INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Postboks 54, 8138 Inndyr / Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 14. juni 2011 kl Møtested: Møterom Bolga, rådhuset, Ørnes SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 22/11 Godkjenning av protokoll fra møte 14. april /11 Redegjørelse fra administrasjonen: Henvendelse til kontrollutvalget om ulike byggesaker på Halsa 24/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Overdragelse av kommunal eiendom gnr 27 bnr 64 25/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Internkontroll pleie og omsorg 26/11 Redegjørelse fra barnevernet vedr overholdelse av frister 27/11 Ny møtedato for kontrollutvalget 28/11 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 29/11 Eventuelt Eventuelle forfall bes meldt leder eller sekretariat ( ) Glomfjord, 6. juni 2011 Greta Solfall(s) Leder kontrollutvalget Kopi sendes: Ordfører, rådmann, Salten kommunerevisjon IKS, varamedlemmer i kontrollutvalget til orientering (varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling).

2 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 22/11 Godkjenning av protokoll fra møte 14. april 2011 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 14. april 2011 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 14. april 2011 godkjennes.

3 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 23/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Henvendelse til kontrollutvalget om ulike byggesaker på Halsa E-post mottatt 24. mai 2011 fra ukjent avsender: vedr ulike byggesaker på Halsa Sekretariatet har mottatt en anonymisert e-post fra kontrollutvalgets leder, der innholdet gjelder spørsmål tilknyttet ulike byggesaker på Halsa. I samråd med utvalgets leder er saken satt på dagsorden i kontrollutvalget. E-posten er lagt ved saken, og i denne nevnes eksempler på en del saker der det ut fra en beskrivelse av hendelser bl.a stilles spørsmål ved kontrollen ved byggesaker. Det nevnes også at det for ett av byggeprosjektene har vært rettet en del henvendelser til kommunen om å komme på befaring. Til kontrollutvalgets møte 14. er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, bedt om å møte i kontrollutvalget klokken for å redegjøre så langt som mulig om administrasjonens vurdering av de spørsmål som er tatt opp i brevet. Saken legges frem uten forslag til vedtak.

4 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 24/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Overdragelse av kommunal eiendom gnr 27 bnr 64 Driftsutvalgets sak 21/08 Gnr 27/64 overdragelse av fast eiendom Halsa båtforening Driftsutvalgets sak 06/09 Gnr 27/64 overdragelse av fast eiendom Halsa båtforening Plan- og utviklingsutvalgets sak 6/11 Gnr 27/64 Halsa båtforening kjøp av grunn, Halsa Boligbygg as leie av grunn Plan- og utviklingsutvalgets sak 15/11 Gnr 27/64 Halsa båtforening kjøp av grunn, Halsa Boligbygg as leie av grunn Meløy kommune brev datert Svar gnr 27/64 Opplysninger vedrørende saker om overdragelse av eiendom, vedlagt utsnitt av delegasjonsreglement. Saken er satt på dagsorden etter avtale med kontrollutvalgets leder. Forhold ved overdragelse eller utleie av kommunens eiendom gnr 27 bnr 64 på Halsa har vært behandlet i kommunale organer ved en rekke anledninger, se vedlegg. I driftsutvalgets sak 21/08 ble det vedtatt å innvilge søknad fra Halsa båtforening om kjøp av grunn. I saksfremlegget til driftsutvalgets sak 06/09 fremkommer det at det har oppstått usikkerhet og uenighet om hvor stort areal foreningen skulle få kjøpe. Det foreslås at for å komme ut av den uryddige situasjonen i forbindelse med salget, så oppheves driftsutvalgets vedtak i sak 21/08. Driftsutvalget sluttet seg til dette. Plan- og utviklingsutvalget fikk i sak 6/11 fremlagt revidert søknad fra båtforeningen på kjøp av hele gnr 27 bnr 64, samt søknad fra Halsa Boligbygg as på leie av del av gnr 27 bnr 64.

5 Utvalget innvilget ikke foreningens søknad om kjøp av hele eiendommen, men tilbød salg at de kunne kjøpe deler av eiendommen. Halsa boligbygg ble tilbudt leie av deler av arealet. I plan- og utviklingsutvalgets sak 15/11 behandles så en klage fra Halsa båtforening på vedtaket i sak 6/11. I vedtak i klagesaken fremkommer at klagen er fremsatt innenfor vedtatt frist, og at utvalget finner at klagen tas til følge fordi det har kommet inn nye momenter i saken. I forbindelse med at saken nå legges frem for kontrollutvalget er det forsøkt innhentet informasjon fra båtforeningen, som i sin klage på vedtaket i plan- og utviklingsutvalget sak 6/11 hevder at foreningen leier 27/64 av Meløy kommune. Henvendelse til båtforeningen om å få kopi av avtale eller andre dokumenter som kan belyse dette avtaleforholdet, er ubesvart. Sekretariatet har videre bedt rådmannen om en skriftlig redegjørelse rådmannen om bakgrunnen for at det ble gitt klageadgang i denne saken, f.eks om det finnes et kommunalt regelverk som tilsier klageadgang i slike saker, eller om det var særlige holdepunkter ved denne konkrete saken som tilsa at salg og utleie av kommunale arealer skulle anses som utøvelse av offentlig myndighet. Dette spørsmålet er besvart i brev fra Meløy kommune datert I svaret fremkommer det følgende: Bakgrunnen for at det er gitt klageadgang i sak 06/11 er at dette er et enkeltvedtak og kan påklages iflg forvaltningslovens 28.Vedlegger kopi av delegasjonsreglement pkt 2.7 klagerett og klagebehandling. I tilknytning til saken er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, bedt om å møte i kontrollutvalget klokken for å redegjøre for utvalget om saksbehandlingen i disse sakene. Vurdering: Spørsmålet om hvorfor det ble gitt klageadgang i saken er tatt opp fordi rådighet over offentlig eiendom vanligvis faller utenom området for offentlig myndighetsutøvelse slik det er definert i forvaltningslovens 2. Saken legges frem uten forslag til vedtak.

6 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 25/11 Redegjørelse fra administrasjonen: Internkontroll pleie og omsorg Salten kommunerevisjon IKS 10. januar 2008: Forvaltningsrevisjon internkontroll pleie og omsorg. Kontrollutvalget har tidligere besluttet å sette på dagsorden sak med oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak om forvaltningsrevisjonsrapport innen internkontroll pleie og omsorg. Jfr forskrift om kontrollutvalg 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forvaltningsrevisjonsrapport om Internkontroll i pleie og omsorg ble behandlet av kommunestyret sak 84/08, 25. september Utvalget fikk en redegjørelse fra administrasjonen i møte 25. januar 2011, men etter ønske fra utvalget er saken satt på dagsorden i junimøtet. På denne bakgrunn er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, bedt om møte i kontrollutvalget kl for å redegjøre om status for oppfølgning av saken. Saken legges frem uten forslag til vedtak

7 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 27/11 Ny møtedato for kontrollutvalget Saken er satt på dagsorden etter avtale med kontrollutvalgets leder. Kontrollutvalgets vedtatte møteplan går frem til siste møte 14. juni Fordi det er kommunevalg i september 2011, og at det deretter må antas å ville ta noe tid før nytt kontrollutvalg er valgt og i drift, så kan det gå forholdsvis lang tid før neste kontrollutvalgsmøte. Det kan derfor være spørsmål om ikke det gjeldende utvalget skal ha et avsluttende møte i august eller september. Kontrollutvalget gjennomfører sitt siste møte i valgperioden den

8 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 28/11 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Meløy kommune 18. april 2011, brev: Svar sakspapirer fra formannskapets behandling Salten kommunerevisjon IKS 16. mai 2011: Innkalling til representantskapsmøte Kontrollutvalget gis orienteringer fra revisjon og sekretariat om status når det gjelder arbeidet med kontroll og tilsyn. Innkallinger til generalforsamlinger og representantskap i heleide kommunale selskaper skal sendes kontrollutvalget, jfr. kommunelovens 80.

9 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 29/11 Eventuelt

10 S SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE Vår dato: jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 26/11 Redegjørelse fra barnevernet vedr overholdelse av frister Brev til rådmannen 25. mars 2011: Noen ytterligere spørsmål vedr kommunens barnevern som det bes redegjort for. Meløy kommune 14. april 2011, brev: Svar fra barneverntjenesten Kontrollutvalget fikk i sitt møte 22. mars 2011, sak 10/11, en redegjørelse fra administrasjonen om overholdelse av frister i barnevernet. Utvalget fattet følgende vedtak: 1. Redegjørelsen fra administrasjonen tas til etterretning. 2. Kontrollutvalget registrerer at det for tiden er høyt sykefravær blant barnevernets ansatte, og dette går ut over saksbehandlingen. Videre opplyses det at det for tiden er mange akuttsaker, og at dette er ressurskrevende. Det rapporteres at det fortsatt er slik at overholdelse av barnevernslovens frister ikke ivaretas. Men det er opplyst at behov for tilsynsførere i kommunen nå er dekket opp. 3. Fylkesmannen har tildelt Meløy kommune er en hel øremerket stilling innen barnevern, og dette må antas å kunne bedre situasjonen. 4. Kontrollutvalget vil foreta ytterligere undersøkelser i saken, og kommer tilbake til saken i løpet av året. 5. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret til orientering. Som en oppfølgning av punkt 4 har sekretariatet sendt brev til kommunen med følgende spørsmål som det ble bedt gjort nærmere rede for om:

11 sett i forhold til tilsvarende tid på året i 2010, har det da vært en økning eller en nedgang i antall saker der frister for saksbehandling er overskredet? Hvor stor endring har det eventuelt vært? hvilken effekt har barnevernets økte antall stillingshjemler (jfr kommunestyrets sak 50/09) hatt for utviklingen i antall saker med fristoverskridelser? i hvilken grad er det vurdert og gjennomført bruk av vikarer ved sykdom i barnevernstjenesten, for å øke kapasiteten og redusere antall fristoverskridelser? av barnevernets månedsrapport for februar 2011, fremgår at det er 11 barn som skal ha oppfølgningsbesøk i fosterhjem minst 4 ganger per år. 0 barn skal ha minst 2 slike besøk per år. Er det vurdert å fatte vedtak for noen av de nevnte 11 barna slik at antall pålagte besøk kan reduseres til 2 per år? Svar fra kommunens barnevernstjeneste foreligger nå, og er lagt ved saken. Det er bl.a vist til at det har vært en nedgang i antall oversittelser, men at det ikke har vært full effekt av bemanningsøkningen fordi tjenesten har hatt 2 langtidssykemeldinger. Vurdering: Saken legges frem for utvalget til drøfting og vurdering. Redegjørelse fra administrasjonen i brev datert vedrørende barneverntjenesten tas til orientering.