisjonsdistrikt , , ,00 b) Selskapskontroll ,00 Totalutgifter ,00 Konklusjon: Framlegg for budsjett for 2015 er på kr: ,00for kontrollutvalget, dette inkluderer utvalgets egne utgifter og kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i kommende år. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskninger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Vedlegg: -rekneskap 2013 budsjett 2014 Side 6 av 7

7 Sak nr. 17/14 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 14/394 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Marianne Lundeberg Behandling i: 17/14 Vegårshei kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Sakene tas til orientering. Saksopplysninger Høstkonferanse Temark og Agder Eventuelt Sak 17/14 Side 7 av 7