KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND KOMMUNE Kristiansund, 18.april 2007 Til medlemmene i kontrollutvalget INNKALLING TIL MØTE MØTE NR.: 4/07 TID: kl. 14:00 NB! MERK TIDEN! STED: Formannskapssalen, Rådhuset SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL PS 25/07 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22. FEBRUAR OG 26. FEBRUAR 2007 PS 26/07 PS 27/07 PS 28/07 PS 29/07 PS 30/07 PS 31/07 REFERAT OG ORIENTERINGER FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. BARNEVERNET I KRISTIANSUND KOMMUNE KVALITET OG RESSURSBRUK FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING GJENNOMGANG AV MØTEBØKER OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Eventuelle forfall meldes på tlf , evt. mob E-post: kjell-tore.wirum@kristiansund.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Økonomisjef Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Georg N Lie (s) leder sekretær

2 KRISTIANSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 25/07 Kontrollutvalget GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22. FEBRUAR OG 26. FEBRUAR 2007 Sekretærens innstilling Protokollene fra møte 22.februar og 26.februar 2007 godkjennes Saksopplysninger Protokollene fra møtene er tidligere utsendt. Protokollene er endret i henhold til de merknader som er fremkommet. Sekretær

3 KRISTIANSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 26/07 Kontrollutvalget REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering Saksopplysninger Referatsaker: RS 04/07 Etiske retningslinjer for nye Kristiansund kommune saksprotokoll, fellesnemnda sak 15/07 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 21/07 OS 22/07 Kommunelovens 80 varsel om generalforsamling, møte i representantskap og tilsvarende organ. Brev fra Kristiansund kommune v /Politisk sekretariat, datert (vedlagt) Samarbeidsavtale om sekretariatsfunksjonen. Revidering. Brev fra Kontrollutvalgssekretariatet, datert (vedlagt) OS 23/07 Somler mer med byggesaker, artikkel hentet fra Bergens Tidende, datert (vedlagt) OS 24/07 Hvor mange lik i lasten?, artikkel hentet fra Tønsbergs Blad, datert (vedlagt) OS 25/07 Shopping til besvær, artikkel hentet fra datert (vedlagt) OS 26/07 Dette er saken, artikkel hentet fra Tønsbergs Blad, datert (vedlagt) OS 27/07 Mangler og svikt, artikkel hentet fra Søvesten, datert (vedlagt) OS 28/07 Sparer titusener på bilkjøp, artikkel hentet fra Bergens Tidende, datert (vedlagt) OS 29/07 Vannrør lekker som en sil, artikkel hentet fra Fredrikstad Blad, datert (vedlagt) OS 30/07 OS 31/07 OS 32/07 OS 33/07 Systematiske lovbrudd i Lillehammer kommune, artikkel hentet fra datert (vedlagt) Slett kunsthåndtering, artikkel hentet fra Fredrikstad Blad, datert (vedlagt) Barnevernet drives uforsvarlig, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert (vedlagt) Regelrett slak av politikerstyrene, artikkel hentet fra Romerikes Blad, datert (vedlagt)

4 Sekretær Viftet med tusenlappene, artikkel hentet fra Romerikes Blad, datert (vedlagt) Kjell Pettersen fikk en Audi av NRV, artikkel hentet fra Varingen, datert (vedlagt)

5 KRISTIANSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 27/07 Kontrollutvalget FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. BARNEVERNET I KRISTIANSUND KOMMUNE KVALITET OG RESSURSBRUK Sekretærens innstilling Bystyret viser til Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernet i Kristiansund kommune kvalitet og ressursbruk, og til revisjonens anbefalinger, og tar disse til etterretning. Bystyret ber administrasjonen om å etterkomme revisjonens anbefalinger, og komme tilbake til bystyret med melding om oppfølging av disse. Saksopplysninger I henhold til Plan for forvaltningsrevisjon for Kristiansund kommune, vedtatt av bystyret i sak 65/05, vedtok kontrollutvalget i Kristiansund kommune i møte sak 03/06 følgende bestilling: Kontrollutvalget ber adm:/sekretariatet utarbeide konkret bestilling for prosjektområde 1, kulepunkt 1 og 2, og prosjektområde 2, kulepunkt 1, med presiseringer som går frem av kontrollutvalgets behandling. HJEMMEL Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr 4 annet punktum: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon er utdypet i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) kapittel 5. De formelle og materielle krav til forvaltningsrevisjonens innhold og krav til revisjonens gjennomføring av forvaltningsrevisjon følger av Forskrift 15.juni 2004 nr 904 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) kapittel 3 og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt.

6 AVSLUTNING Forvaltningsrevisjonsrapporten, datert 16.april 2007, følger vedlagt som eget trykt dokument. Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær

7 KRISTIANSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 28/07 Kontrollutvalget FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING Sekretærens innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: 2. Prosjektet bestilles utført hos Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i møte sak 52/05 Plan for forvaltningsrevisjon og vedtok følgende innstilling: Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag til Plan for forvaltningsrevisjon og tar til etterretning at kontrollutvalget bestiller utførelse av forvaltningsrevisjon innenfor de rammer som blir fastsatt til kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalget får fullmakt til å gjøre nødvendige tilpasninger i planforutsetningene dersom spesielle hensyn skulle tilsi dette. Kommunestyret fattet i sak 65/05 følgende vedtak: Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets forslag til Plan for forvaltningsrevisjon og tar til etterretning at kontrollutvalget bestiller utførelse av forvaltningsrevisjon innenfor de rammer som blir fastsatt til kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalget får fullmakt til å gjøre nødvendige tilpasninger i planforutsetningene dersom spesielle hensyn skulle tilsi dette. Hjørdis Grønviks forslag oversendes til kontrollutvalget. HJEMMEL Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr 4 annet punktum: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av

8 økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon er utdypet i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) kapittel 5. De formelle og materielle krav til forvaltningsrevisjonens innhold og krav til revisjonens gjennomføring av forvaltningsrevisjon følger av Forskrift 15.juni 2004 nr 904 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) kapittel 3 og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt. VURDERING På bakgrunn av den overordnede analysen som ble foretatt i forbindelse med Plan for forvaltningsrevisjon, ble det foreslått 8 områder hvor det kunne være aktuelt å iverksette en forvaltningsrevisjon. Disse var som følger: 1. Sammenslåingen av Kristiansund og Frei kommuner 2. Spesialundervisning tildeling og saksbehandling 3. Barnehagereformen; foreldrebetaling og likeverdig behandling av barnehager i forh. til offentlige tilskudd 4. Atlanterhavsbadet, økonomi- og sikkerhetsrutiner 5. Sosialtjenesten, spesielt innen barnevern og økonomisk sosialhjelp 6. Tildeling av tjenester innen pleie- og omsorg 7. Byggesaksbehandling 8. Eiendomsforvaltning Ut fra disse forslagene ønsket kontrollutvalget at planen for forvaltningsrevisjon skulle prioritere prosjekt innen følgende områder: Barnevern Pleie- og omsorg Eiendomsforvaltning Prosjektområde Barnevern er allerede gjennomført. Kontrollutvalget står da fritt til å kunne foreta ny bestilling ut fra de prosjektområder som fremkom i overordnet analyse. Imidlertid fattet kontrollutvalget i sak 03/06 følgende vedtak: Kontrollutvalget ber adm:/sekretariatet utarbeide konkret bestilling for prosjektområde 1, kulepunkt 1 og 2, og prosjektområde 2, kulepunkt 1, med presiseringer som går frem av kontrollutvalgets behandling. Prosjektområde 1 var som kjent Barnevern mens prosjektområde 2 er Pleie og omsorg. Kontrollutvalget behandlet saken på nytt i sak 11/06 og vedtok følgende: Kontrollutvalget tar til etterretning den korrigerte bestillingen vedr. prosjektområde 2 pleieog omsorg innen forvaltningsrevisjon, men vil avvente bestillingen inntil det er avklart om prosjektet kan komme til utførelse i 2006.

9 AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget uten innstilling Sekretær Vedlegg: 1. Saksprotokoll møte sak 03/06 2. Saksprotokoll møte sak 11/06

10 KRISTIANSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 29/07 Kontrollutvalget GJENNOMGANG AV MØTEBØKER Sekretærens innstilling Saksopplysninger Kontrollutvalget skal gå gjennom tilsendte sakspapirer samt møtebøker fra driftsutvalget, utviklingsutvalget, plan- og bygningsrådet og administrasjonsutvalget. Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere eller stille spørsmål om etter gjennomgangen, kan dette tas opp her. Sekretær

11 KRISTIANSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 30/07 Kontrollutvalget OPPFØLGINGSLISTE Sekretærens innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Saksopplysninger Vedlagt følger ajourført oppfølgingsliste pr Det er ikke lagt opp til orienteringer i dette møtet Dersom det er ytterligere saker som ønskes ført opp i oppfølgingslista kan disse fremmes i møtet. Sekretær

12 KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND KOMMUNE SAKSOPPFØLGING (ajourført pr ) Saker som er tatt opp: Dato: Ansv Status: Gjennomført: Ok 1. Befaring vannverket/høydebassenget (går ut, møtet ) m. orientering 2. Forsøpling av bygatene, jf. tidl. (går ut, møtet ) sak i kontrollutvalget 3. Utredning om revisjonsordningen, sak/bestilling Sekr. Bystyresak PS 05/67 om å ta opp saken senere. Vedtak i andre kommuner? : Adm./sekr. skaffer til veie vedtak i de andre kommunene vedr. saken : Vedak i 6 kommunestyrer referert. Etterlyse øvrige vedtak. 4. Vekta/bruktbua Hagelin (går ut, møtet ) 5. Bestilling av - forvaltn.revisjonsprosjekt - selskapskontroll 6. Byggemelding/vedtak bygges det i samsvar med vedtaket? 7. Oppfølging av politiske vedtak i administrasjonen Sekr. Plan behl. i bystyret : Forv.rev: Adm./ sekr. undersøker med distriktsrevisjonen om når bestillingssaken kan settes på sakslisten i KU. Selsk.kontr: Må avvente bystyrets behandling av rådmannens forslag til retningslinjer : Etterlyse retningslinjer for interesser/eierskap i selskap m.m. (går ut, møtet ) Rev : Rev. Følger rutinemessig opp saken : Notat fra adm. v/ controlleren referert. Revisjonssjef Dyrnes bes møte i KU for å gi en faglig vurdering av temamøtet i bystyret om vedlikeh./på : Sekretær orienterte om status for utredningen i møtet : Behandlet som egen sak i møte Oversendt til bystyret for endelig behandling : Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt foretatt : Orientering om status FR-prosjekt Barnevern gis i neste møte : Orientering om status for FR prosjekt gitt i møtet : Utvalget etterlyser retningslinjer fra administrasjonen : Orientering gis av rådmannen i neste møte : Orientering gitt i møte : Notat fra rådmannen av referert og tatt til etterretning. Utført Utført

13 kostning og VAR-problematikk : Det avholdes ekstramøte i kontrollutvalget i løpet av 2 uker hvor kun denne saken behandles. Distriktsrevisor inviteres for å redegjøre. 8. Folkevalgtes representasjon i (går ut, møtet ) kommunale selskaper 9. Parkeringsnormen (går ut, møtet ). 10. Barnehagereformen Sekr : Foreldrebetaling og likeverdig behandling av barnehager i forhold til offentlige tilskudd. 11. Atlanterhavsbadet (går ut, møtet ) 12. Sosialtjenesten (går ut, møtet ) 13. Orientering om kommunens håndtering av kritiske medieoppslag, evt. kommunens strategi på området. 14. Orientering om oppfølgingen av kommunens personalpolitikk og ansvars-/fullmaktsforholdene på området Sekr. Er det utarbeidet kommunikasjonsplan for kommunen? Sekr : Orientering fra personalsjef og hovedtillitsvalgt berammes til møtet den 26.oktober : Orientering gitt av revisjonssjef Dyrnes. Vedtak overs. rådmannen : Oversendes som egen sak til bystyret : Orientering gis i neste møte : Orientering gitt i møte. Forslag til informasjonsplan fremlegges utvalget til uttalelse rundt årsskiftet 2007/ : Orientering gis i neste møte : Orientering utsettes. Ny dato for orientering fastsettes i samråd mellom sekretariatet og personalsjef : Orientering gitt i møtet. Saken følges opp i et senere møte eventuelt i et fellesmøte med kontrollutvalget i Frei Utført

14 KRISTIANSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: Saksframlegg Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato PS 31/07 Kontrollutvalget EVENTUELT Saksopplysninger Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres her. Sekretær