Møtebok KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE. Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten

Transkript

1 Møtebok Tid Tirsdag 30. september 2014, kl Sted Fet rådhus, formannskapssalen Tilstede Helge Ullerud, leder medlemmer Grethe Holterhuset, nestleder Nils Totland Steinar Karlsen Kristin Kyhen Ramstad Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Ordfører John Harry Skoglund, Fet kommune Rådmann Trine Myrvold Wikstrøm, Fet kommune Forvaltningsrevisor Inger Berit Faller, Romerike Revisjon IKS Rådgiver, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS Behandlede saker 24/2014 Referater 25/2014 Orientering ved ordfører 26/2014 Forvaltningsrevisjonsrapport sykehjem i Fet 27/2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjon samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II 28/2014 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon 29/2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring 31/2014 Samarbeid mellom kontrollutvalg 32/2014 Orientering ved revisjonen 33/2014 Saker til oppfølging 34/2014 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten

2 24/2014 Referater Oppsummering fra 2013 vedrørende regnskapet. Kopi av brev fra revisjonen til rådmannen. 2. Kopi av rådmannens svar på revisjonens oppsummeringsbrev. 3. Skatteinngang april Skatteinngang mai Skatteinngang juni (Det står mai også på denne, men det er juni) 6. Skatteinngang juli Skatteinngang august 2014 Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 2

3 25/2014 Orientering ved ordfører Ordfører besvarte spørsmål fra utvalget. Saken tas til orientering. 3

4 26/2014 Forvaltningsrevisjonsrapport sykehjem i Fet Forvaltningsrevisjonsrapport sykehjem i Fet (Sendt medlemmene tidligere) I kontrollutvalgets møte den 31. januar 2013 prioriterte utvalget prosjektet Pålsetunet. Prosjektplan ble behandlet, og bestilling fortatt i møte den 18. juni Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvilke konsekvenser samhandlingsreformen kan ha hatt for kommunens bruk av plasser, og da med fokus på korttidsplasser. Det er også undersøkt om kommunens bruk av deltid har endret seg. Problemstillingene har vært følgende: 1. Hvordan har Fet kommunes bruk av (korttids)plasser ved Pålsetunet endret seg som følge av samhandlingsreformen fra 2011 til 2013? 2. Har Fet kommunes bruk av deltid innenfor pleie og omsorg gått ned fra 2010? I forhold til problemstilling 1 konkluderer revisjonen med at kommunen følger Leon-prinsippet og at det har blitt trangere i «omsorgstrappa» etter at samhandlingsreformen trådte i kraft. Når det gjelder korttidsopphold, har antall ordinære korttidsopphold økt samtidig som antall avlastningsopphold har gått tilbake. Selv om flere kommer fra sykehus til en korttidsplass, er det likevel 47 % i 2012 og 41 % i 2013 som kommer fra bosted. Når det gjelder problemstilling 2 konkluderer revisjonen med at bruk av deltid har gått ned for de med de laveste stillingene etter 2010 og at flere har fått deltidsstillinger som utgjør 50 % eller mer. I rådmannens høringssvar er det uttalt at rådmann vil ta initiativ til å kartlegge uønsket deltid, rådmann vil også vurdere mulighetene for å legge til rette for at ansatte kan arbeide oftere på helg, dersom det er ønskelig blant de ansatte for å øke stillingsprosenten. Det uttales også at det er nyttig at man har undersøkt hvilke konsekvenser samhandlingsreformen kan ha fått for kommunens bruk av plasser på sykehjemmet på Pålsetunet. Rapporten er av en slik karakter at det ikke foreligger anbefalinger. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og anser den som et nyttig bidrag i forhold til videre utvikling innenfor de områdene rapporten tar for seg. 4

5 Forvaltningsrevisor Faller presenterte rapporten. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Den oversendes fast utvalg for helse og omsorg til orientering. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og anser den som et nyttig bidrag i forhold til videre utvikling innenfor de områdene rapporten tar for seg. Fet kommunestyre 5

6 27/2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjon samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II Prosjektplan samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II I kontrollutvalgets møte den 24. april ble det stilt spørsmål om utvalget ønsket en del II i forvaltningsrevisjonsprosjektet Pålsetunet, som skulle gå på tildelingskriterier. Revisjonen ble bedt om å legge frem en plan på neste møte. Når det gjelder prosjektets problemstillinger vises det til prosjektplanen. Problemstilling nr. 2 kan fremstå som noe vag, men revisjonen vil utdype dette i møtet. Tidsforbruket er oppgitt til timer pr. kommune. Det er et forholdsvis stort spenn mellom 200 og 300 timer. Det er lagt opp til likelydende prosjektplaner i Fet, Nes og Aurskog-Høland. Nes kontrollutvalg har behandlet planen og vedtatt den slik den foreligger. Under behandlingen i Aurskog-Høland ble det stilt spørsmålstegn ved problemstillingene og revisjonen ble bedt om å vurdere dem nærmere, men det ble vedtatt at prosjektet skulle starte opp. 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på timer. 3. Endelig rapport legges frem i mars Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på timer. 3. Endelig rapport legges frem i mars Romerike Revisjon 6

7 28/2014 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i kontrollutvalget den 9. oktober 2012 og i kommunestyret den 10. desember Planen skal revideres i Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å fravike planen og å foreta endringer i prioriteringen. Dette for å sikre at forhold som dukker opp i perioden vil kunne bli gjenstand for forvaltningsrevisjon uten at kontrollutvalget trenger å få kommunestyrets godkjenning. Endringer som kontrollutvalget gjør i løpet av planperioden rapporteres til kommunestyret i kontrollutvalgets årsmelding. Gjeldende plan hadde opprinnelig følgende prioritering: 1. Spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole 2. Pålsetunet økonomi/organisering/samhandlingsreformen 3. Tjenesten for funksjonshemmede og hjemmetjenesten 4. Enkeltvedtak/oppfølging av planer/beredskap 5. Sykefravær 6. Kommunens styrings- og kontrollsystem 7. Anskaffelser 8. Revisjon av IKT 9. Samhandlingsreformen I kontrollutvalgets møte den 31. januar 2013 ble det vedtatt at prosjekt 1 og 2 bytter plass. Prosjektet Pålsetunet er gjennomført. I utvalgets møte den 29. april 2014 ble det stilt spørsmål om man ønsket en del II av prosjektet Pålsetunet som skulle omfatte tildelingskriterier. Revisjonen ble bedt om å legge frem prosjektplan for dette i møtet den 30. september. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon bygger på overordnet analyse fra Analysen er foretatt ut i fra tall og opplysninger fra 2011, og det kan ha skjedd en del endringer frem til i dag. Det kan i tillegg ha skjedd endringer når det gjelder vurdering av risiko og vesentlighet som gjør at det er andre områder som er mer aktuelle for forvaltningsrevisjon. Utvalget bør også vurdere om det er andre områder enn de som står i planen som er mer aktuelle i dag. Den reviderte plan vil gjelde frem til ny plan foreligger høsten

8 Kontrollutvalget prioriterer følgende områder: 1. Samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II (Pålsetunet) Kontrollutvalget prioriterer følgende områder: 1. Samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II (Pålsetunet) 2. Spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole 3. Anskaffelser 4. Enkeltvedtak/oppfølging av planer/beredskap 5. Tjenesten for funksjonshemmede og hjemmetjenesten 6. Sykefravær 7. Kommunens styrings- og kontrollsystem 8. Revisjon av IKT 9. Rus og psykiatri 8

9 29/2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Forslag til budsjett 2015 ROKUS IKS (behandles i representantskapet 23. september 2014) 2. Forslag til budsjett 2015 Romerike Revisjon IKS (behandles i representantskapet 25. september 2014) Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, jfr. kontrollutvalgsforskriftens 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Dette vil si budsjett for kontrollutvalgets egen virksomhet, for sekretærfunksjonen og revisjon. Kontrollutvalgets egen virksomhet Dette omfatter møtegodtgjørelse, møteutgifter, kurs og reisegodtgjørelse. Det er lagt til grunn samme antall møter som foregående år. Når det gjelder kurs er det aktuelt med deltakelse på kontrollutvalgskonferansen. Sekretærfunksjonen Representantskapet i ROKUS behandler budsjettet den 23. september Forslaget her er styrets innstilling til representantskapet. Budsjettet har en total ramme på kr ,-. Kommunenes betaling for tjenesten utgjør samlet kr ,-. I budsjettforslaget er betalingen fra kommunene fordelt med 60% etter folketall og 40% er fordelt likt. 40 %-en blir justert etter medgått tid ved årsslutt. I forslag til revisjon av selskapsavtalen som ble vedtatt av representantskapet den 22. april 2014 er det foreslått 40 % på folketall og 60 % på medgått tid. Dette er til behandling i eierkommunene. Fets andel ut i fra ovennevnte fordeling utgjør kr ,-. Revisjonen Representantskapet i Romerike Revisjon behandler budsjettet den 25. september I følge eieravtalen skal kommunene innbetale et årlig tilskudd og et ekstra driftstilskudd (oppstartstilskudd) de 4 første årene. Det årlige tilskudd består av en fast og en variabel del. Den faste del er beregnet ut i fra intervaller knyttet til den enkelte kommunes totale innbyggertall i dag. Det skal gjøres en vurdering av den faste del hvert 4. år basert på endringer i innbyggertallet. Den 9

10 variable del beregnes ut fra folketallet i kommunen. Denne del justeres hvert 4. år der innbyggertallet legges til grunn. Budsjettet har en total ramme på kr ,-. Tilskudd fra kommunene utgjør kr ,-. Fets årlige tilskudd utgjør kr ,- og oppstartstilskuddet kr ,- i Samlet tilskudd blir kr ,-. Dersom det skulle bli noen endringer i budsjettene for ROKUS og Romerike Revisjon i forbindelse med representantskapsbehandlingen, vil kommunene bli informert om dette. Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik: Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2015 Godtgjørelser Arbeidsgiveravgift Aviser, tidsskrifter Reisegodtgjørelse Møteutgifter/mat Kurs/opplæring Sekretærfunksjonen Sum kontrollutvalget Revisjon Sum Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr ,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til kommunestyret. 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr ,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Fet kommune 10

11 30/2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 2. Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor I følge revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor sin egenvurdering tas til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor sin egenvurdering tas til orientering. 11

12 31/2014 Samarbeid mellom kontrollutvalg Sak 41/2014 i Nes kontrollutvalg Kontrollutvalget i Nes har bedt sekretariatet utarbeide forslag til møteplass for kontrollutvalgene på Romerike. Det kan være nyttig for kontrollutvalg å samarbeide med andre kontrollutvalg. Et slikt samarbeid kan f. eks. være uformelle samlinger for dialog og erfaringsutveksling der man diskuterer problemstillinger knyttet til kontrollutvalgsarbeid, og for å utvikle og dele gode praksiser. I et samarbeid kan det også gjennomføres felles faglige samlinger der man tar for seg ett eller flere tema(er) som har relevans for kontrollutvalgenes arbeid. Mange sekretariater arrangerer faglige samlinger for «sine» kontrollutvalg. Av aktuelle temaer kan vi nevne korrupsjon, etikk i kommunene, hvordan få til god forvaltningsrevisjon, kontrollutvalgets rolle og samhandlingsreformen. Kommunene på Romerike samarbeider om kommunale tjenester enten i form av interkommunalt samarbeid eller vertskommunesamarbeid. Når det gjelder interkommunale selskap ivaretar kommunene sine interesser gjennom eierstyring. Eierstyring faller utenfor kontrollutvalgets mandat, men utvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene (eierskapskontroll). Vertskommunesamarbeid innebærer at det blir delegert beslutningsmyndighet til en annen kommune (vertskommune). Det er kontrollutvalget i vertskommunen som skal gjennomføre kontroll med vertskommunens utførelse av de oppgaver som kommunen er tillagt fra andre kommuner. Når det gjelder forvaltningsrevisjon av vertskommunesamarbeid, kan det være en fordel om utvalgene i deltakerkommunene etablerer kontakt. Det er mange vertskommunesamarbeid på Romerike og samarbeidskonstellasjonene er mange. Dersom det utvikles et nærmere samarbeid mellom kontrollutvalgene vil forholdene ligge bedre til rette for at utvalgene i de kommuner som har et vertskommunesamarbeid kan samordne seg i forhold til kontroll av vertskommunesamarbeid. Sekretariatets vurdering er at en slik møteplass vil være nyttig for kontrollutvalgene, kanskje særlig i starten av valgperioden hvor mange er nye i medlemmer i kontrollutvalg. Kontrollutvalgene vil imidlertid alltid komme bort i nye problemstillinger som med fordel kan drøftes i større fora. Når saken legges frem nå er det for å registrere om det er interesse for å etablere en felles møteplass for kontrollutvalgene på Romerike. 12

13 Saken fremmes uten innstilling. Det ble stilt spørsmål ved om alle kontrollutvalgsmedlemmene i de 13 eierkommunene skulle delta i en slik møteplass, noe som vil innebære en stor forsamling, eller om det var lederne eller et utvalg av medlemmene som skulle delta. Man regner med at dette blir avklart når et slikt samarbeid blir nærmere konkretisert. Fet kontrollutvalg anser at et nærmere samarbeid mellom kontrollutvalgene på Romerike vil være nyttig og er interessert i å delta i dette. 13

14 32/2014 Orientering ved revisjonen Saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. Forvaltningsrevisor Faller orienterte om justering av plan for selskapskontroll. I forhold til regnskapsrevisjon skal man nå i gang med kartlegging av kommunene. Saken tas til orientering. 14

15 33/2014 Saker til oppfølging Saker til oppfølging Oppfølging av rådmannens internkontroll, jfr. sak 16/2014, settes opp som sak tidlig i For øvrig tas saken til orientering. 15

16 34/2014 Eventuelt Ingen saker Dato: 30. september 2014 Underskrifter Helge Ullerud, leder Grethe Holterhuset, nestleder Steinar Karlsen 16