Liv Gustavsen (leder), Siv Anita Hagen (nestleder), Øystein Smidt, Tone Roalkvam, Oddbjørn Nilsen

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Nes kontrollutvalg Dato: kl. 08:15 Sted: Formannskapssalen, Nes rådhus Arkivsak: 15/00022 Tilstede: Liv Gustavsen (leder), Siv Anita Hagen (nestleder), Øystein Smidt, Tone Roalkvam, Oddbjørn Nilsen Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Rådmann Johnny Pedersen (under sak 36/16 og sak 41/16) Økonomisjef Merete Noonan (under sak 36/16 og sak 41/16) Daglig leder Nina Neset, Romerike revisjon IKS (under sakene 38/16 45/16) Prosjektleder forvaltningsrevisjon Øyvind N. Grøndahl, Romerike revisjon IKS (under sak 36/16 og 37/16) Forvaltningsrevisor Hanne Tømte, Romerike revisjon IKS (under sak 36/16 og 37/16) Protokollfører: Rådgiver Kjell Nordengen, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 36/16 15/ Orientering fra administrasjonen 3 37/16 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder 4 38/16 15/ Orientering ved revisjonen 5 39/16 15/ Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) 6 1

2 40/16 15/ Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 7 41/16 15/ Oppfølging av revisjonsbrev nr. 3 - Årsregnskapet 2015 Nes kommune 8 42/16 15/ Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /16 15/ /16 15/ Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet - Nes kommune Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - Esvald Miljøpark KF /16 15/ Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet hevet kl Årnes, Liv Gustavsen Siv Anita Hagen Øystein Smidt Leder Nestleder Tone Roalkvam Oddbjørn Nilsen 2

3 Saker til behandling 36/16 Orientering fra administrasjonen 1 Nes kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak Rådmann og økonomisjef orienterte. Saken tas til orientering 3

4 37/16 Forvaltningsrevisjonsrapport spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder 1 Nes kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder til orientering. Prosjektleder forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisor orienterte. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten spesialpedagogisk hjelp til barn under skolepliktig alder til orientering. 4

5 38/16 Orientering ved revisjonen 1 Nes kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering Daglig leder RRi gjennomgikk rapport for revisjonsåret 2015/2016. Det ble også orientert om oppstillingsprosjekt på regnskapsrevisjonssiden. Saken tas til orientering 5

6 39/16 Revisjonsundersøkelse av Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) 1 Nes kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon med følgende problemstillinger: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden Det legges til grunn en tidsramme med et utgangspunkt på 300 timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar Kontrollutvalget bestiller en revisjonsundersøkelse fra Romerike Revisjon med følgende problemstillinger: 1. a) Hvilke tiltak har styret i ØRU gjort for å følge opp nummererte brev og revisjonsberetninger fra revisjonen. b) Hvilke rutiner har ØRIK hatt for å forsikre seg at bonuser blir innbetalt i henhold til avtaler. 2. Kontrollutvalget ønsker å danne seg et bilde av i hvilken grad det er utbetalt bonus i henhold til avtalen og til hvem. 3. Selskapets revisor, Romerike Revisjon, legger frem en redegjørelse over de revisjonshandlinger som er utført i perioden som et vedlegg. 4. Det legges til grunn en tidsramme med et utgangspunkt på 300 timer. Ved behov for vesentlige endringer av prosjektet tas dette opp med kontrollutvalget. Endelig rapport leveres til behandling i kontrollutvalget i februar 2017 Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide en plan for gjennomføringen av prosjektet. 6

7 7

8 40/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll 1 Nes kontrollutvalg /16 Forslag til overordnet analyse og plan for selskapskontroll vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Esval Miljøpark KF tas ut av planen. I Kanmer As er det en ordinær eierskapskontroll utvalget ønsker. Når det gjelder Øvre Romerike utvikling (ØRU) og Øvre Romerike innkjøpssamarbeid (ØRIK) er det bestilt en undersøkelse. Utvalget vil avvente utfallet av denne undersøkelsen før en tar stilling til ytterligere undersøkelser. Problemstillingene for en undersøkelse i Voksenopplæring Øvre Romerike vil være: 1. Hvordan er delegeringen gjennomført? 2. Hvordan sikrer Nes kommune at sitt ansvar blir ivaretatt i samarbeidet? 3. Hvordan fungerer tjenesten overfor brukerne? Utvalget vil gjennomføre en undersøkelse av problemstilling 1 og 2 før en tar stilling til om det også er aktuelt å gjennomføre en undersøkelse av problemstilling 3. Utvalgets innspill innarbeides i planen som legges frem for vedtak i neste møte. 8

9 41/16 Oppfølging av revisjonsbrev nr. 3 - Årsregnskapet 2015 Nes kommune 1 Nes kontrollutvalg /16 Rådmannens tilbakemelding om tiltak i forhold til avstemming av balanseposter tas til orientering. Daglig leder RRi og økonomisjef orienterte. Rådmannens tilbakemelding om tiltak i forhold til avstemming av balanseposter tas til orientering. 9

10 42/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Nes kontrollutvalg /16 Det foreslåtte budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Møtegodtgjørelse økes med kr til kr Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik: Tekst Budsjett 2017 Budsjett 2016 Møtegodtgjørelse Arbeidsgiveravgift Møteutgifter/servering Kurs/opplæring Reisegodtgjørelse Abonnementer/medlemskap Kjøp av tjenester Sum kontrollutvalget Sekretærfunksjonen Revisjonen Sum Det foreslåtte budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for

11 43/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet - Nes kommune 1 Nes kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 11

12 44/16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet - Esvald Miljøpark KF 1 Nes kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 12

13 45/16 Eventuelt 1 Nes kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak Tone Roalkvam tok opp at det har vært tilfeller der utvalgets saker ikke har kommet direkte til kommunestyret eller at saker kommer til kommunestyret i forholdsvis lang tid etter at de er oversendt. I forbindelse med det neste møtet ønsker utvalget bedriftsbesøk på Kanmer AS. Sekretær følger opp at utvalgets saker går direkte til kommunestyret innen rimelig tid. 13