PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - BAMBLE KOMMUNE -

Transkript

1 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - BAMBLE KOMMUNE

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Omfang av forvaltningsrevisjon i Bamble kommunen Forvaltningsrevisjon i Bamble kommune i perioden Ønske om prosjekt Forvaltningsrevisjon prosjekt Skole IT-system for helse Byggesaksbehandling Bamble kommune som arbeidsgiver Samhandlingsreformen Kommunikasjon og åpenhet Kommunale botilbud Tilsyn med byggesaker... 5 Planen er laget av: Telemark kommunerevisjon IKS Utarbeidet av Gerd Smedsrud Mikelborg Ferdigstilt januar 2012 i

3 1 Innledning Forskrift for kontrollutvalg krever at kontrollutvalget minst en gang i løpet av valgperioden skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen kan utarbeides for et kortere tidsintervall, eller den kan rulleres innenfor valgperioden. Planen vedtas av kommunestyret, men det kan delegeres til kontrollutvalget å gjøre endringer i planperioden. Forskrift om revisjon 7 definerer forvaltningsrevisjon slik: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressursene til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forslag om forvaltningsrevisjon er utarbeidet på bakgrunn av risikovurderinger gjort i Overordna analyse. Eventuell forvaltningsrevisjon i interkommunale selskap (IKS) og kommunalt heleide aksjeselskap omfattes av plan for selskapskontroll. 2 Omfang av forvaltningsrevisjon i Bamble kommunen Bamble kommune har en ramme på ca åtte prosjekt i valgperioden , litt avhengig av hvor omfattende prosjekt kontrollutvalget velger å gjennomføre. Hvis samarbeidskommunene ønsker å gjennomføre et eller flere fellesprosjekt, må disse veies mot de foreslåtte selvstendige prosjektene, jf. ovenfor. Et eller flere fellesprosjekt kan føre til at et selvstendig prosjekt må reduseres i omfang eller gå ut. FORSLAG SIDE 2

4 3 Forvaltningsrevisjon i Bamble kommune i perioden I perioden har Telemark kommunerevisjon IKS gjennomført følgende forvaltningsrevisjoner i Bamble kommune: Sosialtjenesten i Bamble Økonomistyring innen helse og omsorg Kostnad og kvalitet på tjenester ved Bamble sykehjem Barnevernet i Bamble 4 Ønske om prosjekt Rådmann og ordfører foreslår forvaltningsrevisjon på disse områdene i uprioritert rekkefølge: Kommunikasjon mellom kommunen og innbyggerne o Hvordan møter Bamble kommune innbyggerne? Evaluering av innføringen av nytt IT-system innenfor helse o Realisering av gevinst Heltid deltid. Kommunen som samfunnsutvikler o Er tjenestene tilpasset demografiske behov o Næringsutvikling o Bostedsutvikling o Tettstedsutvikling Boligsosial handlingsplan o Prosessen med å lage planen; eller o Iverksettelsen av planen Krogshavn omsorgssenter hensiktsmessig sammensetning av brukergrupper? Areal- og byggesak Effektivisering hvordan spare 20 mill? Skole fleksibel bruk av lærerkompetanse på tvers av skolene Grenlandssamarbeidet FORSLAG SIDE 3

5 5 Forvaltningsrevisjon prosjekt Forslagene om forvaltningsrevisjon er satt opp i anbefalt gjennomføringstidspunkt. 5.1 Skole Overordnet analyse viser at det er risiko for at kvaliteten i skolen generelt ikke er tilfredsstillende. Det er også risiko for at barn med spesielle behov ikke får god nok hjelp. Dette er to store områder, og vi anbefaler at kontrollutvalget avgrenser en forvaltningsrevisjon til ett av temaene. En forvaltningsrevisjon av kvalitet i skolen kan vurdere hvordan administrasjonen håndterer rollen som skoleeier. Aktuelle tema kan være tilpasset opplæring, psykososialt miljø og kompetanse. En forvaltningsrevisjon med barn med spesielle behov som tema kan vurdere om ressursene utnyttes i samsvar med krav og vedtak, og om samarbeidet mellom PP-tjenesten og skole er organisert på en god måte. Prosjektet kan også vinkles mot barnehage. Prosjektet kan gjennomføres i IT-system for helse Med bakgrunn i forslag fra ordfører og rådmann, og identifisert risiko foreslår vi forvaltningsrevisjon av innføringen av nytt IT-system for helse. Et prosjekt vil kunne avdekke om det nye systemet gir gevinster i forhold til dokumentasjonskrav og bedre effektivitet. Prosjektet kan gjennomføres i Byggesaksbehandling Med bakgrunn i identifisert risiko knyttet til byggesaksbehandlingen, anbefaler vi forvaltningsrevisjon på området. Prosjektet kan avdekke om planverket er hensiktsmessig, om administrasjonen har tilfredsstillende rutiner og en saksbehandling som er i samsvar med loven. Prosjektet kan også omfatte administrasjonens kommunikasjon med innbyggerne. Prosjektet kan gjennomføres i Bamble kommune som arbeidsgiver Vi foreslår forvaltningsrevisjon av kommunen som arbeidsgiver. Vi har identifisert risiko for at kommunen klarer å oppfylle målsettingen om å redusere uønsket deltid og for at kommunen ikke har tilfredsstillende systemer for å følge opp arbeidsmiljøloven. Prosjektet kan gjennomføres i FORSLAG SIDE 4

6 5.5 Samhandlingsreformen Ut fra generell risiko vil vi anbefale at det blir gjennomført en forvaltningsrevisjon knyttet til samhandlingsreformen. Problemstillingene bør utformes i samarbeid med kontrollutvalget etter at reformen har virket en tid. Det kan også vurderes om et slikt prosjekt bør gjennomføres som fellesprosjekt for de kommunene som samarbeider med Bamble på dette området. Prosjekt kan gjennomføres tidligst i Kommunikasjon og åpenhet Basert på risiko for at kommunen ikke tilfredsstiller kravene til åpenhet i samsvar i offentleglova, anbefaler vi prosjekt med kommunikasjon og åpenhet som tema. Prosjektet kan eventuelt også inneholde en brukerundersøkelse rettet mot innbyggere i kommunen om deres opplevelse av kommunikasjonen med kommunen. Siden kommunen skal innføre nytt saksbehandlerverktøy, bør administrasjonen ha tid til å komme inn i nye rutiner før forvaltningsrevisjonen. Vi foreslår derfor at dette prosjektet gjennomføres i Kommunale botilbud Boligsosial handlingsplan skal behandles i begynnelsen av Basert på forslag fra ordfører og rådmann, og identifisert risiko foreslår vi forvaltningsrevisjon av kommunale botilbud. Problemstillinger bør utformes i samarbeid med kontrollutvalget, etter at administrasjonen har arbeidet etter planen en stund. Prosjektet kan gjennomføres i Tilsyn med byggesaker Når oppgaver blir plassert utenfor egen organisasjon, kan noe av eierskapet og innsynet på området forsvinne, både administrativt og politisk. Det kan det i seg selv være en risiko. Overordna analyse indikerer at det er risiko for at kommunens tilsynsansvar etter plan- og bygningsloven ikke blir ivaretatt på en god nok måte. En forvaltningsrevisjon av kommunens tilsynsarbeid bør også omfatte Tilsynskontoret for byggesaker, og bør gjennomføres i samarbeid med Porsgrunn, som er kontorkommune. Prosjektet kan gjennomføres i slutten av perioden. FORSLAG SIDE 5