1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

Transkript

1 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT HØYLANDET KOMMUNE

2 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Eksempler på risiki Identifisering av risikoområder Kriterier for valg av prosjekt Risikoområder i Høylandet kommune forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Spesialundervisning Tilpasset opplæring Saksbehandling i sentraladministrasjonen Pleie og omsorg. Ressursbruk. Hjemmetjenester... 5

3 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Vår ambisjon er å levere prosjekter som har nytteverdi for politikerne, administrasjonen og innbyggerne. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon Ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført en overordnet analyse av Høylandet kommunes virksomhet og presenterer på bakgrunn av denne forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Ifølge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden, dvs. endre prioriteringsrekkefølge eller foreslå nye prosjekt. Vi anbefaler at kontrollutvalget blir delegert slik myndighet. I forbindelse med opprettelsen av KomRev Trøndelag IKS ble det utredet hva begrepet minimumsrevisjon skulle omfatte. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjon inkl. forvaltningsrevisjon per kommune per år. For Høylandet kommune er det lagt opp til et estimat på 160 timer til forvaltningsrevisjon per år. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt 2-3 prosjekt i fireårsperioden. Det betyr at man innenfor planperioden ikke nødvendigvis vil gjennomføre alle prosjektene som er foreslått i avsnitt 4 i planen. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i denne rapporten, men omtales i en egen plan for selskapskontroll utarbeidet av KomSek Trøndelag IKS. 3 Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. 2

4 3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikoområder Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekt med høy nytteverdi. For å identifisere risikoområder har vi gått fram på følgende måte: Kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekt/områder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner, samt utvikling over tid. Vesenlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for nærmere revisjon. Sentrale kommunale dokumenter (økonomiplan, budsjett, årsmeldinger, saker til kommunestyret) er gjennomgått. Vi har gjennomført samtale med rådmannen om hvilke utfordringer og mulige risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger også til grunn for våre prosjektanbefalinger. 3.3 Kriterier for valg av prosjekt Følgende kriterier er lagt til grunn for foreslåtte prosjekt: Der det er størst risiko for at kommunen ikke fungerer optimalt i forhold til måloppnåelse, produktivitet, økonomi, regelverk osv. Forhold av stor konsekvens og sannsynlighet (økonomisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig osv.). Tiltak som begrenser risikoen (f.eks. der fylkesmannen har tilsyn eller at kommunen selv har gode interne kontrollrutiner). Ved en konkret utvelgelse av prosjekt har vi vurdert nytteverdien i forhold til forventet ressursbruk ved å gjennomføre prosjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellom flere kommuner vi reviderer, er de foreslått likelydende prosjekt/tema. 3

5 4 Risikoområder i Høylandet kommune forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Vi gir i dette avsnittet en begrunnelse for foreslåtte prosjekt. Det er opp til kontrollutvalget å prioritere rekkefølgen på prosjektene. Vi gjør oppmerksom på at kontrollutvalget og kommunestyret står fritt til velge prosjekt som ikke er listet opp i denne planen. De foreslåtte problemstillingene under hvert tema er forslag til mulige vinklinger av prosjektet. 4.1 Spesialundervisning Tilpasset opplæring Reformen Kunnskapsløftet ble innført i skolen fra høsten Økt fokus på tilpasset opplæring er en viktig del av den nye reformen. Tilpasset opplæring innebærer at alle elever skal få en opplæring som er tilpasset sine forutsetninger, og for noen elever betyr dette særskilt tilrettelagt opplæring i form av spesialundervisning. I en rapport fra felles nasjonalt tilsyn på opplæringsloven fra 2007 utført i regi av Utdanningsdirektoratet, kom det fram at nærmere 90 % av kommunene har et eller flere avvik. Avvikene gjaldt opplæringslovens bestemmelser om tilpasset opplæring og spesialundervisning. Foreløpige Kostra-tall for 2007 viser at 1,9 prosent av elevene i grunnskolen på Høylandet får spesialundervisning. Dette er vesentlig lavere enn landsgjennomsnittet som er på 6,3 prosent. Dette tyder på ulik praksis i mellom kommuner om når spesialundervisning skal benyttes. Revisjonen foreslår at det gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt om tilpasset opplæring og spesialundervisning i skolen. Aktuelle problemstillinger kan være: o Hvilke utfordringer står skolene i Høylandet overfor når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? o Har Høylandet kommune tilfredsstillende ruiner og praksis i forhold til vurdering, vedtak og oppfølging av spesialundervisning? 4.2 Saksbehandling i sentraladministrasjonen. Kvalitet på journalføring og arkiv er et viktig utgangspunkt for å sikre gode rutiner rundt saksbehandlingen. Formelle krav stilt i bl.a. forvaltningslov, offentlighetslov og den enkelte særlov skal følges. I kommunens måldokument for kommunal drift i 2008 er det satt fokus på bl.a. restanser, post og arkiv samt kvalitet på saksbehandling. Tema for aktuelle prosjekter kan være: o Rutiner rundt føring av offentlig postjournal og utlegging på hjemmeside, fullstendighet i journalføringen, kommunens arkiv 4

6 o Saksbehandling i sentraladministrasjonen, bruk (og utnyttelse) av Kontor 2000, dokumentoversikter, restanselister o Gjennomgang av vedtak for bl.a. vurdering opp mot særlov og forvaltningslov 4.3 Pleie og omsorg. Ressursbruk. Hjemmetjenester Pleie- og omsorgstjenester Beboere på institusjon eller mottakere av kjernetjenester pr innb. 80 år og over Korrigerte brutto driftsutgifter pr. mottaker av kommunale pleie og omsorgstjenester Høylandet Snåsa Grong Gj.snitt komm.gr 05 Gj.snitt N-T Gj.snitt landet u/ Oslo Tabellen overfor viser beboere på institusjon og mottakere av hjemmetjenester av innbyggere over 80 år (søyle måles opp mot venstre akse). Vi ser at dekningsgraden av pleie- og omsorgstjenester til de over 80 år er høyere enn gjennomsnittet for Nord-Trøndelag og landet utenom Oslo. Linjen, som måles opp mot høyre akse, viser at korrigerte brutto driftutgifter per mottaker av pleie- og omsorgstjenester er på nivå med gjennomsnittet for Nord- Trøndelag, men lavere enn gjennomsnittet for kommunegruppe 5 (sammenlikningsgruppe for Høylandet), og landet utenom Oslo. I årsmeldinga for Høylandet kommer det fram at brutto driftsutgifter har gått ned, videre at de fleste målene for 2007 er nådd. Videre går det fram det har gått med tid og resurser til å endre alle turnuser for å få best mulig utnyttelse av personalgruppen. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler organisering og ressursbruk i pleie og omsorg kan være aktuelt. Det kan være hensiktsmessig å ta et slikt prosjekt om et par år for å se erfaringene med de nye turnusene. Aktuelle problemstillinger kan være: o Er det god styring av ressursbruken i pleie og omsorg? o Har pleie og omsorg hensiktsmessig organisering av arbeidsoppgaver som gir gode betingelser for å styre ressursbruken? o Er det tilfredsstillende økonomistyring? 5

7 o Hvordan foregår tildeling av pleie- og omsorgstjenester? Forhold mellom hjemmehjelp/hjemmesykepleie og institusjonsplass. Hvilke kriterier legges til grunn? Følges disse? 6

8 Nr. Prosjekttema Aktuelle problemstillinger/innfallsvinkler Spesialundervisning Tilpasset opplæring Saksbehandling i sentraladministrasjonen. Pleie og omsorg. Ressursbruk. Hjemmetjenester o Hvilke utfordringer står skolene i Høylandet overfor når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? o Har Høylandet kommune tilfredsstillende ruiner og praksis i forhold til vurdering, vedtak og oppfølging av spesialundervisning? o o Rutiner rundt føring av offentlig postjournal og utlegging på hjemmeside, fullstendighet i journalføringen, kommunens arkiv o Saksbehandling i sentraladministrasjonen, bruk (og utnyttelse) av Kontor 2000, dokumentoversikter, restanselister o Gjennomgang av vedtak for bl.a. vurdering opp mot særlov og forvaltningslov o Er det god styring av ressursbruken i pleie og omsorg? o Har pleie og omsorg hensiktsmessig organisering av arbeidsoppgaver som gir gode betingelser for å styre ressursbruken? o Er det tilfredsstillende økonomistyring? o Hvordan foregår tildeling av pleie- og omsorgstjenester? Forhold mellom hjemmehjelp/hjemmesykepleie og institusjonsplass. Hvilke kriterier legges til grunn? Følges disse? o o 7