Tron Erik Hovind (leder), Anne-Grethe Borgen (nestleder), Halldis Helleberg

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Ullensaker kontrollutvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Espelunden, Ullensaker rådhus Arkivsak: 15/00018 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Tron Erik Hovind (leder), Anne-Grethe Borgen (nestleder), Halldis Helleberg Knut Fjell Stein Vegard Leidal, Dag Bakke Andre: Rådmann Tor Arne Gangsø (til og med sak 13/16) Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik, Romerike revisjon IKS (til og med sak 13/16) Prosjektleder forvaltningsrevisjon Inger Berit Faller, Romerike revisjon IKS (til og med sak 13/16) Rådgiver Kjell Nordengen, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 10/16 15/ Referater 3 11/16 16/ /16 16/ Eierskapskontroll Øvre Romerike Avfallsselskap IKS Forvaltningsrevisjonsrapport vedlikehold kommunale bygg /16 15/ Orientering ved revisjonen 6 14/16 15/ Revidering av reglement for kontrollutvalget 7 15/16 15/ Overordnet analyse - foreløpig presentasjon 8 16/16 15/ Eventuelt 9 1

2 Det var ingen merknader til innkallingen eller saksliste. Møtet hevet kl Jessheim, Tron Erik Hovind Leder Halldis Helleberg 2

3 Saker til behandling 10/16 Referater 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Saken tas til orientering Saken tas til orientering 3

4 11/16 Eierskapskontroll Øvre Romerike Avfallsselskap IKS 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber om at rapportens anbefalinger blir fulgt opp. Anne-Grethe Borgen ble erklært inhabil jfr. forvaltningslovens 6 annet ledd. Avdelingsleder Oddny Ruud Nordvik orienterte om eierskapskontrollen. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber om at rapportens anbefalinger blir fulgt opp: Det bør etableres rutiner for obligatorisk opplæring av folkevalgte representantskapsmedlemmer Det bør utarbeides konkret eierstrategi for selskapet Det bør utarbeides selskapsstrategi Det bør utarbeides rutiner for rapportering av styreevaluering Selskapets styre bør registreres i styrevervregisteret 4

5 12/16 Forvaltningsrevisjonsrapport vedlikehold kommunale bygg 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp rapportens anbefalinger. Prosjektleder forvaltningsrevisjon Inger Berit Faller orienterte. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp følgende: 1. Kommunen bør fullføre arbeidet med å anskaffe et system for forvaltning, drift og vedlikehold som kan benyttes i mål- og planarbeidet i forbindelse med vedlikehold av formålsbyggene i kommunen. 2. Kommunen bør opprettholde det gode arbeidet som gjøres med å kartlegge tilstanden på formålsbyggene i kommunen. 3. Kommunen bør tilstrebe god oversikt over vedlikeholdsbehovene, blant annet gjennom kartlegging, slik at dette kan legges fram for de folkevalgte som et fullgodt grunnlag for ressursprioritering. 4. Kommunen bør anskaffe et system for forvaltning, drift og vedlikehold som kan benyttes i mål- og planarbeidet i forbindelse med vedlikehold av utleieboligene. 5

6 13/16 Orientering ved revisjonen 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak Regnskapet er mottatt og man er i gang med årsoppgjørsrevisjonen. Dessuten arbeides det med attestasjoner. Saken tas til orientering 6

7 14/16 Revidering av reglement for kontrollutvalget 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til komite for revidering av reglementene for de folkevalgte organene: 1. Saksbehandlingsreglene er hensiktsmessig beskrevet. 2. Oppdraget til kontrollutvalget er presist beskrevet. 3. Når det gjelder kontrollutvalgets myndighet vil en be komiteen foreta en vurdering av nr. 7, siste avsnitt. Utvalget foreslår at «foreta inspeksjoner i virksomheter» blir omformulert til «foreta virksomhetsbesøk». 4. Det bes vurdert inntatt følgende i reglementet: «Uttalelser på vegne av kontrollutvalget skal gjøres av utvalgets leder.» Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til komite for revidering av reglementene for de folkevalgte organene: 1. Saksbehandlingsreglene er hensiktsmessig beskrevet. 2. Oppdraget til kontrollutvalget er presist beskrevet. 3. Når det gjelder kontrollutvalgets myndighet vil en be komiteen foreta en vurdering av nr. 7, siste avsnitt. Utvalget foreslår at «foreta inspeksjoner i virksomheter» blir omformulert til «foreta virksomhetsbesøk». 4. Det bes vurdert inntatt følgende i reglementet: «Uttalelser på vegne av kontrollutvalget skal gjøres av utvalgets leder eller den leder utpeker.» 7

8 15/16 Overordnet analyse - foreløpig presentasjon 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering Kontrollutvalget tar saken til orientering 8

9 16/16 Eventuelt 1 Ullensaker kontrollutvalg /16 Skriv inn forslag til vedtak Halldis Helleberg ble valgt til å underskrive protokollen sammen med leder. 9