1. Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Hedmark fylkeskommune :

Transkript

1 Saknr. 12/ Ark.nr. 216 Saksbehandler: Øivind Nyhus Plan for forvaltningsrevisjon Hedmark fylkeskommune Kontrollutvalgets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1. Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Hedmark fylkeskommune : Prioriterte tema for gjennomføring i første del av planperioden: 1. Gjennomføring og frafall i videregående skole i Hedmark fylkeskommune. 2. IKT drift, investeringer og utviklingsprosjekt. 3. Journalføring av e-post. 4. Vedlikehold av fast eiendom. 5. Innkjøp. Øvrige aktuelle tema : - Internasjonalt arbeid. - Tannhelsetjenesten. 2. Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides for hver valgperiode, senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. Planen fremlegges for fylkestinget til behandling. 3. Planen revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til fylkestinget for behandling der.

2 ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Hedmark fylkeskommune Hamar,

3 S A K S U T R E D N I N G: Plan for forvaltningsrevisjon Hedmark fylkeskommune Bakgrunn. 9 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner slår blant annet fast at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapitlet. Videre fremgår det av 10 i samme forskrift at Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Fakta. I forkant av plan for forvaltningsrevisjon er det gjennomført en overordnet analyse for å finne fram til aktuelle tema. I merknadene til 10 i forskrift om kontrollutvalg presiseres det at målet med den overordnede analysen er.å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Det er et omfattende arbeid som ligger bak planen og den overordnede analysen som planen bygger på. Det er innhentet idèer fra mange ulike kilder. Formålet med forvaltningsrevisjon og en kort forklaring på risiko- og vesentlighetsvurderinger er inntatt i planen. Arbeidet med å komme fram til aktuelle temaer har vært en prosess i kontrollutvalget, som tidlig i år kom med innspill til aktuelle tema, og deretter har vært innom vurdering av temaer i flere omganger. Det er forutsatt at medlemmene i kontrollutvalget har de nødvendige kontaktene til å oppfatte hvilke tema som opptar det politiske miljøet og som er aktuelle for forvaltningsrevisjon. Det er også innhentet innspill til tema fra fylkesrådet. Til kontrollutvalgets møte den hadde Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet utarbeidet en overordnet analyse som lå til grunn for utvalgets valg av de temaer som ble tatt inn i utkastet til plan for forvaltningsrevisjon, til behandling i kontrollutvalget den Det er verdt å presisere at temaene inntatt i planen er basert på en overordnet analyse og i stor grad viser signaler og innspill. Før det igangsettes forvaltningsrevisjonsprosjekter vil kontrollutvalget i de fleste tilfeller bestille en foranalyse fra revisjonen, der status omkring temaet blir beskrevet og endelig formål og problemstillinger bestemt. Denne planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon avgrenses i forhold til forvaltningsrevisjon i selskaper; Dette vil inngå i en plan for selskapskontroll, som vil bli behandlet senere.

4 Vurdering. I planen legges til grunn den avsatte tiden til forvaltningsrevisjon på timer årlig som framgår i oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS. Dette innebærer at det kan gjennomføres 4-6 prosjekter pr. år. Ved behandlingen av overordnet analyse på møtet den vedtok kontrollutvalget følgende: «Som et ledd i det videre arbeidet med å lage forslag til plan for forvaltningsrevisjon vil kontrollutvalget prioritere følgende områder/temaer: Gjennomføring og frafall i videregående skole i Hedmark fylkeskommune. IKT drift, investeringer og utviklingsprosjekt. Journalføring av e-post. Vedlikehold av fast eiendom. Innkjøp. Hvilke uprioriterte tema som skal tas inn i plan for forvaltningsrevisjon drøftes sammen med behandlingen av planen på neste møte i kontrollutvalget.» I forslag til plan som legges fram for kontrollutvalget til behandling er det inntatt en kort presentasjon av de prioriterte temaene. Disse er aktuelle for gjennomføring i Øvrige temaene blir nevnt som øvrige tema eller uprioriterte. Dette er temaer som kontrollutvalget ønsker å følge med på og som eventuelt kan erstatte de prioriterte hvis videre prosess viser at det ikke er aktuelt med et prosjekt i denne omgang allikevel. Disse temaene beskrivelses ikke nærmere i denne omgang ettersom det ofte viser seg at slike beskrivelser ofte kan bli mindre aktuelle om 2-3 år. Det er grunn til å nevne at kontrollutvalget løpende vil vurdere om temaer kan følges opp på andre måter enn forvaltningsrevisjon dvs. ved hjelp av enklere kartlegginger, orienteringer fra fylkesrådet/fylkesdirektør, at kontrollutvalget gjennomfører besøk ved enheter i fylkes-kommunen osv. osv. Sekretariatet anbefaler dessuten at kontrollutvalget, i likhet med det som gjaldt for forrige valgperiode, innstiller overfor fylkestinget at en plan basert på en overordnet analyse kun utarbeides en gang i planperioden og at planperioden følger valgperioden. En slik planperiode betinger imidlertid årlige revurderinger/rulleringer av planen. Forutsetninger som lå til grunn for planen nå kan ha endret seg og det kan dessuten oppstå andre mer aktuelle temaer. Det fremgår av 10 i kontrollutvalgsforskriften at fylkestinget kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planen i løpet av planperioden. Erfaringen har også vist at det er behov for hyppige og raske justeringer i forhold til planen. Det bør derfor være hensiktsmessig at utvalget blir gitt myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden og/eller gjennomføre prosjekter innenfor andre mer aktuelle tema enn de som er nevnt i planen og som oppstår i planperioden. Fylkestinget vil uansett til enhver tid ha instruksjonsmyndighet overfor kontrollutvalget hvis det er noe det ønsker utført. Videre vil endringer som eventuelt medfører behov for økning i økonomiske rammer for kontroll-utvalgets virksomhet måtte tas opp med fylkestinget. Kontrollutvalget ønsker å fortsette dagens praksis med at alle forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til behandling i fylkestinget.

5 ... Sett inn saksutredningen over denne linja