Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: eller tlf

Transkript

1 Møteinnkalling Kristiansand kontrollutvalg Dato: kl. 12:00 Møtested: Rådhuskvartalet, møterom Antonette Braavig Arkivsak: 15/10170 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Før behandlingen av sakene vil kontrollutvalgets faste medlemmer få utdelt IPad til bruk ifbm. elektroniske sakspapirer. Det vil også bli gjennomført en kort opplæring/innføring i bruk av IPad (kl. 12:00). Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/15 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 44/15 15/ Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial 5 45/15 15/ Nytt kontrollutvalg for perioden /15 15/ Møte- og arbeidsplan for /15 15/ Orientering om avslag på godkjenning av kommunal lånegaranti for lån til Returkraft AS 10 48/15 15/ Spørsmål til kontrollutvalget vedr. Torvparkering AS 11 49/15 15/ Andre orienteringer i møte

2 50/15 15/ Referat- og drøftingssaker i møte Sakene legges også ut på Arendal, For Leder Makvan Kasheikal Alexander Etsy Jensen (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/ Kristiansand kontrollutvalg /15 Møteinnkalling godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling

4 Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte Arkivsak-dok. 15/ Kristiansand kontrollutvalg /15 Protokoll fra møte godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll fra møte Vedlegg til sak Protokoll pdf 4

5 Saker til behandling 44/15 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - Andre tertial Arkivsak-dok. 15/ Kristiansand kontrollutvalg /15 Redegjørelsen tas til orientering. Rådmannen skal i henhold til vedtatt økonomireglement rapportere til bystyret hvert tertial. Tertialrapporten skal vise i hvilken grad kommunen følger vedtatt budsjett. I tillegg ønsker kontrollutvalget å holde seg løpende orientert om utviklingen i kommunens økonomi. Økonomidirektør Terje Fjellvang og Regnskapssjef Arne Henrik Lukashaugen orienterer om Kristiansand kommunes økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2015 i møtet. Økonomidirektøren og regnskapssjefen bes også redegjøre kort om budsjett for 2016 og handlingsprogram. Vurdering fra sekretariatet: Det blir ikke sendt ut vedlegg i saken, da disse nå kun legges ut på kommunens hjemmeside. Selve saksfremlegget fra rådmannen ligger i sakspapirene til bystyret sak 163/15 og 164/15. 5

6 45/15 Nytt kontrollutvalg for perioden Arkivsak-dok. 15/ Kristiansand kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Kristiansand kommunestyre konstituerte nytt kontrollutvalg i det konstituerende bystyremøte sak 145/15, der både medlemmer og varamedlemmer ble valgt. Kontrollutvalget forestår på vegne av bystyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen og skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, og gjennom forvaltningsrevisjon påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning er forsvarlig og foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal også gjennom selskapskontrollen påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m. m Sekretariatet og revisjonen vil gi praktisk informasjon i møtet om følgende: Presentasjonsrunde Utsendelse av innkallinger, protokoller og vedtak. Gjennomgang av arbeid fra sist periode Årsmelding/oppsummering av de viktigste sakene knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon (selskapskontroll) Oppdatere kontaktinformasjon Samarbeid med politisk og administrativ ledelse Sekretariatets rolle Denne saken ses som en del av opplæringen av nye kontrollutvalgsmedlemmer. Vedlegg 2: Årsmelding Kontrollutvalget Kristiansand kommune Kristiansand - utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden

7 46/15 Møte- og arbeidsplan for 2016 Arkivsak-dok. 15/ Kristiansand kontrollutvalg /15 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2016 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Torsdag kl. 12:00: Sekretariatet legger med dette frem en egen sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget. Saken skal videre legges frem til behandling i bystyret. Møte- og arbeidsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å behandle. I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring fra tidligere år alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for drøfting i utvalget. Enkelte saker er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. I spesielle saker er det direkte kontakt/drøftelser med berørte parter (eks. rådmann, revisor eller ordfører). Kontrollutvalget har valgt å legge frem møte- og arbeidsplanen for bystyret, fremfor å utarbeide en samlet plan for virksomheten i valgperioden. Møte- og arbeidsplanen er en samlet plan som etter behandling i bystyret tilfredsstiller forskriftet av Sekretariatet legger frem forslag til følgende møtetidspunkt og agenda for 2016: 7

8 Kristiansand kommune Kontrollutvalget Møte- og arbeidsplan 2016 Torsdag 11. februar 2016 kl.12:00 Revisors egenvurdering av uavhengighet Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget Selskapskontroll Kristiansandsregionen brann og redning IKS (KBR) Torsdag 14. april 2016 kl. 12:00 Referat fra kontrollutvalgskonferansen (NKRF) Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oppfølging - Selskapskontroll Nye Kristiansand Bompengeselskap AS Oppfølging Rapport: Byggeprosjekt "Rådhuskvartalet" Torsdag 12. mai 2016 kl. 12:00 Regnskapssaken 2015 for kommunen Orientering vedr. kommunens økonomiske situasjon (1. tertial og regnskap) Melding om andre reviderte regnskap (bl.a skatteoppkreveren) Bestilling Nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt iht. plan Torsdag 9. juni 2016 kl.12:00 Virksomhetsbesøk/bedriftsbesøk Torsdag 25. august 2016 kl. 12:00 Torsdag 22. september 2016 kl. 12:00 Budsjett for kontroll og tilsyn Oppfølging - Selskapskontroll Kristiansandsregionen brann og redning IKS (KBR) 8

9 Torsdag 10. november 2016 kl.12:00 Orientering vedr. kommunens økonomiske situasjon (2. tertial) Virksomhetsbesøk/bedriftsbesøk Torsdag 8. desember 2016 kl. 12:00 Orientering budsjett og handlingsplan Kontrollutvalgets møte- og arbeidsplan for 2017 Det kan være aktuelt å kalle inn representanter fra administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/temaer utover de punktene som er nevnt ovenfor. Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring og kursvirksomhet kan skje lokalt (høst og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres blant annet årlig til landskonferansen for kontrollutvalg i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) eller Forum for kontroll og Tilsyn (FKT). Dette er en viktig samling for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp saker og avholde de møter de ønsker. 9

10 47/15 Orientering om avslag på godkjenning av kommunal lånegaranti for lån til Returkraft AS Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Kristiansand kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Det vises til brev datert fra kommunene Vennesla, Søgne og Songdalen til Fylkesmannen i Vest-Agder, og vedlagte kommunestyrevedtak om å stille garantier overfor Kristiansand kommune. Garantiene er knyttet til opprinnelige godkjente garantier for lån til Returkraft AS. Kontrollutvalget er holdt løpende orientert i prosessen med kommunal lånegaranti for lån til Returkraft AS og det er bakgrunnen for at kontrollutvalget nå får Fylkesmannens vedtak til orientering. Det kommer frem av brevene fra Fylkesmannens datert at kommunenes vedtak om å stille kontragarantier overfor Kristiansand kommune godkjennes ikke, jf. kl. 51 nr.1 og forbudet mot å garantere for næringsvirksomhet, jf. kl. nr. 2. Revisjonen vil gi en orientering om saken i møte. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg 3: Avslag på kommunal lånegaranti for lån til Returkraft AS datert Vennesla Avslag på kommunal lånegaranti for lån til Returkraft AS datert Søgne Avslag på kommunal lånegaranti for lån til Returkraft AS datert Songdalen Vedlegg til sak Vennesla avslag på garanti pdf Søgne avslag på garanti pdf Songdalen avslag på garanti pdf 10

11 48/15 Spørsmål til kontrollutvalget vedr. Torvparkering AS Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Kristiansand kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget opprettholder vedtak fattet i møte sak. 38/15 om å avvente videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA. Bakgrunn for saken: Saken har tidligere vært behandlet i kontrollutvalget sak. 38/15. Bakgrunnen for at kontrollutvalget får forelagt denne saken er at Ellen Rudnes (Rødt) har sendt en forespørsel til kontrollutvalget datert Saken har tidligere vært behandlet i kontrollutvalget sak. 38/15. Sekretariatets forslag til vedtak ble vedtatt mot en stemme (Vidar Kleppe): Kontrollutvalget avventer videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA. Det vises for øvrig til samlet saksfremstilling (sak 38/15) og spørsmålene fra Rudnes som ligger vedlagt. Vurdering fra sekretariatet: Med tanke på at det er en pågående klageprosess hos ESA mener sekretariatet fortsatt at det er hensiktsmessig at kontrollutvalget avventer ESA sin avgjørelse i saken, før kontrollutvalget vurderer om det bør iverksettes nærmere undersøkelser. Av den grunn anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget opprettholder vedtak fattet i møte sak. 38/15 om å avvente videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA Vedlegg 4: Spørsmål fra Ellen Rudnes vedr. Torvparkering AS Samlet saksfremstilling sak 38/15 Vedlegg til sak Spørsmål fra Ellen Saksutskrift sak Rudnes vedr. Torvparkering AS.pdf pdf 11

12 49/15 Andre orienteringer i møte Arkivsak-dok. 15/ Kristiansand kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon b. Pågående prosjekter c. Returkraft AS d. Mislighetssaker foreløpig orientering (U.OFF. jf. Offl. 13 jf. FVL. 13) e. Status i sammenslåingsprosessen av revisjonsenhetene f. Vedtak om tilbakeføring av kompensasjon Kilden teater- og konserthus for Sørlandet IKS 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Oppsummering/evaluering Opplæring av nytt kontrollutvalg b. Påmelding til KU konferansen februar 2016 (NKRF) c. Abonnement Kommunerevisoren (NKRF) 3. Orienteringer fra leder På grunn av at saken (punkt d) inneholder opplysninger som er taushetsbelagte etter lovverket vil sekretariatet anbefale utvalget å vurdere å lukke møtet under behandlingen jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. Vedlegg 5: Vedtak om tilbakeføring av kompensasjon Kilden teater- og konserthus for Sørlandet IKS Klage på vedtak om tilbakeføring Vedlegg til sak Klage på vedtak om tilbakeføring.pdf Klage på vedtak om tilbakeføring.pdf 12

13 50/15 Referat- og drøftingssaker i møte Arkivsak-dok. 15/ Kristiansand kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post 2. Saker behandlet i bystyret: a sak 172/15 Rapport Byggeprosjekt «Rådhuskvartalet» b sak 173/15 Selskapskontroll Nye Kristiansand bompengeselskap AS 3. Neste møte kl. 12:00 4. Eventuelt 13