KONTROLLUTVALGET I AURE KOMMUNE

Transkript

1 I AURE KOMMUNE Aure, 22. Oktober 2008 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTE NR.: 5/08 TID: Tirsdag Kl STED: kommunehuset MØTEINNKALLING SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL 32/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. SEPTEMBER /08 REFERAT OG ORIENTERINGER 34/08 ØKONOMIMELDING 2.TERTIAL /08 SLUTTREGNSKAP AURE SØRVISTORG 36/08 SLUTTREGNSKAP NAV-KONTORET 37/08 OPPFØLGINGSLISTE 38/08 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: oskar.boe@kristiansund.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Økonomisjef Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Hans Kiplesund (s) leder sekretær

2 033 32/08 Kontrollutvalget GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE ens innstilling Protokollen fra møtet 18.september 2008 godkjennes. Det vises til protokoll fra møte i Aure kontrollutvalg datert

3 033 33/08 Kontrollutvalget REFERAT OG ORIENTERINGER ens innstilling: Referatsaker: - Skriv fra Distriktsrevisjon Nordmøre IKS: Foranalyse vedr forvaltningsrevisjonsprosjekt. - Skriv fra Distriktsrevisjon Nordmøre IKS: Revisjon byggeregnskap for Solbakken omsorgsboliger. - Skriv fra Distriktsrevisjon Nordmøre IKS: Skriv om interne rutiner for administrasjonen i forbindelse med selskapskontroll. Orienteringssaker: - Til sak 34/08 Økonomimelding 2.tertial 2008 er innkalt rådmann evt stedfortreder for å orientere.

4 210 34/08 Kontrollutvalget ØKONOMIMELDING 2. TERTIAL 2008 ens innstilling Økonomimelding 2.tertial 2008 tas til orientering. I samsvar med økonomireglementet for Aure kommune skal kommunestyret behandle regnskapsrapporter tertialvis. HJEMMEL I tråd med lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 skal kontrollutvalget føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget skal se til at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal videre se til at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jfr koml 77 nr 4 andre punktum. Da kontrollutvalget skal se til at årsregnskapet blir revidert på en betryggende måte, ser en det som naturlig at de periodiske rapportene vedrørende kommunens økonomiske status blir lagt fram til behandling for kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal i denne sammenheng ikke gi noen uttalelse, men kan om utvalget finner det nødvendig, gi administrasjonen en tilbakemelding dersom de periodiske regnskapsrapportene viser avvik mellom budsjett og regnskap av et visst omfang. VURDERING Økonomimeldingen inneholder enhetenes tertialrapporter for 2.tertial, tiltak vedtatt gjennomført i ØP 2008, og status politiske saker. Rådmannen foreslår justeringer i budsjettet på kr 19,8 mill. Økning av utgifter vedrører tilleggsbevilgninger, merforbruk samt tilbakeføring av innsparingstiltak. Videre er det økning i utgifter pga eiendomsskatt til andre kommuner og renteutgifter. Inntektssiden er økt ved fordeling VARF-området, bruk av fond, økt eiendomsskatt og renteinntekter. Det er enkelte ansvarsområder som viser merforbruk pr Det vises i så henseende til enhetenes rapporter.

5 AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling.

6 212 35/08 Kontrollutvalget SLUTTREGNSKAP AURE SØRVISTORG ens forslag til uttalelse Kontrollutvalget viser til distriktsrevisjonens attestasjon datert 17.oktober 2008, og slutter seg til revisjonens kommentarer. Sluttregnskap for Aure Sørvistorg godkjennes, og revisjonens presiseringer i attestasjonen vedrørende budsjettoverskridelse og manglende behandling av sluttregnskapet i plan- og byggekomite, tas til etterretning. Sluttregnskap og revisjonens attestasjon vedrørende Aure sørvissenter er oversendt kontrollutvalget i brev av stilet til Aure kommune. Sluttrapport for prosjektet fra byggekomiteen er ikke vedlagt, men det medfølger kommentar fra sivilarkitekten som følger vedlagt. De samlede bevilgningene til prosjektet er budsjettert til kr Sluttrapporten viser en kostnad på kr ,10. Det er etter at sluttrapporten ble ferdigstillet foretatt korreksjon pga feilføring, slik at endelig totalkostnad er HJEMMEL Det ble i kommunestyret sak PS 39/08 vedtatt instruks for FBK fast byggekomite. Punkt 3.5 omhandler avleggelse av sluttrapport og sluttregnskap. Dette skal oversendes revisor for attestasjon senest 12 måneder etter overtakelse, og til kontrollutvalget for uttalelse før behandling og vedtak fattes i kommunestyret. Tidligere forelå instruks for plan- og byggekomiteen i Aure kommune vedtatt i kommunestyret 1992, hvor punkt 3.8 og punkt 4 omhandler prosjektregnskap. AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling.

7 212 36/08 Kontrollutvalget SLUTTREGNSKAP NAV-KONTORET ens forslag til uttalelse Kontrollutvalget viser til distriktsrevisjonens attestasjon datert 17.oktober 2008, og slutter seg til revisjonens kommentarer. Sluttregnskap for Nav-kontoret godkjennes, og revisjonens presiseringer i attestasjonen vedrørende manglende anbudsutlysning, merforbruk på kr og manglende behandling av sluttregnskapet i plan- og byggekomite, tas til etterretning. Sluttregnskap og revisjonens attestasjon vedrørende Nav-kontoret er oversendt kontrollutvalget i brev av stilet til Aure kommune. Sluttrapport for prosjektet fra byggekomiteen er ikke vedlagt, men det medfølger kommentar fra sivilarkitekten som følger vedlagt. De samlede bevilgningene til prosjektet er budsjettert til kr Sluttrapporten viser en kostnad pr på kr Alle utgifter er ikke medtatt i sluttregnskapet. Det vises til underliggende bilag. HJEMMEL Det ble i kommunestyret sak PS 39/08 vedtatt instruks for FBK fast byggekomite. Punkt 3.5 omhandler avleggelse av sluttrapport og sluttregnskap. Dette skal oversendes revisor for attestasjon senest 12 måneder etter overtakelse, og til kontrollutvalget for uttalelse før behandling og vedtak fattes i kommunestyret. Tidligere forelå instruks for plan- og byggekomiteen i Aure kommune vedtatt i kommunestyret 1992, hvor punkt 3.8 og punkt 4 omhandler prosjektregnskap. AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling.

8 033 37/08 Kontrollutvalget OPPFØLGINGSLISTE ens innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Vedlagt følger ajourført oppfølgingsliste pr I forrige møte ble følgende endringer foretatt i oppfølgingslisten: Disse tas ut av oppfølgingslisten: - Arkiveringsrutiner; servicekontoret - Bygge/ sluttregnskap rutiner (vedtatt i kommunestyret). - Boplikt Ajourføringer: - Solbakken; regnskap er klart for revisjon. - Forvaltningsrevisjonsprosjekt; valg av prosjekt. Ajourføres i henhold til sak 31/08.

9 AURE KOMMUNE SAKSOPPFØLGING (ajour pr ) Saker som er tatt opp: (side 1) Adm./Revisjonssaker: Status: Gjennomført: Utbygging av Solbakken Kontrollutvalget Utgangspunkt i vedtatt kostnadsramme for prosjektet, finansiering, entrepriser og inngåtte avtaler/kontrakter. I tillegg ønskes orientering om hvilke rapporteringsrutiner som er etablert i forbindelse med byggeprosjektet både når det gjelder bygningstekniske og økonomiske forhold : Orientering gitt fra byggeleder, det vises til sak 10/04. Prosjektet følges opp med ny orientering på kontr. utvalgets møte i sept./okt : Orientering gitt, saken følges opp fram til ferdigstillelse : KU forventer at byggeregnskap forelegges KU til behandling innen kort tid :KU ber revisjonen avklare når byggeregnskap kan fremlegges : Kontrollutvalget ber distriktsrevisjonen påse at byggeregnskap framlegges : Kontrollutvalget ber distriktsrevisjonen etterlyse byggeregnskap : Distriktsrevisjonen har fått melding fra byggekomiteen om at regnskap vil bli framlagt i aug./sept : Det sendes skriv til kommunestyret ved ordføreren om at kontrollutvalget, på tross av gjentatte etterlysninger, ikke har fått framlagt byggeregnskap. Dessuten påpekes nødvendigheten av retningslinjer for behandling av byggeregnskap i økonomireglementet : Iflg. kommunalsjef Fossland forventes byggeregnskap i løpet av året : Revisjonen og administrasjonen arbeider med saken for videre framdriftsplan på byggeregnskapet og øvrige byggeregnskaper. Det orienteres i neste møte : Sluttregnskap er oversendt revisjonen, og forventes behandlet i neste møte : Revisjonen fikk ikke

10 ferdig behandlet regnskap og rapport fra byggekomiteen (jfr sak 20/07). I følge byggeleder vil sluttregnskap framlegges i løpet av høsten : Regnskap foreligger ikke, men blir etterlyst av rådmann og revisor : Regnskapet er klart til revisjon. Forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget Valg av prosjekt : Kommunestyret (sak 16/07) ber kontrollutvalget vurdere igangsettelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området kommunalteknikk når det gjelder spørsmålet om å leie maskiner, utstyr og tjenester, kontra å eie og utføre arbeidet selv : Kontrollutvalget ber Distriktsrevisjon Nordmøre IKS gjennomføre foranalyse på prosjektet Kommunalteknikk; leie av maskiner, utstyr og tjenester kontra å eie og utføre arbeidet selv for eventuelle nytteverdi før endelig bestilling av forvaltningsrevisjon vurderes. Jfr sak 31/08

11 033 38/08 Kontrollutvalget EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres her.