PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE

Transkript

1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Hvordan den overordnede analysen er gjennomført datainnsamling Vurdering av risiko og vesentlighet Resultater fra overordnet analyse Referanser Forvaltningsrevisjoner i forrige periode Forslag til tema for forvaltningsrevisjon Uprioritert liste Prioritering av forvaltningsrevisjoner

3 1. Innledning Dette dokumentet viser hovedresultatene fra overordnet analyse av Vadsø kommune og danner grunnlag for Plan for forvaltningsrevisjon for Kapittel 5 inneholder forslag til Plan for forvaltningsrevisjon med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget skal gjøre en prioritering av prosjekter før saken legges frem for behandling i kommunestyret. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter inneholder flere prosjekter enn hva som er realistisk å få gjennomført i løpet av 4 årsperioden. Basert på erfaringstall fra tidligere år, blir det lagt frem om lag ett prosjekt i året. 1.1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommuners og fylkeskommuners forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir igangsatt for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer. 1.2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon I følge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 skal det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. I følge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjøre endringer i planen i løpet av planperioden. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor fylkeskommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i dette dokumentet, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 1.3 Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet stor risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke nærmere. Eksempler på risiko kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at lovpålagte krav ikke blir oppfylt Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko for at kommunens eierinteresser ikke forvaltes på en god måte (denne type risiko kan også gi grunnlag til forslag om selskapskontroller) 3

4 1.4 Hvordan den overordnede analysen er gjennomført datainnsamling Den overordnede analysen er gjennomført av Finnmark kommunerevisjon IKS etter bestilling fra kontrollutvalget. Revisor har lagt vekt på å sikre en bred involvering i innhenting av informasjon for å gjennomføre en overordnet analyse. Offentlige kilder som tilsynsrapporter fra fylkesmannen, oppslag fra media, kommunens hjemmeside og KOSTRA har vært benyttet for å kartlegge og identifisere risiko. I kontrollutvalgsmøte 15. november 2012 ble dokumentet «Overordnet analyse» fremlagt som diskusjonsgrunnlag, hvor revisor presenterer sine resultater fra analysearbeidet. På bakgrunn av dette dokumentet gir kontrollutvalgsmedlemmene sin vurdering av hva de mener er mest relevante prosjekter denne planperioden. 1.5 Vurdering av risiko og vesentlighet Data som er samlet inn blir systematisk vurdert i forhold til risiko. Risikovurdering er sammensatt av både vurdering av konsekvens dersom risikofaktoren inntreffer og sannsynligheten for at den inntreffer. I vurderingen av risiko må det tas hensyn til eventuelle risikoreduserende tiltak, som eksempelvis kommunen selv har satt i verk, for å redusere avvik. For å kunne prioritere mellom områder i kommunen hvor det identifiseres risiko for avvik, må kontrollutvalget vurdere hvilke områder som er vesentlige. Vesentlighet, det vil si hva som har størst (negativ) betydning, kan vurderes ut fra ulike perspektiver, eksempelvis: Brukerperspektiv Politisk perspektiv Samfunnsperspektiv Økonomiske perspektiv Medarbeidernes perspektiv Omdømmeperspektiv Miljømessig perspektiv I følge Kontrollutvalgsboken, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet i 2011, vil vesentlighet innenfor regnskapsrevisjon være knyttet til konkrete beløpsstørrelser, mens vurdering av vesentlighet innen forvaltningsrevisjon i mindre grad kan fastsettes etter objektive kriterier. Ofte vil vurdering av vesentlighet være skjønnsmessig, hvor man må veie ulike forhold opp mot hverandre. Revisor har i forbindelse med analysearbeidet diskutert risiko og vesentlighet med kontrollutvalget. Videre er det kontrollutvalget som gjør den endelige prioritering av prosjekter som bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i , før saken legges frem for kommunestyret. 4

5 2. Resultater fra overordnet analyse I risikovurderingen av kommunen har revisor funnet det mest hensiktsmessig å dele inn områdene i rådmannsenheten, kultur, utdanning og oppvekst (KUO), samhandlingsreformen, Helse-pleie- rehabilitering- omsorg (HRO), teknisk drift. I risikobeskrivelsen er hvert emne knyttet til hver sin bokstav, og hvert område starter på A. Revisor vurderer også hvilke type risiko hvert emne er knyttet opp mot. Disse bokstavene blir så satt inn i et risikokart, der risiko (sannsynlighet for at en hendelse skal inntreffe) og vesentlighet (konsekvensen hvis hendelsen inntreffer) blir vurdert i en skala fra svært lav til svært høy. I risikobeskrivelsen har revisor tatt utgangspunkt i sin kjennskap til kommunen, kommunens hjemmeside, tilgjengelig informasjon gjennom tilsyn fra fylkesmannen og sammenligning av KOSTRA tall ( ) med kommunene Hammerfest og Sør-Varanger kommune. Dette gjelder for alle områdene som er vurdert. Kontrollutvalget behandlet overordnet analyse i sitt møte 15. november 2012 sak 29/12. Etter en grundig gjennomgang av revisors risiko og vesentlighetsvurdering ble det vedtatt at følgende områder prioriteres i Plan for forvaltningsrevisjon: Rådmannsenheten o Oppgaver/ myndighet ved opprettelse av politiske utvalg o Anskaffelser o IKT-enheten o Investeringsutgifter o Rente og avdragsutgifter Kultur, utdanning og oppvekst o Spesialundervisning Samhandlingsreformen o Etablering av lokale tjenester og tilbud om øyeblikkelig hjelp Helse-pleie- rehabilitering- omsorg (HRO) o Pleie og omsorg kompetanse o Pleie og omsorg- andel legemeldt sykefravær o Ressurskrevende brukere o Barnevern utdanning og andel barn med barnevernstiltak Som nevnt ovenfor inneholder listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter flere prosjekter enn det er realistisk å få gjennomført i løpet av 4 årsperioden. Kontrollutvalget må foreta en prioritering av prosjekter før planen legges frem for kommunestyret 3. Referanser I den overordnete analysen er det tatt i bruk forskjellige kilder. Offentlige kilder som tilsynsrapporter fra fylkesmannen, oppslag fra media, kommunens hjemmeside og ikke minst KOSTRA som er et verktøy for å gi sammenliknbare tall, hvis man ønsker å måle seg mot noen. Bruk av KOSTRA har vært gjennomgående for de fleste områdene. 5

6 4. Forvaltningsrevisjoner i forrige periode 2008 Forvaltningsrevisjonsrapporten Ressursinnsats i pleie og omsorgstjenesten En sammenlignende undersøkelse 2008 Revisjonsrapporten Saksbehandlerpraksis og enkeltvedtak Vadsø kommune 2009 ØFAS ANS Lønnsomhet, økonomistyring og rapportering 2009 Selskapskontroll Øst-Finnmark avfallsselskap ANS 2010 Revisjonsrapporten Barneverns-tjenesten 2010 Revisjonsrapporter Øst-Finnmark avfallsselskap ANS, utvidet selskapskontroll, offentlige anskaffelser og undersøkelser rundt oppkjøp av AMT 2011 Forvaltningsrevisjonsrapporten Sosialtjenesten i Vadsø kommune 2011 Forvaltningsrevisjon Brannvern 2012 Det er ikke gjennomført forvaltningsrevisjon i 2012 Det har i 2008 og 2012 vært gjennomført overordnet analyse som danner grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon i valgperiodene. 6

7 5. Forslag til tema for forvaltningsrevisjon Uprioritert liste. SENTRAL STYRING, RÅDMANNSENHETEN Prosjekt tema Aktuelle problemstillinger/ innfallsvinkler Oppgaver/ Har kommunen rutiner å forholde seg til når det gjelder oppfølging og myndighet ved registrering av politiske vedtak? opprettelse av Har kommunen rutiner for rapportering til politiske utvalg når det politiske utvalg gjelder oppfølging av politiske vedtak? Blir vedtak fulgt opp innenfor gitte tidsfrister? Er det utarbeidet rutiner for rapportering til politiske utvalg ved behov for budsjettjusteringer? Kommunens rutiner på: Anskaffelser IKT-enheten Investerings utgifter Rente- og avdrags utgifter Anskaffelsesprosessen; følges lover og regler i alle faser i prosessen? Kommunens rammeavtaler; inngåelse og bruk av avtalene. Behandling av sensitiv informasjon i forbindelse med samhandlingsreformen. Mye gammelt utstyr som krever vedlikehold. Økonomisk styring Økonomisk styring KULTUR, UTDANNING OG OPPVEKST Prosjekt tema Aktuelle problemstillinger/ innfallsvinkler Spesialundervisning Tilbyr kommunen spesialundervisning i henhold til lovverket og statlige føringer? Herunder om kommunen har et tilfredsstillende system for å avdekke behov, saksbehandle og følge opp innvilget spesialundervisning. SAMHANDLINGSREFORMEN Prosjekt tema Aktuelle problemstillinger/ innfallsvinkler Etablering av lokale Aktuelt som prosjekt i siste del av valgperioden. tjenester og tilbud om øyeblikkelig hjelp HELSE- PLEIE- REHABILITERING- OMSORG (HRO) 7

8 Prosjekt tema Pleie og omsorg andel legemeldt sykefravær Ressurskrevende brukere Barnevern Aktuelle problemstillinger/ innfallsvinkler Hvordan jobber kommunen med sykefravær? Er det satt inn tiltak for å få ned sykefraværet? Er regler og planer integrert i daglig drift? Helsedirektoratet har utarbeidet kriterier for å søke om delvis refusjon av direkte lønnsutgifter til særlig ressurskrevende helse- og sosialtjenester i kommunen. Revisjonskravet skal ha vært forelagt revisor for kontroll før kravet sendes helsedirektoratet. (Rundskriv IS-4/2012) Det må ligge et enkeltvedtak i grunn for å kunne søke om delvis refusjon for disse utgiftene. Har kommunen gode rutiner for å registrere lønnsutgiftene til disse brukerne? Og følges rutinene? Kommunens saksbehandling og oppfølging av vedtak. Har vært gjennomført revisjon/ tilsyn av Fkrev IKS i 2010 og av Fylkesmannen i Finnmark i Oppfølging av tidligere revisjon og tilsyn kan være en innfallsvinkel. 6. Prioritering av forvaltningsrevisjoner Etter en helhetlig vurdering har kontrollutvalget valgt å foreslå følgende prioritering av prosjekter for Vadsø kommune for : År Prosjekt 2013 Anskaffelser 2014 Samhandlingsreformen 2015 Vadsø vann og avløp KF 2016 Spesialundervisning 8