Vegard Ellingsen (leder), Jorunn Mathiesen (nestleder), Vidar Doknes, Ingrid Rongen, Lars Henrik Øberg.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Eidsvoll kontrollutvalg Dato: kl. 17:00 Sted: Formannskapssalen Arkivsak: 15/00012 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Vegard Ellingsen (leder), Jorunn Mathiesen (nestleder), Vidar Doknes, Ingrid Rongen, Lars Henrik Øberg. - Forfall: - Andre: Protokollfører: Fra Romerike Revisjon: Oppdragsansvarlig revisor Børge Haukland, spesialrevisor Anders O. Formoe, avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik, forvaltningsrevisor Hilde Gamkinn, forvaltningsrevisor Ellen Bjørkum. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 31/17 15/ Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon /17 17/ Eierskapskontroll Orbit Arena AS 4 33/17 16/ Forvaltningsrevisjonsprosjektet - Folkehelsearbeid 5 34/17 17/ Bestilling av selskapskontroller /17 15/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 7 36/17 17/ Regnskapsføring og oppfølging av bonusavtalene i ØRU/ØRIK 8 37/17 15/ Salg av areal ved Rubis til Sundet Brygge AS 9 1

2 38/17 39/17 15/ / Referater 10 Eventuelt 11 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 31/17, 33/17, 35/17, 32/17, 34/17, 36/17, 37/17, 38/17, 39/17. Møtet hevet kl. 20:00. Eidsvoll, Vegard Ellingsen (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 31/17 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon Eidsvoll kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 for Eidsvoll kommune til orientering. Oppdragsansvarlig revisor Børge Haukland og spesialrevisor Anders O. Formoe la frem den overordnede revisjonsstrategien. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 for Eidsvoll kommune til orientering. 3

4 32/17 Eierskapskontroll Orbit Arena AS 1 Eidsvoll kontrollutvalg /17 Kommunestyret ber kommunens representant i generalforsamlingen: 1. Påse at det ferdigstilles en fullverdig og omforent eierstrategi for OrbitArea AS. 2. Bidra til en endring i selskapets vedtekter som sikrer at sakspapirer til generalforsamlingen foreligger i god tid slik at det muliggjør folkevalgt forankring. Kommunestyret ber rådmannen fremme forslag om skriftlige interne rutiner som sikrer at selskaps-saker undergis folkevalgt forankring. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik og forvaltningsrevisor Hilde Gamkinn presenterte rapporten. Innledningsvis ble det sagt litt generelt om selskapskontroll og eierstyring. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kommunestyret ber kommunens representant i generalforsamlingen: 1. Påse at det ferdigstilles en fullverdig og omforent eierstrategi for OrbitArena AS. 2. Bidra til en endring i selskapets vedtekter som sikrer at sakspapirer til generalforsamlingen foreligger i god tid slik at det muliggjør folkevalgt forankring. Kommunestyret ber rådmannen fremme forslag om skriftlige interne rutiner som sikrer at selskaps-saker undergis folkevalgt forankring. 4

5 33/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet - Folkehelsearbeid 1 Eidsvoll kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering, og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen: 1. Ferdigstille arbeidet med å etablere en internkontroll for folkehelsearbeidet. 2. Sikre at folkehelsearbeidet forankres i alle kommunens sektorer. 3. Sikre at mål og tiltak for folkehelsearbeidet svarer på de folkehelseutfordringer som er identifisert i oversiktsdokumentet. Forvaltningsrevisor Ellen Bjørkum presenterte rapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering, og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen: 1. Ferdigstille arbeidet med å etablere en internkontroll for folkehelsearbeidet. 2. Sikre at folkehelsearbeidet forankres i alle kommunens sektorer. 3. Sikre at mål og tiltak for folkehelsearbeidet svarer på de folkehelseutfordringer som er identifisert i oversiktsdokumentet. 5

6 34/17 Bestilling av selskapskontroller Eidsvoll kontrollutvalg /17 1. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll av selskapene Øvre Romerike brann og redning IKS og Øvre Romerike avfallsselskap IKS. 2. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å koordinere bestillingene til Romerike Revisjon IKS. Kontrollutvalget drøftet saken. 1. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll av selskapene Øvre Romerike brann og redning IKS og Øvre Romerike avfallsselskap IKS. 2. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å koordinere bestillingene til Romerike Revisjon IKS. 6

7 35/17 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Eidsvoll kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar rapporteringen og presentasjonen til orientering. Kontrollutvalget fikk en presentasjon av forvaltningsrevisor Ellen Bjørkum om Forvaltningsrevisjonsrapport Barneverntjenesten i Nannestad kommune. Rapporten inneholder analyser og sammenligninger av barnevernstall/fakta som også er av interesse for Eidsvoll kommune. Kontrollutvalget har derfor bedt om å få en presentasjon av rapporten. For øvrig orienterte revisjonen om sin løpende virksomhet. Kontrollutvalget tar rapporteringen og presentasjonen til orientering. 7

8 36/17 Regnskapsføring og oppfølging av bonusavtalene i ØRU/ØRIK 1 Eidsvoll kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget har med dette fulgt opp sitt vedtak av 3. april Saken vedrørende Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) avsluttes. Kontrollutvalget tar notat av 12. oktober 2017 fra kontrollutvalget i Ullensaker kommune til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk notatet. Kontrollutvalget har med dette fulgt opp sitt vedtak av 3. april Saken vedrørende Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) avsluttes. Kontrollutvalget tar notat av 12. oktober 2017 fra kontrollutvalget i Ullensaker kommune til orientering. 8

9 37/17 Salg av areal ved Rubis til Sundet Brygge AS 1 Eidsvoll kontrollutvalg /17 På bakgrunn av kommunestyrets behandling og vedtak i sak 58/17 - Salg av areal ved Rubis til Sundet Brygge AS, ser ikke kontrollutvalget grunn til å foreta seg noe ytterligere i denne saken. Kontrollutvalget drøftet saken. På bakgrunn av kommunestyrets behandling og vedtak i sak 58/17 - Salg av areal ved Rubis til Sundet Brygge AS, ser ikke kontrollutvalget grunn til å foreta seg noe ytterligere i denne saken. 9

10 38/17 Referater 1 Eidsvoll kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget gjennomgikk referatsakene, og hadde en innledende drøfting rundt bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 10

11 39/17 Eventuelt 1 Eidsvoll kontrollutvalg /17. Kontrollutvalget drøftet noen kommunestyre saker som utvalget finner kan være av interesse å følge opp. (ingen vedtak) 11