KONTROLLUTVALGET. Ordfører Øivind Sand Rådmann Eivind Glemmestad

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer Torbjørn Øgle Rud Herbjørn Karlsen Marianne Lappegård Yngve Halvorsen Anne Grethe Mathisen Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører Øivind Sand Rådmann Eivind Glemmestad Romerike revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Mandag 22. september 2014, kl Sted Rælingen rådhus, møterom Svingen Sekretær Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca. tid 23/2014 Referater /2014 Orienteringer ved administrasjonen /2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus /2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring /2014 Orientering ved revisjonen /2014 Saker til oppfølging /2014 Eventuelt Torbjørn Øgle Rud (sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 10. september 2014 Kjell Nordengen Rådgiver

2 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 23/2014 Referater Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Skatteinngang mai, fra Skedsmo kemnerkontor 2. Skatteinngang juni, fra Skedsmo kemnerkontor (Det står mai på oversikten, men det er juni.) 3. Skatteinngang juli, fra Skedsmo kemnerkontor 4. Skatteinngang august, fra Skedsmo kemnerkontor Saksopplysninger Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 2

3 Vedlegg 1 til sak 23/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang mai 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 0,1 % 5,1 % -1,4 % 2,5 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -0,8 % 1,0 % -2,8 % 1,5 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 1,5 % 3,5 % -0,2 % 3,8 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -2,0 % -1,8 % -0,2 % 1,4 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 2,5 % 5,9 % 2,8 % 5,3 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt Denne måned Hittil i år % (Lav løsningsgrad skyldes at sakene ble oversendt sent i mai)

4 Kommune FS 2013 FT 2013 RS 2012 AG 2013 Rest 2012 Mål 98,6 99, ,7 98, Fet 97,4 100,0 92,8 99,9 97, Rælingen 95,4 99,8 90,5 99,6 99, Skedsmo 97,8 99,9 90,4 99,8 98, Sørum 97,9 99,7 92,5 99,4 98, Nittedal 97,4 99,9 91,7 99,8 99,4 Kemnerkontoret 97,4 % 99,9 % 91,2 % 99,7 % 98,7 % 0229 Enebakk 93,1 99,8 85,4 99,6 99, Lørenskog 95,8 99,9 89,8 99,9 99, Ullensaker 97,4 99,9 88,4 99,8 98,7 Utskrevet Fet Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Rælingen Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Skedsmo Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Sørum Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Nittedal Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse FS= forskuddsskatt, FT= Forskuddstrekk, RS= restskatt person, AG= arbeidsgiveravgift, Rest= restskatt bedrift.

5 Vedlegg 2 til sak 23/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang mai 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 49,5 % 51,8 % -0,8 % 3,1 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 96,6 % 149,2 % -1,6 % 2,9 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 62,7 % 120,9 % 0,5 % 4,9 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 40,1 % 79,3 % 0,3 % 2,2 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 29,5 % 136,5 % 1,0 % 6,1 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt Denne måned Hittil i år %

7 Vedlegg 3 til sak 23/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang juli 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -0,7 % 1,1 % -0,8 % 2,7 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -1,9 % 5,0 % -1,7 % 3,2 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 0,8 % 1,9 % 0,5 % 4,3 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 2,7 % 0,9 % 0,7 % 1,9 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -2,0 % 1,9 % 0,5 % 5,3 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Ikke oppdatert Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt (tom foreg. mnd) Denne måned Hittil i år %

9 Vedlegg 4 til sak 23/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang august 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 20,2 % 22,4 % -0,4 % 3,0 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -48,6 % -58,8 % -2,4 % 2,0 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 17,2 % 18,5 % 0,8 % 4,5 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 11,6 % 13,1 % 0,9 % 2,1 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 5,0 % -13,9 % 0,5 % 5,0 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt (tom foreg. mnd) Denne måned Hittil i år %

11 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 24/2014 Orienteringer ved administrasjonen Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Det er bedt om to orienteringer fra administrasjonen: - Om handlingsplan HMS - Om arbeidet med sykefraværstiltak Organisasjonssjef Bjørn Ivar Rindal vil møte og orientere om disse sakene. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 3

12 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 25/2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den 2. juni 2014 ble området psykisk helse og rus valgt som neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen har utarbeidet prosjektplan. Undersøkelsen legger opp til å besvare følgende to problemstillinger: 1. Hvilke tjenester og tilbud har kommunen til personer med psykiske og/eller ruslidelser og hvordan er disse organisert? (deskriptiv problemstilling) 2. I hvilken grad sikrer Rælingen kommune at pasienter/brukere med psykiske vansker/lidelser og /eller rusavhengighet får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud? Det estimerte tidsforbruk er på ca. 400 timer. Endelig rapport legges frem for utvalget i april Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet psykisk helse og rus. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer. 3. Endelig rapport legges frem i april Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 4

13 Vedlegg til sak 25/2014

14

15

16 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 26/2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Forslag til budsjett 2015 ROKUS IKS (behandles i representantskapet 23. september 2014) 2. Forslag til budsjett 2015 Romerike Revisjon IKS (behandles i representantskapet 25. september 2014) Saksopplysninger Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, jfr. kontrollutvalgsforskriftens 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Dette vil si budsjett for kontrollutvalgets egen virksomhet, for sekretærfunksjonen og revisjon. Kontrollutvalgets egen virksomhet Dette omfatter møtegodtgjørelse, møteutgifter, kurs og reisegodtgjørelse. Det er lagt til grunn samme antall møter som foregående år. Når det gjelder kurs er den sum som foreslås de utgifter man må påregne ved at alle utvalgsmedlemmene deltar på kontrollutvalgskonferansen. Sekretærfunksjonen Representantskapet i ROKUS behandler budsjettet den 23. september Forslaget her er styrets innstilling til representantskapet. Budsjettet har en total ramme på kr ,-. Kommunenes betaling for tjenesten utgjør samlet kr ,-. I budsjettforslaget er betalingen fra kommunene fordelt med 60% etter folketall og 40% er fordelt likt. 40 %-en blir justert etter medgått tid ved årsslutt. I forslag til revisjon av selskapsavtalen som ble vedtatt av representantskapet den 22. april 2014 er det foreslått 40 % på folketall og 60 % på medgått tid. Dette er til behandling i eierkommunene. Rælingens andel ut i fra ovennevnte fordeling utgjør kr ,-. Revisjonen Representantskapet i Romerike Revisjon behandler budsjettet den 25. september I følge eieravtalen skal kommunene innbetale et årlig tilskudd og et ekstra driftstilskudd (oppstartstilskudd) de 4 første årene. Det årlige tilskudd består av en fast og en variabel del. Den 5

17 KONTROLLUTVALGET faste del er beregnet ut i fra intervaller knyttet til den enkelte kommunes totale innbyggertall i dag. Det skal gjøres en vurdering av den faste del hvert 4. år basert på endringer i innbyggertallet. Den variable del beregnes ut fra folketallet i kommunen. Denne del justeres hvert 4. år der innbyggertallet legges til grunn. Budsjettet har en total ramme på kr ,-. Tilskudd fra kommunene utgjør kr ,-. Rælingens årlige tilskudd utgjør kr ,- og oppstartstilskuddet kr ,- i Samlet tilskudd blir kr ,-. Dersom det skulle bli noen endringer i budsjettene for ROKUS og Romerike Revisjon i forbindelse med representantskapsbehandlingen, vil kommunene bli informert om dette. Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik: Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2015 Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget Abonnementer Møteutgifter Kurs Pott til uforutsette oppgaver Sum kontrollutvalget Sekretærfunksjonen Revisjonen Totalt Forslag til vedtak 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr ,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 6

18 Vedlegg 1 til sak 26/2014

19

20

21

22

23

24 Vedlegg 2 til sak 26/2014

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 27/2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Uavhengighetserklæring Saksopplysninger I følge revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget. Denne uavhengighetserklæring gjelder oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Forslag til vedtak Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 7

39 Vedlegg til sak 27/2014

40

41

42 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 28/2014 Orientering ved revisjonen Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 8

43 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 29/2014 Saker til oppfølging Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Saker til oppfølging 2. Årshjul Saksopplysninger Det står to saker på lista for saker til oppfølging. Den ene behandles i dagens møte, og den andre er planlagt behandlet i møtet den 26. november Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 9

44 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Vedlegg 1 til sak 29/2014 SAKER TIL OPPFØLGING/BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET I 2014 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles /2013 Eventuelt Kontrollutvalget ber revisjonen gjennomføre en selskapskontroll i NRV og RA 2 med spesielt fokus på avviklingen av selskapene. Behandlet Oppfølging Ferdig /2014 Plan for forvaltningsrevisjon Neste prosjekt blir rus og psykiatri. Revisjonen utarbeider prosjektplan til neste møte. For øvrig gjøres ingen endringer i planen. Særutskrift sendt Romerike Revisjon 2/ Rælingen

45 Vedlegg 2 til sak 29/2014 Rælingen kontrollutvalg Årshjul 2014 Møteplan Mandag 3. mars - Mandag 5. mai - Mandag 2. juni - Mandag 22. september - Onsdag 26. november Faste saker hvert møte - Orientering/rapportering fra revisjonen - Oversikt over kontrollutvalgets saker til oppfølging/behandling Etter hvert som saker foreligger - Samme økonomiske rapportering som formannskapet får - Kopier av rapporter fra andre tilsynsmyndigheter og kommunens svar/oppfølging - Forvaltningsrevisjonsrapporter - Rapporter fra selskapskontroller - Nummererte revisjonsbrev halvår 3. mars - Årsrapport for kontrollutvalget - Eierskapskontroll Romerike krisesenter - Eierskapskontroll ROAF - Eierskapskontroll Norasonde - Forvaltningsrevisjonsrapport Innledningsfasen i byggeprosjekter 5. mai - Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2. juni - Orientering om systemet for kvalitet i barnehagene - Orientering om ny risiko og sårbarhetsanalyse - Orientering om Solheim HMS - Plan for forvaltningsrevisjon (revidering) 2. halvår 22. september - Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten - Orientering om sykefraværsarbeidet - Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet rus og psykiatri - Revisors uavhengighetserklæring

46 26. november - Eierskapskontroll Nedre Romerike brann- og redningsvesen - Kontrollutvalgets årsrapport - Revidering av plan for selskapskontroll - Eierskapskontroll NRV og RA 2 - Beregning av tilskudd til private barnehager (når ny forskrift foreligger) Andre aktiviteter - Informasjon fra Rådmann/enhetene Mislighetssaker og anmeldelser rapporteres fortløpende Rapport om innkomne varslingssaker i første møte hvert år. Årlig oppfølging av utvikling av sykefravær innenfor pleie- og omsorgstjenesten. - Virksomhetsbesøk

47 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 30/2014 Eventuelt Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 10