PROTOKOLL BODØ KONTROLLUTVALG

Transkript

1 SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE Vår dato: jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / PROTOKOLL BODØ KONTROLLUTVALG Møtedato: Torsdag 27. mai 2010 kl Møtested: Møterom, 3. Etasje, postbygget Saksnr.: 21/10 25/10 Til stede: Øystein Wik, leder Rolf Naurstad, nestleder Odd Emil Ingebrigtsen Forfall: Varamedlemmer: Ingen Øvrige: Kommunerevisor Arne Willy Hillestad, Salten kommunerevisjon IKS Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt, Salten kommunerevisjon IKS Sekretariatsleder Lars Hansen, Salten kontrollutvalgservice Godkjenning av innkalling sakliste Innkalling og sakliste til møtet ble godkjent. Odd Emil Ingebrigtsen tok opp spørsmålet om egen habilitet i forbindelse med sak 22/10, grunnet sitt engasjement i forhold til Kjerringøy havn. Utvalget fant ham habil. Merknader: Det fremkom ikke merknader. SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 21/10 Godkjenning av protokoll fra møte 23. april /10 Forvaltningsrevisjonsrapport: Saksbehandling reguleringsplan og reguleringsendring 23/10 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget 24/10 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 25/10 Eventuelt

2 21/10 Godkjenning av protokoll fra møte 23. april 2010 Innstilling til vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. april 2010 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. april 2010 godkjennes. Kontrollutvalget besluttet å behandle sak 23/10 før sak 22/10. Ved møtets innledning ble følgende forhold tatt opp: Odd Emil Ingebrigtsen tok opp spørsmålet om egen habilitet i forbindelse med sak 22/10, grunnet sitt engasjement i forhold til Kjerringøy havn. Utvalget fant ham habil. 22/10 Forvaltningsrevisjonsrapport: Saksbehandling reguleringsplan og reguleringsendring Innstilling til vedtak (innstilling til bystyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling reguleringsplan og reguleringsendring er forelagt bystyret i Bodø og tas til etterretning. 2. Bystyret vil trekke frem og påpeke følgende forhold for videre oppfølgning fra administrasjonen: o Forslag fra Øystein Wik: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling reguleringsplan og reguleringsendring er forelagt bystyret i Bodø og tas til etterretning. 2. Bystyret registrerer at det i hovedsak fremstår som at de nye rutiner som er innført for saksbehandling har ført til forbedringer. Samtidig er enkelte av de forhold som fremkommer av vesentlig karakter. Her vises særskilt til omskrivning av høringsuttalelser fra Nordland fylkeskommune i reguleringsplan Østre skolepark. Bystyret ber rådmannen orientere formannskapet om tiltak som er iverksatt på bakgrunn av dette. 3. Bystyret finner at funn i forvaltningsrevisjonsrapporten når det gjelder enkelte saker som ligger noe tilbake i tid er såpass alvorlige at det er grunnlag for ytterligere undersøkelser. Bystyret vil komme tilbake til denne saken i forbindelse med byplankontorets gjennomgang av hytteutbygginger i strandsonen. 4. Bystyret ber planutvalget foreta en vurdering av administrasjonens delegerte myndighet i forhold til mindre vesentlige reguleringsendringer. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt.

3 Vedtak (innstilling til bystyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Saksbehandling reguleringsplan og reguleringsendring er forelagt bystyret i Bodø og tas til etterretning. 2. Bystyret registrerer at det i hovedsak fremstår som at de nye rutiner som er innført for saksbehandling har ført til forbedringer. Samtidig er enkelte av de forhold som fremkommer av vesentlig karakter. Her vises særskilt til omskrivning av høringsuttalelser fra Nordland fylkeskommune i reguleringsplan Østre skolepark. Bystyret ber rådmannen orientere formannskapet om tiltak som er iverksatt på bakgrunn av dette. 3. Bystyret finner at funn i forvaltningsrevisjonsrapporten når det gjelder enkelte saker som ligger noe tilbake i tid er såpass alvorlige at det er grunnlag for ytterligere undersøkelser. Bystyret vil komme tilbake til denne saken i forbindelse med byplankontorets gjennomgang av hytteutbygginger i strandsonen. 4. Bystyret ber planutvalget foreta en vurdering av administrasjonens delegerte myndighet i forhold til mindre vesentlige reguleringsendringer. 23/10 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget Innstilling til vedtak: 2. Kontrollutvalget slutter seg til retningslinjer for åpne møter i kontrollutvalget slik de fremkommer i saksfremlegget. Omforent forslag: 2. Kontrollutvalget vedtar følgende retningslinjer Saker utredes på ordinært vis, herunder at dokumenter merkes unntatt offentlighet hvor dette er aktuelt. Tillegg: Saker som i seg selv har et innhold som er underlagt lovbestemt taushetsplikt merkes med dette, og den aktuelle saken går for lukkede dører. Dersom den/de opplysningene angår samtykker i at møtet holdes for åpne dører, så bemerkes dette i saksfremlegget. Ved innkallinger av rådmannen til kontrollutvalget gjøres det oppmerksom på at kontrollutvalgets møter går for åpne dører, men at det gjøres unntak for konkrete saker hvor lovbestemt taushetsplikt tilsier lukkede dører. Dersom hele eller deler av redegjørelse til kontrollutvalget fra rådmann eller revisor inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, bes dette så langt mulig på forhånd tatt opp med utvalgets leder eller sekretær. I kontrollutvalgets møte: Ved innledning av den enkelte sak der det kan fremkomme opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, tar kontrollutvalgets leder opp spørsmål om det vil bli fremlagt opplysninger som tilsier lukket møte (personvern, private interesser, offentlige interesser eller personalsaker) Dersom det er tvil om opplysninger er underlagt lovbestemt taushetsplikt, drøftes spørsmålet om lukking bak lukkede dører. I kontrollutvalgets møte: Utvalgets leder ser til at dørene lukkes for den del av møtet der det gis opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, og at dørene åpnes når nevnte opplysninger er gitt til utvalget.

4 I kontrollutvalgets møte: For det tilfelle at tilhørere er til stede, ser utvalgets leder til at møtet gjennomføres på formelt vis, og med informasjon om hvilken funksjon som er tillagt møtedeltagerne. 3. Endringen iverksettes umiddelbart. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 2. Kontrollutvalget vedtar følgende retningslinjer Saker utredes på ordinært vis, herunder at dokumenter merkes unntatt offentlighet hvor dette er aktuelt. Tillegg: Saker som i seg selv har et innhold som er underlagt lovbestemt taushetsplikt merkes med dette, og den aktuelle saken går for lukkede dører. Dersom den/de opplysningene angår samtykker i at møtet holdes for åpne dører, så bemerkes dette i saksfremlegget. Ved innkallinger av rådmannen til kontrollutvalget gjøres det oppmerksom på at kontrollutvalgets møter går for åpne dører, men at det gjøres unntak for konkrete saker hvor lovbestemt taushetsplikt tilsier lukkede dører. Dersom hele eller deler av redegjørelse til kontrollutvalget fra rådmann eller revisor inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, bes dette så langt mulig på forhånd tatt opp med utvalgets leder eller sekretær. I kontrollutvalgets møte: Ved innledning av den enkelte sak der det kan fremkomme opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, tar kontrollutvalgets leder opp spørsmål om det vil bli fremlagt opplysninger som tilsier lukket møte (personvern, private interesser, offentlige interesser eller personalsaker) Dersom det er tvil om opplysninger er underlagt lovbestemt taushetsplikt, drøftes spørsmålet om lukking bak lukkede dører. I kontrollutvalgets møte: Utvalgets leder ser til at dørene lukkes for den del av møtet der det gis opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt, og at dørene åpnes når nevnte opplysninger er gitt til utvalget. I kontrollutvalgets møte: For det tilfelle at tilhørere er til stede, ser utvalgets leder til at møtet gjennomføres på formelt vis, og med informasjon om hvilken funksjon som er tillagt møtedeltagerne. 3. Endringen iverksettes umiddelbart. 24/10 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Revisor orienterte: Regnskapsrevisjon: Revisor er i gang med planleggingen av det nye revisjonsåret. Det er nylig lyst ut stilling som regnskapsrevisor, bl.a ut fra en vurdering om fremtidig kommunerevisor. Forvaltningsrevisjon: To prosjekter er nylig ferdigstilt forholdsvis nylig. For tiden er ingen nye prosjekter igangsatt. Sekretariatet orienterte: Det ble vist til de vedlagte dokumentene

5 Kontrollutvalget ber om en status for og redegjørelse om kommunens barnevern i neste møte. Utvalgets leder orienterte om styremøte i Salten kontrollutvalgservice, og representantskapet i Salten kommunerevisjon IKS. 25/10 Eventuelt Det fremkom ikke ytterligere saker til behandling. Bodø den 27. mai 2010 Lars Hansen Sekretær for kontrollutvalget Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer Bodø kommune v/ ordfører og rådmann, Salten kommunerevisjon IKS