Møteprotokoll Kontrollutvalget Spydeberg

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Spydeberg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 17:05 Møtested: Spydeberg kommune, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 14/21 14/25 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Turid Fluge Svenneby, Leder, meldt forfall Ole Kraggerud er innkalt og har meldt forfall. Andreas Myr, meldt forfall Tove Evensen Gunnar Harstad Ole Harald Bråten Møtet ble formelt åpnet med å velge en til å lede møtet. Ole H. Bråten ble enstemmig valgt. Antall stemmeberettigede fremmøtte 3 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann og Odd Strand, Ordfører Møtende fra revisjonen: Anita Rønningen og Sven-Harald Klavestad... Turid Fluge Svenneby Andreas Myr Tove Evensen Leder. Gunnar Harstad. Ole Harald Bråten Merknader Kontrollutvalget Spydebergs møte Sakliste U.off. PS 14/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/22 PS 14/23 PS 14/24 PS 14/25 Trykkavløps-prosjektet, Lyseren Plan for forvaltningsrevisjon Informasjon fra revisjonen Eventuelt

2 PS 14/21 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/22 Trykkavløps-prosjektet, Lyseren Rådmannens redegjørelse i saken tas til orientering Kontrollutvalget Spydebergs behandling : Kontrollutvalgsleder har hatt møte med ordfører og rådmann og refererte fra dette møtet. Utvalget skal få grundige og utfyllende svar på sine spørsmål i et senere møte. Kontrollutvalget Spydebergs vedtak : Saken settes opp på neste møte og rådmann inviteres til møtet. Kontrollutvalget Spydebergs behandling : Utvalgsleder ba utvalget vurdere habiliteten til leder. Utvalget anser leder som habil. Rådmann redegjorde for saken og svarte på de spørsmålene som utvalget har reist.

3 Kontrollutvalget Spydebergs vedtak : 1. Rådmannens redegjørelse i saken tas til etterretning 2. Kontrollutvalget anbefaler at fremtidig rapportering fra rådmann blir gjort skriftlig, i tråd med «Rutiner for kommunale byggeprosjekter - prosjekthåndbok» vedtatt av kommunestyret , til formannskap og kommunestyret. Rådmann redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Hovedpunkter: - Det blir gitt skriftlig rapportering i formannskapet i fht økonomi, fremdrift og risiko, rapportene er tilgjengelige på kommunens nettside. - Milepæler - Økonomi Rådmannens redegjørelse i saken tas til orientering PS 14/23 Plan for forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1 Prosjekt 2 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget. Utvalget drøftet saken.

4 Ang spesialundervisning, ønskes følgende tilleggs punkt - har kommunen internrutiner som fanger opp de som har behov for spesialundervisning? 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1: «Spesialundervisning» Prosjekt 2: «Internkontroll» 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget. PS 14/24 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Revisjonen ga følgende informasjon: - Forvaltningsrevisor Anita Rønningen er gift med nyansatt kirkeverge i Spydeberg. Utvalget ba om og får fremlagt en skriftlig habilitetsvurdering på neste møte. - Forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2014 er godt i gang, forventes ferdig i løpet av november. - Regnskapsrevisjon Informasjonen fra revisjonen tas til orientering PS 14/25 Eventuelt Saken legges frem uten innstilling

5 - Neste møte må flyttes da sekretariatet må på kurs. Det sendes ut en mail med forslag til ny dato.