KONTROLLUTVALGET I ULLENSAKER KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I ULLENSAKER KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Revisor Kopi av innkallingen sendes: Kopi av innkallingen sendes: Tron Erik Hovind Emse Lote Halldis Helleberg Knut T. Fjeld Dag Bakke Øvre Romerike Revisjonsdistrikt Ordfører Rådmann Varamedlemmene (til orientering). Varamedlemmene møter ikke uten nærmere innkalling. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Tirsdag 27. august 2013, kl Sted Ullensaker rådhus, formannskapssalen Sekretær Rådgiver (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak 26/2013 Referater 27/2013 Orientering ved rådmannen 28/2013 Prosjektregnskap prosjekt 4135 Kunstgressbane Bakkedalen 29/2013 Prosjektregnskap prosjekt 4176 Jessheim næringspark gang- og sykkelveg 30/2013 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 31/2013 Orientering ved revisjonen 32/2013 Saker til oppfølging 33/2013 Eventuelt Tron Erik Hovind(sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog den 19. august 2013 Rådgiver

2 26/2013 Referater Saksframlegg og protokoll fra sak 149/13 i HOP. 2. Tilsynsrapport branntilsyn Kløfta ungdomshus 3. Tilsynsrapport branntilsyn Tiurkroken barnehage 4. Tilsynsrapport branntilsyn Nordby ungdomsskole 5. Tilsynsrapport branntilsyn Nordby barnehage 6. Tilsynsrapport Mattilsynets inspeksjon ved Ullensaker kommunale vannverk 7. Arbeidstilsynets rapport og varsel om pålegg fra tilsyn ved Allergot ungdomsskole 8. Arbeidstilsynets rapport og varsel om pålegg fra tilsyn ved Vesong ungdomsskole 9. Kontrollutvalgets postliste Ad 1 Saken er hentet fra kommunens hjemmeside. Bakgrunn for saken er de sluttregnskap for investeringsprosjekter kontrollutvalget og kommunestyret behandlet høsten 2012, der det ble stilt en del spørsmål ved administrasjonens oppfølging av investeringsprosjekter. Med denne bakgrunn bør kontrollutvalget være orientert om saken. Referatene tas til orientering. 2

3 27/2013 Orientering ved rådmannen Rådmann er bedt om en orientering om situasjonen i barnevernet. Saken ble tatt opp under eventuelt i kontrollutvalgets møte den 7. mai Det ble vist til at mange har sluttet i barnevernet, slik at man har en turnover som er høyere enn gjennomsnittet for resten av kommunen. Dessuten har undersøkelser som ikke blir behandlet innen fristen økt, og at man har vært under oppfølging av fylkesmannen på grunn av dette. 3

4 28/2013 Prosjektregnskap prosjekt 4135 Kunstgressbane Bakkedalen 1. Revisjonens uttalelse av 8. mai Endelig rapport fra revisjonen 3. Kommunens svar av 10. april 2013 på foreløpig revisjonsrapport 4. Prosjektregnskap med vedlegg Revisjonen mottok sluttregnskapet den 21. august Foreløpig rapport ble sendt kommunen den 27. august 2012 med svarfrist 7. september Purring ble sendt 14. september 2012 med ny svarfrist 21. september. Først den 15. april 2013 mottar revisjonen svar på foreløpig rapport. Prosjektregnskapet er kontrollert mot følgende handlinger som kontrollutvalget i sak 55/2011 har bedt revisjonen om å knytte kontrollen til: Bevilgninger Sum kostnader Finansiering Avviksforklaringer Totalt bevilgede midler til prosjektet utgjør kr ,-. Kostnadene utgjør kr ,-. Det foreligger et mindreforbruk på kr ,-. Kr ,- av mindreforbruket er vedtatt omdisponert til et annet prosjekt (4144). I følge prosjektrapporten skyldes mindreforbruket «blant annet dugnadsinnsats fra Kløfta IL, samt at anleggskostnadene ble lavere enn stipulert i forprosjektet». Kostnadene til prosjektet er finansiert ved bruk av lånemidler og av Ullensaker kommune. Spillemidler utgjør kr ,-. Økonomireglementets frist for utarbeidelse av sluttregnskap og sak til kommunestyret er ikke overholdt. Det vises i denne forbindelse til rådmannens svar på foreløpig rapport (vedlegg 3) hvor dette beklages, og det vises også til tiltak som er gjennomført for å sikre at prosjektregnskap for fremtiden avlegges i rett til med tilfredsstillende kvalitet. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret at sluttregnskapet for prosjekt 4135 Kunstgressbane Bekkedalen godkjennes. 4

5 5

6 29/2013 Prosjektregnskap prosjekt 4176 Jessheim næringspark gang- og sykkelveg 1. Revisjonens uttalelse av 24. april Endelig rapport fra revisjonen 3. Kommunens svar av 10. april 2013 på foreløpig revisjonsrapport 4. Prosjektregnskap med vedlegg Revisjonen mottok sluttregnskapet den 31. juli Kommunens kommentarer til foreløpig revisjonsrapport ble mottatt den 15. april Prosjektregnskapet er kontrollert mot følgende handlinger som kontrollutvalget i sak 55/2011 har bedt revisjonen om å knytte kontrollen til: Bevilgninger Sum kostnader Finansiering Avviksforklaringer Prosjektet er avlagt med en totalkostnad på kr ,-. Det ble opprinnelig bevilget kr ,- til prosjektet, mens endelig bevilgning utgjør kr ,-. Merforbruk i forhold til endelig bevilgning utgjør kr ,-. Sett i forhold til opprinnelig bevilgning er merforbruket kr ,-. Det foreligger ingen forklaring på avvik mellom kostnadskalkyle/detaljert budsjett og regnskap. Prosjektet er finansier med kr ,- fra salg av tomt, kr ,- fra disposisjonsfond og kr i lånemidler. Økonomireglementets frist for utarbeidelse av sluttregnskap og sak til kommunestyret er ikke overholdt. Det vises i denne forbindelse til rådmannens svar på foreløpig rapport (vedlegg 3) hvor dette beklages, og det vises også til tiltak som er gjennomført for å sikre at prosjektregnskap for fremtiden avlegges i rett til med tilfredsstillende kvalitet. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret at sluttregnskap for prosjekt 4176 Jessheim næringspark gang og sykkelveg godkjennes. 6

7 7

8 30/2013 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Eieravtale Romerike Revisjon IKS Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen jfr. kontrollutvalgsforskriftens 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Kontrollutvalget skal legge fram et forslag for hele kontroll- og tilsynsarbeidet. Det vil si utvalgets egen virksomhet, sekretærfunksjonen og revisjonen. Møtegodtgjørelse og arbeidsgiveravgift Det er tatt utgangpunkt i at utvalget avholder 6 møter, og det er lagt inn en liten økning i møtegodtgjørelsen, samt tatt i betraktning at ekstramøte kan forekomme, slik som tilfellet var i Kurs Det budsjetterte vil dekke utgiftene ved at alle i utvalget deltar på kontrollutvalgskonferansen Sekretærordning ROKUS tok over sekretærfunksjonen i Ullensaker i møte den 29. januar I budsjettforslaget til ROKUS er betalingen fra kommunene fordelt med 60 % etter folketall og 40 % er fordelt likt. 40 %-delen blir regulert etter medgått tid ved årets slutt. Budsjettet har en ramme på kr ,-. Ullensakers andel ut i fra ovennevnte fordeling utgjør kr ,-. Det gjøres oppmerksom på at budsjettet til ROKUS behandles i representantskapet den 24. september Kontorutgifter I 2013 var det budsjettert med kr ,-. Man regner med at det ikke blir kontorutgifter i 2014, men et tilsvarende beløp budsjetteres som diverse utgifter i Revisjon Det knytter seg usikkerhet til denne posten da man ikke har noe budsjett fra Romerike Revisjon IKS. Tallene er hentet fra eieravtalen for Romerike Revisjon IKS. Det er også usikkerhet knyttet til avviklingskostnader for dagens selskap. I følge eieravtalen skal kommunene innbetale et årlig tilskudd og et ekstra driftstilskudd de 4 første årene. Det årlige tilskudd består av en fast og en variabel del. Den faste del gjelder for perioden 8

9 Den variable del revideres hvert 4. år på bakgrunn av folketallet pr. 1/1. Revideringen følger valgåret, første gang blir i Det ekstra driftstilskudd er fordelt på de enkelte kommuner for alle de 4 årene. Tallene for Ullensaker år 1 er følgende: - Årlig tilskudd Fast del : kr ,- Variabel del : kr ,- Til sammen : kr ,- - Ekstra driftstilskudd kr ,- Det samlede tilskudd fra Ullensaker blir da kr ,-. Budsjettforslaget blir etter dette slik: Utgiftsarter Budsjett 2013 Budsjett 2014 Møtegodtgjørelse Arbeidsgiveravgift Kontorutgifter Møteutgifter/servering Kurs/opplæring Reisegodtgjørelse Diverse utgifter Sekretærordning Revisjon Sum ordinære driftsutgifter Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr og oversendes kommunen som kontrollutvalgets budsjett for Kontrollutvalget ber om at forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til kommunestyret. 9

10 31/2013 Orientering ved revisjonen Saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de saker som står på sakslista. 10

11 32/2013 Saker til oppfølging Saker til oppfølging 11

12 33/2013 Eventuelt