PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON NORD-FRON KOMMUNE

Transkript

1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON NORD-FRON KOMMUNE Behandlet av Kontrollutvalget Plandokumentet er ført i pennen av Innlandet Revisjon IKS v/kristian Lein

2 1. Om plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonen er et viktig verktøy for kommunestyret for å føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon er hjemlet i kommunelovens 77: Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Ifølge forskrift om kontrollutvalg 10 skal kontrollutvalget..minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Som det går fram av kommuneloven er definisjonen av hva som kan være gjenstand for forvaltningsrevisjon temmelig vid. Ressurser avsatt til forvaltningsrevisjon er samtidig begrensede og det er derfor nødvendig å velge ut noen få temaer. Valg av temaer skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, der en ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering skal forsøke å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon ( 10 Forskrift om kontrollutvalg). 2. Formålet med forvaltningsrevisjon Hensikten med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, settes fokus på økonomi og måloppnåelse. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større krav til kvalitet, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markedet skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget bl.a. til: o å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger o å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for 2

3 - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift Statlig tilsyn med kommunesektoren er omtalt i kommuneloven kap. 10A, og det er også gjennom Meld. St. 12 ( ) oppfordret til samordning av tilsyn, også i forhold til kommunens egenkontroll. Kontrollutvalget vil bidra til samordning mellom statlig tilsyn og kommunens egenkontroll. 3. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon Etter at kommunestyret har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget sørge for å bestille forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vedtar problemstillinger, prosjektplan og ressurser, og om det i så fall skal gjennomføres foranalyse. Bestillingen sendes Innlandet Revisjon IKS. I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Rapport og resultater fra det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt legges fortløpende fram for kommunestyret. 4. Arbeidet med planen for Nord-Fron kommune Arbeidet med planen for Nord-Fron kommune er basert på en overordnet analyse som ble lagt fram for kontrollutvalget Denne analysen bygde blant annet på gjennomgang av statistikk (kostra), kommunale dokumenter, bidrag fra administrativ ledelse og kunnskap om kommunesektoren generelt. Ved valg av konkrete temaer har en tatt utgangspunkt i Innlandet Revisjon IKS 3

4 Risiko for manglende måloppnåelse og/eller effektiv drift Vesentlighet, ved at temaet berører en stor del av innbyggerne eller at eventuell svikt har store konsekvenser for enkeltpersoner eller for kommunens økonomi. Nytteverdi ved at prosjektet forventes å kunne bidra til forbedringer og læring i administrasjonen. Aktualitet og interesse i kommunen og evt på landsbasis. Gjennomførbarhet innenfor de rammene kontrollutvalget har til rådighet. 4

5 Plan for forvaltningsrevisjon prioriterte prosjekter. Tabellen nedenfor viser kontrollutvalgets valg av temaer for perioden Kontrollutvalget har prioritert 3 prosjekter som ønskes gjennomført i 2012 og Deretter er det satt opp 5 aktuelle temaer/prosjekter i ikke-prioritert rekkefølge. I forbindelse med kontrollutvalgets vedtak om gjennomføring av det enkelte prosjekt, må problemstillingene gjennomgås og eventuelt spisses eller avgrenses slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor den ressursramme kontrollutvalget avsetter til prosjektet. Tema/ Prosjekt 1 Tidlig innsats for utsatte barn 2 Helse/ forebygging Begrunnelse for temaet Foreløpige problemstillinger Gjennomføring Det er viktig at innsats overfor utsatte barn kommer tidlig nok. Barnevernet er en sentral aktør i den tidlige innsatsen. Kostra-tall viser at andel barn med undersøkelse i Nord- Fron er relativt lav. Samhandlingsreformen skal blant annet bidra til økt livskvalitet i befolkningen og mindre press på helsevesenet. Et av midlene for å oppnå dette er satsing på helsefremmende og forebyggende arbeid. -Skyldes få undersøkelser i barnevernet at terskelen for å melde fra om bekymringer til barnevernet er for høy? - Fungerer samarbeidet mellom barnevernet og de instansene som ser barn godt nok? - Hvordan arbeider kommunen for å møte de nye kravene om forebygging av helseproblemer? - Hvor godt har det helsefremmende arbeidet fungert fram til i dag, jf at Nord-Fron er en FYSAK-kommune. (hva inneholder dette arbeidet, hvordan er det organisert, er arbeidet systematisk, og er ressursene brukt på en god måte) Prosjektet kan startes opp i Viktig å «spisse» prosjektet ettersom både temaområde og antall berørte enheter/etater er stort. Bencmarking mot andre kommuner kan være aktuelt, f.eks andre FYSAK-kommuner. Den nye folkehelseloven (2012) gir kommunene et mer formelt ansvar for førebyggende helsearbeid, og kommunene får plikt til å førebygge sjukdom. Tema/ Begrunnelse for Foreløpige problemstillinger Gjennomføring Prosjekt temaet 3 Mange kommuner - Hvor god standard er det på Det finnes regelverk og Innlandet Revisjon IKS 5

6 Vedlikehold av kommunale bygg Regulerings planer Innkjøp av konsulenttjenester Interkommunalt samarbeid Samhandlingsreformen pleie og omsorg forsømmer sine bygg ved at vedlikeholdet neglisjeres. Kommunens kjøp av konsulenttjenester har økt de siste par årene. Det er viktig med fokus på nytte og kostnader mht bruken av konsulenter. Kommunen har ikke hatt kapasitet til å følge opp alle reguleringsplaner. Nord-Fron har organisert tjenesteyting på flere områder gjennom interkommunale samarbeidsløsninger i Midt-dalsregionen ( 28-samarbeid). Kommunen regner med at samhandlingsreformen vil bety økte utfordringer både for hjemmetjeneste og institusjonsbasert omsorg i årene som kommer. vedlikeholdet i kommunen? - Er drift og organisering av vedlikehold og oppfølging av kommunens bygg effektiv? - Hva er status mht oppfølging av krav mht miljø, Enøk, HMS og annet regelverk? -Hvilket omfang har slike innkjøp, og hvordan har utviklingen vært? - Hvordan følges innkjøpene opp internt, slik at de får maksimal verdi for kommunen? - I hvilken grad er det rasjonelt for kommunen å kjøpe tjenester framfor gå til ansettelser av eget personale? -Har kommunen oversikt over alle reguleringsplaner, og krav som er stilt i dem? -Hvordan følges de opp overfor de av kommunens innbyggere planene angår? Relevante spørsmål å stille kan bl.a være hvordan samarbeidet mot de ulike «samarbeidsetatene» er organisert og følges opp fra kommunens side. Hvilket innsyn og påvirkningsmulighet har kommunen? (jf spesielt på de enhetene som fysisk ligger utenfor kommunen). -I et FR-prosjekt vil det kunne være aktuelt å se nærmere på hvordan reformen slår ut for kommunen, herunder hensiktsmessigheten av avtaleverk og organisering, internkontroll og oppfølging. - I den grad det blir med interkommunal oppgaveløsning som følge av reformen kan det også være relevant å se på hvordan kommunen følger opp dette samarbeidet. - Det kan også være interessant å se på oppfølging av pasienter som blir skrevet ut fra sykehus. retningslinjer mht miljø, enøk, etc, som kan legger rammer for kommunens arbeid på området. Tilsvarende prosjekt er gjennomført i andre kommuner i regi av Innlandet Revisjon IKS. Disse kan være verdifulle referanser for et prosjekt med dette som tema. Prosjektet antas å kunne gjennomføres innen en ganske beskjeden ressursramme. Bør gjennomføres i samarbeid med de andre kommunenes som er med i samarbeidet. Formelt er det kontrollutvalget i vertskommunen som har myndighet i forhold til vertskommunesamarbeidet i egen kommune. Prosjektet er høyt prioritert, men er ikke tatt med i prioritert liste (1-3) fordi det antas ikke å være aktuelt før mot slutten av perioden. Grunnen er at reformen bør få tid til «å sette seg» før KU følger opp kommunens arbeid på dette området. Oppfølging av sykefravær Viktig for utnyttelse av kommunens ressurser og for tjenesteytingen til innbyggerne. Er det systematikk i arbeidet med å følge opp de sykmeldte? Hvordan arbeider kommunen forebyggende? Holdes opp mot kommunens egne målsetninger. 6