1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

Transkript

1 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NAMSOS KOMMUNE

2 Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Eksempler på risiki Identifisering av risikoområder Kriterier for valg av prosjekt Risikoområder i Namsos kommune forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Etiske retningslinjer Namsos kommune som arbeidsgiver Spesialundervisning Evaluering av prosjektet Heldagsskole Sørenget skole Økonomistyring innen fagområdet helse og sosial nivåmodellen... 8

3 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Vår ambisjon er å levere forvaltningsrevisjonsprosjekt som har nytteverdi for politikerne, administrasjonen og innbyggerne. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon Ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført en overordnet analyse av Namsos kommunes virksomhet og presenterer på bakgrunn av denne forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Ifølge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Vi anbefaler at kontrollutvalget blir delegert slik myndighet. I forbindelse med opprettelsen av KomRev Trøndelag IKS ble begrepet minimumsrevisjon utredet. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjon, inkl. forvaltningsrevisjon, per kommune per år. For Namsos kommunes vedkommende er det lagt opp til et estimat på 500 timer til forvaltningsrevisjon per år. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt 1 prosjekt i året. Det betyr at man innenfor planperioden ikke nødvendigvis vil gjennomføre alle prosjektene som er foreslått i avsnitt 4 i planen. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i denne rapporten, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 3 Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen må ta utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. 3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok 2

4 Risiko for at kommunen på et område ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikoområder Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekt med høy nytteverdi. For å identifisere risikoområder har vi gått fram på følgende måte: Kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekt/områder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner, samt utvikling over tid. Vesenlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for nærmere revisjon. Sentrale kommunale dokumenter (økonomiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapporter, saker til kommunestyret) er gjennomgått. Vi har gjennomført samtale med rådmannen om hvilke utfordringer og mulige risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger til grunn for våre vurderinger om hvilke prosjekt som bør gjennomføres fremover. 3.3 Kriterier for valg av prosjekt Følgende kriterier er lagt til grunn for valg og prioritering av prosjekt: Der det er størst risiko for at kommunen ikke fungerer optimalt i forhold til måloppnåelse, produktivitet, økonomi, regelverk osv. Forhold av stor konsekvens og sannsynlighet (økonomisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig osv.). Tiltak som begrenser risikoen (f. eks der fylkesmannen har tilsyn eller at kommunen selv har gode interne kontrollrutiner). Ved en konkret utvelgelse av prosjekt har vi også vurdert nytteverdien i forhold til forventet ressursbruk ved å gjennomføre prosjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellom flere kommuner vi reviderer, er de foreslått likelydende prosjekt/tema. 3

5 4 Risikoområder i Namsos kommune forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Vi gir i dette avsnittet en utfyllende begrunnelse for foreslåtte prosjekt. Det er opp til kontrollutvalget å prioritere rekkefølgen på prosjektene. Vi gjør også oppmerksom på at kontrollutvalget og kommunestyret står fritt til velge prosjekt som ikke er listet opp i denne planen. 4.1 Etiske retningslinjer I de etiske retningslinjene for Namsos kommune heter det at målet med disse generelle etiske retningslinjene er at de skal bygge opp under en positiv kultur hvor alle ansatte i Namsos kommune er seg dette bevisst og praktiserer det i sitt daglige arbeid. For å nå en slik målsetting og for å sikre etterlevelse er det en kritisk suksessfaktor at regelverket er kjent og innarbeidet likt i alle enheter og hos alle ansatte i kommunen. Aktuelle problemstillinger kan være: Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte? Blir retningslinjene etterlevd? Hvordan er de etiske retningslinjene i Namsos kommune fulgt opp og anvendt? Hvilke tiltak er satt i verk for å gjøre retningslinjene kjent? Er det etablert kontrollrutiner som sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Det vil kunne være aktuelt å benytte elektroniske spørreskjema som datainnsamlingsmetode. 4.2 Namsos kommune som arbeidsgiver Rådmannen påpeker i dokumentet Handlingsprogram med økonomiplan Budsjett 2008 at sykefraværet i Namsos kommune er for høyt. KOSTRA-tall viser at innenfor fagområdet helse og sosial har andel sykefraværet av totalt antall årsverk økt fra 12,2 i 2006 til 13,5 i Andel fravær i brukerrettede tjenester har i samme tidsperiode økt fra 11,9 til 14. En sammenligning med kommuner i samme kommunegruppe er vist i figur 1. Namsos kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv), og dette forplikter kommunen på områder som oppfølging av sykmeldte og arbeidsmiljø. Det arbeides med å få på plass et sykefraværsprosjekt i samarbeid med sentrale myndigheter. Aktuelle innfallsvinkler for et prosjekt innenfor dette temaet vil kunne være: Sykefravær og IA (inkluderende arbeidsliv) Hvordan praktiseres seniorpolitikk i Namsos kommune? Hvordan implementeres tiltak for å redusere sykefraværet? 4

6 andel fravær av totalt antall årsverk Namsos 1721 Verdal 1729 Inderøy 1751 Nærøy AKUO Gj.snitt landet utenom Oslo KA17 Gj.snitt Nord-Trøndelag KG11 Gj.snitt kommunegruppe 11 Figur Spesialundervisning Namsos kommune har et uttalt mål om å gi helhetlige og gode oppvekstvilkår for barn og unge med særskilte oppfølgingsbehov. Samtidig viser utviklingen at behovet for tilrettelagt opplæring øker. Antall timer brukt til spesialundervisning i prosent av antall lærertimer totalt er svakt synkende i Namsos (se figur 2). Namsos ligger under gjennomsnittet både for fylket og for kommunegruppe 11. Samtidig viser figur 3 at det prosentvise antall barn som får spesialundervisning er økende. Likevel er det slik at Namsos ligger klart under både gjennomsnitt i Nord-Trøndelag og gjennomsnitt i sin kommunegruppe. (Kilde: KOSTRA) Mulige innfallsvinkler for et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne være: Hvordan praktiseres tilpasset opplæring og spesialundervisning i skolen? Hvilke utfordringer står skolene overfor når det gjelder individuelt tilrettelagt undervisning? Viktige forutsetninger er: Kommunikasjon og samhandling Økonomiske ressurser Fagkompetanse Rutiner 5

7 25 timer spes.undervsining av totalt antall lærertimer Namsos 1721 Verdal 1729 Inderøy 1751 Nærøy AKUO Gj.snitt landet utenom Oslo KA17 Gj.snitt Nord-Trøndelag KG11 Gj.snitt kommunegruppe 11 Figur 2 antall barn som får spes.undervisning. Prosent 10 9,5 8,5 9 7,5 8 6,5 7 5,5 6 4,5 5 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0, Namsos 1721 Verdal 1729 Inderøy 1751 Nærøy AKUO Gj.snitt landet utenom Oslo KA17 Gj.snitt Nord-Trøndelag KG11 Gj.snitt kommunegruppe 11 Figur 3 6

8 4.4 Evaluering av prosjektet Heldagsskole Sørenget skole Namsos kommune vedtok 7/12-06 i sak 89/06 å legge til rette for og motivere skoler som ønsker å satse på forsøk knyttet til heldagsskole (SFO), fysisk aktivitet og skolemat. Prosjektet Heldagsskole Sørenget skole ble satt i gang som en følge av dette. Prosjektet skulle Mulige innfallsvinker for et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne være: I hvor stor grad har kommunen nådd målsettingene for prosjektet med heldagsskole? o Er ressursbruken i samsvar med måloppnåelsen? Brukertilfredshet med prosjektet Erfaringer og utfordringer med heldagsskole o Kritiske suksessfaktorer for å lykkes 4.5 Økonomistyring innen fagområdet helse og sosial Namsos kommune har store utfordringer innenfor helse og sosialtjenesten. Målsettingen for 2007 med å oppnå balanse mellom økonomiske rammer og fagområdets aktivitetsnivå er ikke nådd, og i 2007 var det negative resultatavviket 8,3 millioner for hele fagområdet. Kommunen har betydelige utfordringer med å endre aktivitet/tjenesteutforming i et omfang som svarer til det aktuelle merforbruket. I tillegg opplever Namsos kommune er endring i behovene hos tjenestemottakerne, der endringen går i retning av økt behov i gruppen særlig ressurskrevende tjenester og større andel brukere i sentrum av kommunen. Det er stor politisk interesse omkring dette temaet. Aktuelle innfallsvinkler for et prosjekt vil kunne være: Hvilke konsekvenser har endringer i etterspørsel for kommunens tjenestetilbud? o Hvilke tiltak er gjort for å møte endringer i etterspørselen? Hvilke kriterier ligger til grunn for tildeling av tjenester og hvordan praktiseres tildeling av tjenester? Ressursbruk og økonomistyring Tiltak rettet mot kostnadskontroll o hvordan implementeres dette i organisasjonen? o Hvilke tiltak settes inn? o På hvilket tidspunkt iverksettes tiltak? Rapporteringsrutiner 7

9 4.6 2-nivåmodellen Namsos kommune er organisert etter 2-nivåmodellen. Dette har medført økt selvstendighet i de enkelte resultatenheter og lengre avstand mellom sentral ledelse og lokal ledelse i enhetene. Effektiv ressursbruk og informasjon er sentrale utfordringer i en slik organisasjonsmodell. Mulige innfallsvinkler i et slikt prosjekt vil kunne være: På hvilken måte utnyttes de tildelte rammene av den enkelte enhet? I hvor stor grad utveksles erfaringer på tvers av enhetene innenfor et fagområde? Sammenligning av to enheters ressursbruk Informasjonsflyten mellom sentral ledelse og de enkelte enheter Fagområde oppvekst vil kunne være godt egnet til en slik undersøkelse fordi det her er mulig å identifisere mange likhetstrekk ved enhetene. 8

10 Nr. Prosjektnavn Aktuelle problemstillinger Etiske retningslinjer Namsos kommune som arbeidsgiver Spesialundervisning Evaluering av prosjektet Heldagsskole Sørenget skole Økonomistyring innen fagområdet helse og sosial Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte? Blir retningslinjene etterlevd? Hvordan er de etiske retningslinjene i Namsos kommune fulgt opp og anvendt? Hvilke tiltak er satt i verk for å gjøre retningslinjene kjent? Er det etablert kontrollrutiner som sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Sykefravær og IA (inkluderende arbeidsliv) Hvordan praktiseres seniorpolitikk i Namsos kommune? Hvordan implementeres tiltak for å redusere sykefraværet? Hvordan praktiseres tilpasset opplæring og spesialundervisning i skolen? Hvilke utfordringer står skolene overfor når det gjelder individuelt tilrettelagt undervisning? Viktige forutsetninger er: Kommunikasjon og samhandling Økonomiske ressurser Fagkompetanse Rutiner I hvor stor grad har kommunen nådd målsettingene for prosjektet med heldagsskole? o Er ressursbruken i samsvar med måloppnåelsen? Brukertilfredshet med prosjektet Erfaringer og utfordringer med heldagsskole o Kritiske suksessfaktorer for å lykkes Hvilke konsekvenser har endringer i etterspørsel for kommunens tjenestetilbud? o Hvilke tiltak er gjort for å møte endringer i etterspørselen? Hvilke kriterier ligger til grunn for tildeling av tjenester og hvordan praktiseres tildeling av tjenester? 9

11 Ressursbruk og økonomistyring Tiltak rettet mot kostnadskontroll o hvordan implementeres dette i organisasjonen? o Hvilke tiltak settes inn? o På hvilket tidspunkt iverksettes tiltak? Rapporteringsrutiner 2-nivåmodellen På hvilken måte utnyttes de tildelte rammene av den enkelte enhet? I hvor stor grad utveksles erfaringer på tvers av enhetene innenfor et fagområde? Sammenligning av to enheters ressursbruk Informasjonsflyten mellom sentral ledelse og de enkelte enheter 10