ØYER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 ØYER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET 1 SAKNR: 013/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL ØYER KOMMUNE SKAL BEHANDLES / ER BEHANDLET I: UTVALG SAK NR. M.DATO SAKSBEHANDLER KONTROLLUTVALGET 013/ Øivind Nyhus KOMMUNESTYRET Trykt vedlegg: Plan for selskapskontroll i Øyer kommune Utrykt vedlegg: - Notat fra revisjonen «Videreføring av selskapskontroll i Eidsiva Energi AS» av med vedlegg. Til orientering. Sammendrag: Plan for selskapskontroll legges fram for vedtak i kommunestyret, som delegerer til kontrollutvalget å prioritere mellom de aktuelle selskapene, om det skal gjennomføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon og gjøre eventuelle endringer i planperioden. Saksutredning: Bakgrunn: I kommuneloven (KL) 77 nr. 5 framgår det at Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Som det videre går fram av forskrift for kontrollutvalg 13, 2. ledd skal kontrollutvalget lage en plan for selskapskontroll. Denne planen skal legges fram for kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen i Øyer er utsatt i denne perioden ettersom de øvrige kommunene i regionen har deltatt i selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS. I mai 2013 er denne rapporten ferdig og nye planer kan legges.

2 I kommunal og fylkeskommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av virksomheten i fristilte selskap. Denne utviklingen har ført til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten. Dette kan igjen gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret. Selv om kommunen organiserer deler av virksomheten i selskapsform, innebærer ikke dette at kommunens kontroll med virksomheten skal bli svekket. Formålet med selskapskontrollen er således å ivareta kommunens kontroll med selskapene. Kontrollutvalget er en viktig del av denne tilsynsfunksjonen. Som kommunestyrets kontrollorgan skal kontrollutvalget utøve sitt arbeid i henhold til kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Bestemmelsene om selskapskontroll er utdypet i et eget kapittel kapittel 6 i forskrift om kontrollutvalg. Her framgår det i 14 at selskapskontrollen deles inn i en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll, og en valgfri del som kan omfatte forvaltningsrevisjon; 2 Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Kan utføres av: Kontrollutvalgssekretariatet, revisjonen eller andre Forvaltningsrevisjon Frivillig Kan utføres av: Kvalifisert og uavhengig revisor Selskapskontrollen omfatter kommunalt eierskap i: Aksjeselskaper og interkommunale selskaper og samarbeid som er egne rettssubjekter. MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner. Vedlagte plan gir en mer utførlig beskrivelser av hva selskapskontroll innebærer og det vises til denne. Eierskapsforvaltning i Øyer kommune: I møte sak 52/07 vedtok kommunestyret Plan for selskapskontroll 2007 i Øyer kommune herunder forvaltningsrevisjon i GLØR IKS. Kommunestyret ba samtidig rådmannen påbegynne arbeidet med strategi for eierskapsforvaltningen i kommunen. Tilsvarende vedtak ble fattet i kommunestyrene i Gausdal og Lillehammer På oppdrag fra kontrollutvalgene i de tre kommunene ble det i 2007 gjennomført selskapskontroll av GLØR IKS. I 2010 ble det dessuten på oppdrag fra de tre kontrollutvalgene gjennomført en nærmere undersøkelse av om GLØR iks etterlevde regelverket for offentlige anskaffelser. I påvente av strategi for eierskapsforvaltning/eierskapspolitikk og eierskapsmelding for kommunen, ble det ikke utarbeidet ny plan for selskapskontroll i forrige kommunestyreperiode.

3 I kontrollutvalgets møte foreslo sekretariatet at kontrollutvalget i Øyer kommune i samarbeid med kontrollutvalgene i Gausdal og Lillehammer kommuner, gjennomførte et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot IKOMM AS. Kontrollutvalget vedtok å utsette et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt til det forelå en avklaring om det fremtidige eierskapet i IKOMM AS. Tilsvarende vedtak ble fattet i kontrollutvalgene i Gausdal og Lillehammer. Eierskapspolitikk for Øyer kommune ble vedtatt i kommunestyret I møte sak 150/11 Eierskapsmelding 2011 selskapsoversikt fattet kommunestyret slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar Eierskapsmelding 2011 Selskapsoversikt til etterretning. Selskapsoversikten oppdateres årlig. 2. Eierskapspolitikk for Øyer kommune vurderes på nytt i løpet av våren Etter det sekretariatet er kjent med er oppfølgingen av vedtaket i kommunestyret noe utsatt. Kontrollutvalget behandlet forslag til plan for selskapskontroll i sak 009/13 den og vedtok følgende: Kontrollutvalget ber sekretariatet å innhente ytterligere opplysninger om følgende selskaper slik at dette kan innarbeides i endelig plan for selskapskontroll, som behandles i første møte i kontrollutvalget høsten 2013: Ikomm AS 3 Vurdering: Sekretariatet mener kontrollutvalget ved sin mulighet for selskapskontroll bør være en pådriver og bidragsyter for en aktiv eierskapsforvaltning i Øyer kommune. Den delen av selskapskontrollen som kalles eierskapskontroll, er obligatorisk. Dette kan gjennomføres overfor det enkelte selskap eller samlet overfor flere selskap. Kommunens struktur på eierskapsforvaltningen vil være med å påvirke omfanget og vinklingen av eierskapskontroller. Den obligatoriske eierskapskontroll vil bli fokusert, men det foreslås at kommunestyret overlater til kontrollutvalget å velge om det er mest hensiktsmessig med eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon eller en kombinasjon av disse. Ofte vil en forvaltningsrevisjon ha med seg elementer fra eierskapskontroll særlig i innledningen til en slik undersøkelse noe som vil kunne gi svar på om kommunens eierskapsforvaltning og rutiner i den forbindelse er på plass. I henhold til kontrollutvalgets vedtak den har sekretariatet innhentet noen ytterligere overordnede opplysninger om valgt selskap og foretatt en enkel vurdering av det valgte selskapet. Dette er innarbeidet i vedlagte plan. Det er foreslått noen momenter som kan belyses i en selskapskontroll, men det er nødvendig at kontrollutvalget senere i prosessen vurderer en foranalyse for å belyse endelig vinkling av hovedprosjektet. Blant de største eierne som var med i siste selskapskontroll i Eidsiva Energi AS skal det først og fremst tas stilling til om man ønsker å gå videre med ytterligere selskapskontroll i dette selskapet denne gang med fokus på roller og habilitet. Øyer kommune var ikke med på tidligere selskapskontroll. Hvis de største eierne vedtar ytterligere selskapskontroll i Eidsiva

4 4 Energi AS herunder Lillehammer og Gausdal kommuner betyr det at gjennomføringen av en eventuell selskapskontroll i Ikomm AS eventuelt kommer i annen rekke. Kontrollutvalgets utgangspunkt er dagens timer som er avsatt til selskapskontroll i oppdragsavtalen med revisjonen (70 timer) noe som betyr at det ikke er midler til å bestille prosjekter alene årlig. Gjennomføringen av selskapskontroll særlig forvaltningsrevisjon - betinger derfor i praksis at det samarbeides med andre eiere. Det antas at eierskapskontroll som oftest kan gjennomføres med mindre ressurser enn forvaltningsrevisjon. Midler avsatt til selskapskontroll kan dessuten ses i sammenheng med midler avsatt til ordinær forvaltningsrevisjon og mindre undersøkelser (til sammen 250 timer). Sekretariatet mener det bør være tilstrekkelig at plan for selskapskontroll kun utarbeides en gang i planperioden og at planperioden følger valgperioden. En slik planperiode betinger imidlertid årlige revurderinger av planen. Kommunestyret bør delegere til kontrollutvalget myndighet til å foreta denne revurderingen og eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. Endringer vil bli rapportert til kommunestyret via kontrollutvalgets årsrapport. Kommunestyret vil uansett til enhver tid ha instruksjonsmyndighet overfor kontrollutvalget hvis det er noe det ønsker utført. 15 i forskrift for kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å rapportere til kommunestyret hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Revisjonsrapporter sendes derfor videre til behandling i kommunestyret. Hvis endringer medfører behov for økte økonomiske bevilgninger, må dette tas opp med kommunestyret. Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Øyer kommune for Kommunestyret prioriterer følgende selskap med sikte på gjennomføring av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i ; a. Ikomm AS 3. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i selskapet. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. Lillehammer, den Øivind Nyhus Sekretariatsleder Kjell Arne Sveum Rådgiver

5 Kontrollutvalget behandlet saken i møte den og fattet følgende enstemmige 5 VEDTAK: 1. Kontrollutvalget bestiller en foranalyse for å avdekke aktuelle tema for forvaltningsrevisjon knyttet til gjennomføring av selskapskontroll i Ikomm AS. Vedtaket forutsetter likelydende vedtak i Lillehammer og Gausdal kontrollutvalg. 2. Kontrollutvalget legger «Plan for selskapskontroll » fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Øyer kommune for Kommunestyret prioriterer følgende selskap med sikte på gjennomføring av eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i ; a. Ikomm AS 3. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i selskapet. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret.