John-Arne Dalby (leder), Rikart Pettersen, Lars Henrik Sundby, Unni Skullerud Førrisdahl.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Aurskog-Høland kontrollutvalg Dato: kl. 18:00 Sted: Rådhuset, møterom Krepsen Arkivsak: 15/00011 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: John-Arne Dalby (leder), Rikart Pettersen, Lars Henrik Sundby, Unni Skullerud Førrisdahl. Jarle Bergsjø Eva Bjøreng (nestleder) Fra administrasjonen: Rådmann Siri Hovde, kommunalsjef for oppvekst og utdanning Grethe Rønning, kommunalsjef for teknisk drift og kultur Per Ole Rønning, økonomisjef John-Ivar Udnesseter og administrasjons- og HR-sjef Erik Tangstrøm. Fra Romerike Revisjon: Prosjektleder Inger Berit Faller. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 1/16 15/ /16 15/ Overordnet analyse Aurskog-Høland kommune opplegg og fremdrift Orientering om overordnet revisjonsstrategi og revisjonsplan for regnskapsrevisjon /16 15/ Engasjement brev fra Romerike Revisjon IKS 5 4/16 16/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 6 5/16 15/ Sammenstillingsnotat korttidsopphold i institusjon 7 6/16 16/ Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt 8 7/16 15/ Sak om Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR) 9 8/16 15/ Henvendelse til kontrollutvalget Bjørkelangen skole 10 1

2 9/16 15/ Kontrollutvalgets årsplan for /16 15/ Kontrollutvalgets årsrapport for /16 16/ Referater 13 12/16 16/ Eventuelt 14 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 22:00. Bjørkelangen, John Arne Dalby (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 1/16 Overordnet analyse Aurskog-Høland kommune opplegg og fremdrift 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 1. Kontrollutvalget slutter seg til opplegget og fremdriftsplanen for overordnet analyse. 2. Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering Kontrollutvalget fikk en orientering fra rådmannen og hennes ledergruppe hvor det ble lagt vekt på utfordringer og rådmannens internkontrollaktiviteter. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget slutter seg til opplegget og fremdriftsplanen for overordnet analyse. 2. Kontrollutvalget tar informasjon fra rådmannen til orientering 3

4 2/16 Orientering om overordnet revisjonsstrategi og revisjonsplan for regnskapsrevisjon Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2015 og revisjonsplan for Aurskog-Høland kommune til orientering. Prosjektleder Inger Berit Faller orienterte om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2015 og revisjonsplan for Aurskog-Høland kommune til orientering. 4

5 3/16 Engasjement brev fra Romerike Revisjon IKS 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. Revisjonen la frem engasjementsbrev for kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar revisjonens engasjementsbrev til orientering. 5

6 4/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering. Revisjonen la frem en halvårsrapport for revisjonsarbeidet i Aurskog-Høland kommune. Saken tas til orientering. 6

7 5/16 Sammenstillingsnotat korttidsopphold i institusjon 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar sammenstillingsnotat korttidsopphold i institusjon til orientering og oversender det til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar sammenstillingsnotat korttidsopphold i institusjon til orientering. Prosjektleder Inger Berit Faller ga en kort presentasjon av sammenstillingsnotat korttidsopphold i institusjon. Kontrollutvalget tar sammenstillingsnotat korttidsopphold i institusjon til orientering og oversender det til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar sammenstillingsnotat korttidsopphold i institusjon til orientering. 7

8 6/16 Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem et diskusjonsnotat, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den xx.xx.xxxx. Kontrollutvalget finner det naturlig å se på de store utbyggingsprosjektene som kommunen er i gang med. Kontrollutvalget drøftet mulige problemstillinger og tidspunktet for når det er hensiktsmessig å igangsette et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Formålet med en eventuell undersøkelse er å analysere prosessen med henblikk på forbedring og læring til både kommunestyret og administrasjonen knyttet til fremtidige utbyggingsprosjekter i kommunen. Revisjonen bidro med innspill. Kontrollutvalget bestiller et diskusjonsnotat, basert på diskusjonen i møtet, for bestilling av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor områdene bygging av svømmehall, skole og helsehus fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem diskusjonsnotatet senest den

9 7/16 Sak om Samarbeidsrådet for Nedre Romerike (SNR) 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 1. Kontrollutvalget bestiller en forundersøkelse fra revisjonen som tar sikte på å avklare de tre beskrevne problemstillingene. 2. Eventuelle forhold som ikke lar seg avklare i forundersøkelsen skal kvitteres ut i en prosjektplan. Kontrollutvalget vil ta stilling til denne planen og vurdere om man ønsker å gå videre med en mer inngående undersøkelse. 3. Forundersøkelsen og eventuell prosjektplan leveres innenfor rammen av 75 til 100 timer og leveres til behandling i april Kontrollutvalget drøftet saken. 1. Kontrollutvalget bestiller en forundersøkelse fra revisjonen som tar sikte på å avklare de tre beskrevne problemstillingene. 2. Eventuelle forhold som ikke lar seg avklare i forundersøkelsen skal kvitteres ut i en prosjektplan. Kontrollutvalget vil ta stilling til denne planen og vurdere om man ønsker å gå videre med en mer inngående undersøkelse. 3. Forundersøkelsen og eventuell prosjektplan leveres innenfor rammen av 75 til 100 timer og leveres til behandling i april

10 8/16 Henvendelse til kontrollutvalget Bjørkelangen skole 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget drøftet henvendelsen. Kontrollutvalget ber sekretær om å sende et svar på henvendelsen. Kontrollutvalget henviser til kontrollutvalgssak 6/16. 10

11 9/16 Kontrollutvalgets årsplan for Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2016, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2016 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til årsplan for Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for 2016, med de endringer som fremkom i møtet. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2016 til orientering. 11

12 10/16 Kontrollutvalgets årsrapport for Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 1. Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk forslag til årsrapport for Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. 12

13 11/16 Referater 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk referatene. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 13

14 12/16 Eventuelt 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /16.. (Ingen vedtak) 14