KONTROLLUTVALGET I NES KOMMUNE MØTEINNKALLING SAKLISTE

Transkript

1 Medlemmer: Tor Magnussen, Magne Medgard, Lars Brattestad Møtetid: Tirsdag 13. september 2016, kl Møtested: Møterom «Teknisk», Kommunehuset på Nes Behandling: Sak /2016 Kl Kl Orientering fra ordfører om aktuelle saker og risikoområder. Eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Orientering fra rådmann om aktuelle saker og risikoområder. Eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. SAKER TIL BEHANDLING - Godkjenning av innkalling - Godkjenning/signering av protokoll fra møte og møte Sak 11/2016 Restanseliste for politiske vedtak, utsatt fra møte Sak 15/2016 Kontrollutvalgets budsjett for 2017 Sak 16/2016 Sak 17/2016 Sak 18/2016 Plan for gjennomføring av forvaltningskontroll og selskapskontroll Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat Sykefravær status og tiltak Drøftings-/orienteringssaker - Møteinnkallinger til k-utvalget, rutiner og praksis. Innkallinger til møter i k-utvalget skal sendes utvalgsmedlemmer, ordfører og oppdragsansvarlig revisor, jfr. forskrift om kontrollutvalg i kommuner 19 (se forskrift under) Vanlig praksis er at også rådmann får kopi av innkallingen. Ordfører har møterett, rådmann har ikke møterett, men bør holdes informert. Innkalling sendes ut av k-utvalgets sekretariat. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner: 19.Saksbehandling. Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, ordfører eller fylkesordfører og kommunens eller fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. 1

2 Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en revisors tilsettingsforhold behandles. Endret ved forskrifter 26 mai 2011 nr. 557 (i kraft 1 juli 2011), 13 juni 2013 nr. 613 (i kraft 1 juli 2013). Annet - Skjema møtegodtgjørelse - Neste møte Nes, Tor Magnusseni utvalgsleder sign. Kopi til: Ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, postmottak 2

3 Sak 11/2016 Restanseliste for politiske vedtak, utsatt fra Dokumenter i saken: Legges fram av rådmannen i møtet. Kontrollutvalget har laget en liste over saker kommunestyret har behandlet, og som kontrollutvalget oppfatter ikke er ferdigstilt iht. vedtak. Kontrollutvalget har invitert rådmannen til møtet for å redegjøre for status i sakene. Kontrollutvalget er spesielt opptatt av status for: - Sak 58/2013 Byggesaksbehandling i regulerte områder: Hva er gjort fra administrasjons side her mht. vurderinger og eventuelle endringer? - Sak 86/2013 Intermediæravdelingen - hvordan er pkt. 1 fulgt opp, og i hvor stor grad bruker Nes kommune disse plassene? Kontrollutvalget utsatte saken i møte Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Vedtak: Sak 15/2016 Kontrollutvalgets budsjett for 2017 Dokumenter: Dokument ettersendes. Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til.sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget i følge kommuneloven 77, nr. 10. Oversikt over utgifter på kontroll og tilsyn (k-utv, sekretariat og revisjon) ettersendes. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt tilsvarende budsjettramme med tilsvarende budsjettbeløp som for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av

4 Vedtak: Sak 16/2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Dokumenter: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og overordnet analyse for Ål kommune, ettersendes fra revisjonen. Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll), og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordnet analyse for Nes kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før Kontrollutvalget i Nes har i tidligere møtet drøftet risikoområder med rådmann og ordfører, informasjonen er innarbeidet i overordnet analyse. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble grundig drøftet i kontrollutvalget i junimøtet. I dagens møte legger Kommunerevisjon IKS frem plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse for Nes kommune. Kontrollutvalget slutter seg til fremlagt overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 4

5 Planen oversendes kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig. Vedtak: Sak 17/2016 Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat - signering Dokumenter: Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat Hanne Heen Wengen, gjennom sitt enkeltmannsforetak, er engasjert som sekretariat for kontrollutvalget i Nes. Øvrige kontrollutvalg i Hallingdal har også engasjert Wengen. Sekretariatet har arkiv på IKT-Hallingdal sin plattform. Kommunene er bedt om å arkivere alle saksdokumenter fra kontrollutvalget i sitt arkivsystem, for å tilfredsstille utvalgets arkivplikt iht. arkivloven. Sekretariatets oppgaver vil være som tidligere, men Wengen skal i noe større grad delta i saksforberedelsene, herunder innhente informasjon fra rådmannen. Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen Vedtak Sak 18/2016 Utvikling i sykefravær Dokumenter i saken: Rådmannen legger eventuelt disse frem i møtet. Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at 5

6 sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjenestemottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. - Redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær. - Redegjørelse for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. Herunder samarbeid med NAV, fastlege mv. - Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Behandling i møte Vedtak 6