INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Postboks 54, 8138 Inndyr / Medlemmer i Meløy kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Onsdag 28. mars 2012 kl Møtested: Møterom Bolga, 2. etg, rådhuset, Ørnes SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 06/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 10. januar /12 Redegjørelse fra administrasjonen: Status for kommunens arbeid med sykefravær 08/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Status for kommunens arbeid med samhandlingsreformen 09/12 Oppfølgning forvaltningsrevisjon: Internkontroll pleie og omsorg 10/12 Overordnet analyse Meløy kommune grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon 11/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 12/12 Eventuelt Eventuelle forfall bes meldt leder eller sekretariat ( ) Ørnes, 21. mars 2012 Sture Bang (s) Leder kontrollutvalget Kopi sendes: Ordfører, rådmann, Salten kommunerevisjon IKS, varamedlemmer i kontrollutvalget til orientering (varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling).

2 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 06/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 10. januar 2012 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10. januar 2012 Protokoll fra forrige møte legges frem for godkjenning av kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 10. januar 2012 godkjennes. Inndyr 21. mars 2012

3 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 07/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Status for kommunens arbeid med sykefravær Ingen I sitt møte 10. januar 2012 besluttet kontrollutvalget å sette på dagsorden en sak om status for kommunens sykefravær. I forbindelse med dette har sekretariatet kalt inn rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger om å møte i kontrollutvalget klokken Dette for å redegjøre for utvalget om status for kommunens sykefravær, herunder oppfølgning av sykemeldte og kommunens arbeid for å redusere sykefraværet. Sykefravær var ett av de prioriterte områdene for forvaltningsrevisjon i perioden Utvalget vedtok å utsette gjennomføringen av prosjektet fordi kommunen hadde startet et eget prosjekt om sykefravær. Temaet sykefravær ble deretter fulgt opp av ved at utvalget i september 2009 fikk en redegjørelse fra administrasjonen om oppfølgning av sykemeldte. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Inndyr 21. mars 2012

4 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 08/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Status for kommunens arbeid med samhandlingsreformen Ingen I sitt møte 10. januar 2012 besluttet kontrollutvalget å sette på dagsorden en sak om status for kommunens arbeid med samhandlingsreformen. Samhandlingsreformen er en reform av helse- og sosialtjenestene i Norge som første gang ble presentert gjennom Stortingsmelding nr. 47 ( ). Bakgrunnen for reformen var bl.a følgende: Flere eldre og flere med kroniske og sammensatte sykdomstilstander Fragmenterte og lite koordinerte helsetjenester Behov for økt innsats på forebygging Målene for reformen er bl.a Økt livskvalitet Redusert behov for helsetjenester Dempet vekst i bruk av sykehustjenester Mer helhetlige og koordinerte tjenester Bl.a gjennom en rekke lovendringer er det klart at kommunene får en del nye oppgaver: Medfinansiering av spesialisthelsetjenestene 1. januar 2012 Utvidet finansieringsansvar for utskrivningsklare pasienter 1. januar 2012 Tilbud om døgnopphold for helse- og omsorgstjenester ved behov for øyeblikkelig hjelp Kommunene bygger opp tilbud gradvis ,

5 pålagt fra 2016 Lovpålagte avtaler om samarbeid med sykehus Delvis innen og i sin helhet innen Presisert ansvar for fastlegene 2012 Høringsfrist 22. mars Kommunene skal bidra til forskning 1. januar 2012 Større ansvar for forebyggende helsetjenester 1. januar 2012 Diverse lokale tjenester og tiltak Gradvis mot 2016 Reformen gir kommunene fra 1.januar 2012 ansvaret for å sørge for sine innbyggeres behov for helsetjenester, uavhengig av om tjenestene skal leveres av kommunal omsorgstjeneste eller av statlige sykehus. Tanken bak reformen er at dette ansvaret skal gi kommunene et motiv til å satse på forebyggende helsevern, og dermed spare kostnader ved sykehusinnleggelse. Ved å samordne ansvaret for helsetjenester, sosialomsorg og eldreomsorg i kommunene, er det et mål for reformen å oppnå effektivitet og en helhetlig tenkning der tjenester til innbyggerne settes inn på et tidligst mulig tidspunkt. Også forebyggende helsevern er sentralt i denne sammenheng.. I forbindelse med Samhandlingsreformen ble Statens overføringer til kommunene økt noe, og kommunene ble oppfordret til å forberede seg på reformen. For å belyse hvor kommunen står i forhold til reformen, er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, bedt om å møte i kontrollutvalget klokken for å redegjøre for utvalget om dette. Konkret er det bedt om at det redegjøres om kommunens erfaringer så langt med reformen, herunder om endringene som følger av reformen er innenfor budsjettrammen om samarbeid mellom kommune og helseforetak utvikling i utskrivningsklare pasienter siden reformen ble innført I tillegg er det bedt om en kort redegjørelse om hvilke endringer som eventuelt er gjennomført i kommunens forebyggende arbeid. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak

6 Inndyr 21. mars 2012

7 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 09/12 Oppfølgning forvaltningsrevisjon: Internkontroll pleie og omsorg Salten kommunerevisjon IKS 10. januar 2008: Forvaltningsrevisjon internkontroll pleie og omsorg. Jfr forskrift om kontrollutvalg 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forvaltningsrevisjonsrapport om Internkontroll i pleie og omsorg ble behandlet av kommunestyret sak 84/08, 25. september Kommunestyret fattet følgende vedtak i saken: 1. Rapport fra Salten kommunerevisjon IKS: Forvaltningsrevisjonsprosjektet Internkontroll pleie og omsorg i Meløy kommune, tas til etterretning. 2. Rapporten har avdekket betydelige svakheter ved internkontroll i kommunens pleieog omsorgstjenester. Kommunestyret ber rådmannen merke seg de områder hvor revisjonen påpeker svakheter, og sette i verk nødvendige tiltak for å bringe internkontrollsystemet i samsvar med lov og forskrift. 3. Rådmannens bes innen utgangen av 2008 rapportere til kommunestyret om gjennomførte tiltak og forbedringer ved internkontrollsystem for pleie og omsorg. Utvalget har senere hatt oppfølgning av dette vedtaket, senest i møte 23. august Administrasjonen redegjorde for saken, og utvalget fattet følgende vedtak: Redegjørelsen fra administrasjonen tas til etterretning. Overordnede styringsdokumenter for helse, miljø og sikkerhet rapporteres er ferdig utarbeidet. Programvare for felles elektronisk HMS-system er innkjøpt, men det opplyses at innføringen måtte utsettes i påvente av serverinnkjøp. Systemet forventes innført om

8 ca 6 måneder. Videre opplyses at det er inngått avtale med Polarsirkelen HMS for oppfølgning av HMS-arbeid på enhetene innen pleie og omsorg. Det opplyses videre at gjennomføring av medarbeidersamtaler er forbedret. Videre er det opplyst at sykefraværet innen pleie og omsorg er 12,5 %, at dette er over landsgjennomsnittet, og over kommunens målsetting som er satt til 9 %. Kontrollutvalget ber revisor gjennomføre stikkprøver i begynnelsen av 2012 og rapportere om administrasjonens oppfølgning av de funn og avvik som ble pekt på i forvaltningsrevisjons-rapporten. Videre ber kontrollutvalget om ny redegjørelse fra administrasjonen våren Revisor rapporterer tilbake at de så langt ikke har fått anledning til å gjennomføre de nevnte stikkprøvene, men at dette vil bli gjort innen kort tid. Som en oppfølgning av utvalgets vedtak om ny redegjørelse om saken, er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, bedt om å møte i kontrollutvalget kl for å redegjøre om status for oppfølgning av saken. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget har fått en redegjørelse fra administrasjonen om oppfølgning av kommunestyrets vedtak sak 84/08, 25. september 2008: Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll i pleie og omsorg. Kontrollutvalget registrerer følgende: Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret. Inndyr 21. mars 2012

9 l SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE Vår dato: jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 10/12 Overordnet analyse Meløy kommune grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon - Overordnet analyse 2012 Meløy kommune, ettersendes eventuelt legges frem i møtet. Kontrollutvalget har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen jfr kommuneloven 77: systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon (forskrift kontrollutvalg 10). Planen vedtas av kommunestyret, og skal baseres på overordnet analyse. Overordnet analyse utarbeides i et samarbeid mellom Salten kommunerevisjon IKS og Salten kontrollutvalgsservice. Analysen innebærer en metodisk risiko- og vesentlighetsvurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Vedlagt saken er overordnet analyse utarbeidet av Salten kommunerevisjon IKS i samarbeid med Salten kontrollutvalgservice. Analysen bygger på innhentet dokumentasjon om kommunen, men det er også gjennomført intervjuer med personer i administrasjonen. Vurdering: Lovverket gir lite føringer om hva en overordnet analyse er, eller hvordan den skal gjennomføres, bortsett fra at den skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger for å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon i ulike sektorer og virksomheter. Man kan dermed si at det legges opp til en risikodrevet utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter.

10 Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har utarbeidet en veileder for gjennomføring av overordnet analyse. Arbeidet med overordnet analyse har i store trekk fulgt de anbefalinger som er gitt i denne veilederen. Med basis i analysen skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon med prioriteringer av prosjekter. Analysen bygger på et faglig skjønn fra revisor og sekretariat, men kontrollutvalget kan og bør gjøre andre vurderinger av risiko og vesentlighet, eller ha egne innspill. Det er et prinsipp i norsk forvaltning at kontroll og tilsyn i kommunal sektor skal være folkevalgt kontroll og tilsyn. For å legge til rette for kontrollutvalgets medvirkning og prioritering, legges det i denne omgang opp til et en gjennomgang av analysen og diskusjon for å få frem utvalgets synspunkter i forhold til risiko. I senere møte legges det frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Inndyr 21. mars 2012

11 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 11/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Salten kommunerevisjon 2. mars 2012: Engasjementsbrev Meløy kommune. Kontrollutvalget gis orienteringer fra revisjon og sekretariat om status når det gjelder arbeidet med kontroll og tilsyn. Inndyr 21. mars 2012

12 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 12/12 Eventuelt Inndyr 21. mars 2012