Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet Møtested: Skiptvet kommune, møterom Ikke avklart Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon , e-post Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Skiptvet, Pål Simensen Leder (sign.) -1-

2 Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 15/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 15/2 Orienteringssak - Budsjett 2015 PS 15/3 PS 15/4 PS 15/5 Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-

3 Saksnr.: 2015/2571 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 19796/2015 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte legges frem for godkjenning -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Skiptvet Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:00 Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Fra til saksnr.: 14/23-14/27 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Pål E. Simensen, leder x Jorunn Lilleng x Torleif Olsen x Gry Bjerketvedt Moen, meldt forfall Kaja Svenneby innkalt Ikke møtt Per Hjalmar Espenes x Antall stemmeberettigede fremmøtte av 5: 4 Møtende fra administrasjonen: Ingen Møtende fra revisjonen: Finn Skofsrud... Pål E. Simensen Jorunn Lilleng Torleif Olsen.. Gry Bjerketvedt Moen Per Hjalmar Espenes Merknader Vikarierende møtesekretærer fra Østfold kontrollutvalgssekretariat (Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen) Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 14/23 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/24 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 PS 14/25 Informasjon fra revisjonen PS 14/26 Møteplan for 1. halvår 2015 PS 14/27 Eventuelt -4-

5 PS 14/23 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Kontrollutvalget bemerket at det i sak 14/22 ble fattet følgende vedtak: Informasjon om IK Brann og Skiptvet 2020, tas til orientering Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes PS 14/24 Budsjett for kontroll og tilsyn 2015 Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Det ble presisert i møtet at budsjettallene fra revisjonen og sekretariatet legges fram uten forbehold. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 ble vedtatt i kommunestyret Kontrollutvalget forutsetter at hele rammen på kr ,- nå er vedtatt. Kontrollutvalget har derfor ikke foretatt noen endringer i kontrollutvalgets eget driftsbudsjett (kurs, konferanser ol) Kontrollutvalget var enige om å presisere budsjettrammen i vedtakets pkt. 1, samt legge til et pkt. 2 om at budsjettet sendes til ordfører og rådmann til orientering og et pkt. 3 som presiserer rett saksbehandling av budsjett for kontroll- og tilsyn. Det er fortsatt lovgivers intensjon at kontrollutvalget skal legge fram et helhetlig budsjettforslag, selv om store deler av budsjettet er fastsatt av representantskapene i IKS-selskapene (jf. IKS-loven 18 om årsbudsjett) -5-

6 Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar til etterretning at budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 er lagt inn i kommunens vedtatte budsjett med kr ,- 2. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 oversendes rådmannen og ordfører til orientering 3. Kontrollutvalget viser for øvrig til kontrollutvalgsforskriften 18 som presiserer rett saksbehandling av budsjett for kontroll- og tilsyn: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. PS 14/25 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Revisjonen informerte om at regnskapsrevisjonen går som planlagt ut året. Det kommer en skriftlig oppsummering til kontrollutvalget på nyåret. Revisjonen informerte videre om utfordringer knyttet til oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om fosterhjem som ble behandlet i kommunestyret , sak 35/13. Revisjonen venter på tilbakemelding fra administrasjonen for å kunne fullføre sitt oppfølgingsoppdrag. Kontrollutvalget var enige om å legge til et pkt. 2 i vedtaket som presiserer at kontrollutvalget forventer at rådmannen bidrar til at kommunestyrets vedtak følges opp. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : 1. Vedlagte brev fra revisjonen til kommunen, samt muntlig informasjon fra revisjonen om regnskapsrevisjonen, tas til orientering 2. Kontrollutvalget forventer at administrasjonen bidrar til at revisjonen får fullført oppdraget med oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 35/13, «Forvaltningsrevisjon våren Barnevern». PS 14/26 Møteplan for 1. halvår

7 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2015: 1. møte: onsdag 11. januar 2015 kl. 09:00 2. møte: onsdag 12. mai 2015 kl. 09:00 3. møte: onsdag 10. juni 2015 kl. 09:00 Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Det ble gjort endringer i forslag til møtedatoer for 1. og 2. møte Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : 1. møte: onsdag 11. februar 2015 kl. 09:00 2. møte: onsdag 13. mai 2015 kl. 09:00 3. møte: onsdag 10. juni 2015 kl. 09:00 PS 14/27 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Det ble bestemt hvem som skal dra på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 4-5 februar Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Jorunn Lilleng og Per Hjalmar Espenes drar på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen 4-5 februar. -7-

8 Saksnr.: 2015/2571 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 19798/2015 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /2 Orienteringssak - Budsjett 2015 Rådmanns redegjørelse tas til orientering Rakkestad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Budsjett 2015 Saksopplysninger I tråd med tidligere praksis inviteres Rådmann til kontrollutvalgets møte for å gi utvalget en orientering om årets budsjett Vurdering Rådmanns redegjørelse tas til orientering -8-

9 Saksnr.: 2015/2570 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 19789/2015 Klassering: 515/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /3 Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Skiptvet: Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune, vedtas Rakkestad, Vedlegg Årsmelding 2014 for kontrollutvalget i Skiptvet kommune - ettersendes Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I samsvar med tidligere praksis, og i henhold til forskrift om kontrollutvalg, avgir kontrollutvalget sin årsmelding for 2014 Vurdering Årsmeldingen er ment å gi et riktig bilde av den aktivitet som har funnet sted i sekretariatet har laget et utkast på bakgrunn av kontrollutvalgets protokoller. Det er rom for at utvalget kan komme med egne innspill/ord til årsmeldingen om ønskelig. -9-

10 Saksnr.: 2015/2571 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 19797/2015 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /4 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Vedlegg Fremdriftsplan for forvaltningsrevisjon 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig informasjon, denne gangen ligger det med en oversikt over forvaltningsrevisjonens planlagte fremdrift i de 11 eierkommunene. Sekretariatet anbefaler utvalget å ta informasjonen til orientering. -10-

11 -11-

12 Saksnr.: 2015/2571 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 19793/2015 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /5 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling Rakkestad,