Saksframlegg. Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET"

Transkript

1 Saksframlegg Ark.: Lnr.: 2079/15 Arkivsaksnr.: 15/467-1 Saksbehandler: Kari Louise Hovland FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN "GAUSDAL KOMMUNES ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGLEMENTET" Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport utarbeidet av Innlandet Revisjon IKS «Gausdal kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket» Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Innlandet Revisjon har gitt noen anbefalinger som kan være med å sikre at kommunen etterlever anskaffelsesregelverket. Det foreslås at kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret at rapporten tas til orientering i tillegg til et ønske om at rådmannen rapporterer tilbake på hvordan anbefalinger i revisjonsrapporten er fulgt opp innen SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn Kontrollutvalget vedtok i sak 022/13 den å bestille en foranalyse om temaet innkjøp. Foranalysen ble behandlet i møte i sak 027/13, hvor utvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt fra Innlandet Revisjon IKS vedrørende «Gausdal kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket». 2. Revisjonen utarbeider en prosjektplan som refereres på neste møte i kontrollutvalget. I utvalgets møte den ble prosjektplanen lagt fram som referatsak. Fakta Forvaltningsrevisjonsrapporten utarbeidet av Innlandet Revisjon IKS (heretter kalt revisjonen) er vedlagt saken. Revisor vil i møtet orientere om prosjektet og svare på spørsmål.

2 Hovedformålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet har vært å kontrollere kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Dette belyses med de to problemstillingene som undersøkelsen bygger på: 1. Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? 2. Har anskaffelser over kr vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? Problemstilling 2 deles i rapporten igjen inn i 2 ulike områder: - Anskaffelser med unntak av IKT-tjenester og utstyr - Anskaffelser av IKT-tjenester og utstyr Bakgrunnen for å dele inn på denne måten, er at Lillehammer kommune har hatt en tilsvarende forvaltningsrevisjon på anskaffelsesregelverket. Her ble det funnet avvik i innkjøp av IKT. Lillehammer, Gausdal og Øyer kommuner (3:1-kommunene) eier selskapet Ikomm AS sammen og kommunene kjøper sine IKT-tjenester av Ikomm AS. Ikomm AS leverer for øvrig ca. 30 % til andre aktører enn eierne, og dermed kan ikke kommunene benytte seg av utvidet egenregi. Revisjonen anbefalte at de burde innhente anbud for sine innkjøp av IKTtjenester. Dermed var revisjonen klar over dette ved utarbeidelse av denne rapporten og valgte og skille ut IKT som et eget område. Temaet innkjøp og regler for offentlige anskaffelser er omfattende og komplekst. Rapporten er bygd opp rundt de to problemstillingene som ligger til grunn for undersøkelsen. Det er foretatt intervju med sentrale personer, dokumentanalyse av kommunens retningslinjer for innkjøp, delegasjonsreglement og anvisningsreglement. Det er også gjennomført en analyse av kommunens regnskap og det er innhentet informasjon om det enkelte kjøp. I forhold til IKT er det også foretatt en dokumentanalyse, hvor det er sett mye til allerede gjennomført forvaltningsrevisjon i Lillehammer og Øyer kommuner. Avgrensninger Problemstilling 2 i prosjektet har vært avgrenset til kun å gjelde data fra regnskapsåret Innkjøpssamarbeidet 3:1 har inngått sentrale rammeavtaler, og kjøp gjort i henhold til disse rammeavtalene er ikke med i denne forvaltningsrevisjonen. Disse avtalene er heller ikke vurdert i henhold til lovverket. Problemstilling 1 I denne problemstilling skulle det vurderes om kommunen har etablert en betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges. Revisor konkluderer med at «Etter revisjonens vurdering bidrar kommunens retningslinjer, kvalitetssystem, bistand fra Fagenhet Innkjøp samt oppfølging i tertial- og årsrapportering til at regelverket for offentlige anskaffelser følges.» Problemstilling 2 anskaffelser med unntak av IKT-tjenester og utstyr Det er foretatt en kontroll av 20 anskaffelser over kr eks. mva. Av disse 20 var 5 kjøp på rammeavtale, og de er ikke med i prosjektet. Av de resterende 15 er det påvist brudd

3 på konkurransereglene for 3 og brudd på dokumentasjonskravet for 6. Dette er primært knyttet opp mot problemstilling 2, men har betydning for problemstilling 1 også. Ut fra dette mener revisor at kommunen bør vurdere om kommunens kontroll er tilstrekkelig for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Problemstilling 2 anskaffelse av IKT-tjenester og utstyr Ved vurdering av denne problemstillingen konkluderer revisjonen med følgende: «Revisjonen mener at IKT-anskaffelsene ikke omfattes av unntaket for utvidet egenregi. Revisjonen mener at anskaffelsene fra Ikomm AS skulle vært gjenstand for konkurranse. Revisjonen mener at kommunens eventuelle bruk av intensjonskunngjøring ikke har betydning for vurderingen av om kommunen kan kjøpe IKT-tjenester fra Ikomm AS uten at anskaffelsen er gjenstand for konkurranse. Revisjonen er usikker på om en intensjonskunngjøring med dagens nivå for omsetning til andre enn eierne begrenser risikoen for å bli ilagt sanksjoner.» Revisjonens anbefalinger Oppsummert har revisjonen to anbefalinger til Gausdal kommune: Vedlagt rapporten er rådmannens svar av på rapportforslaget, der det også framgår at det har vært kommunikasjon med rådmannen underveis mht. metode, kildebruk, revisjonskriterier og fakta i rapporten. VURDERING: Kontrollutvalgssekretariatet mener revisjonen har levert en grundig og nyttig gjennomgang av et viktig tema innen innkjøpsområdet i kommunen. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget legger revisjonens vurderinger og anbefalinger til grunn i sitt forslag til vedtak i kommunestyret. Rådmannen kommenterer bl.a. i sitt svar at rapportens problemstilling 1 oppleves som nyttig. Problemstilling 2 har kommunestyret allerede jobbet med, da dette er et samarbeid mellom de 3 kommunene. Kommunene samarbeider om både IKT og innkjøp, så det er naturlig og se kommunene i en sammenheng. Sekretariatet er her kjent med at det foregår en prosess. Videre presiserer rådmannen at «Gausdal kommune fortsatt må ha stort fokus på og opplæring i rutiner innen området innkjøp både når det gjelde hvilke krav som stilles og hvordan anskaffelser skal dokumenteres.» I følge 11 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. I forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon vedtok dessuten kommunestyret at forvaltningsrevisjonsrapporter skal

4 oversendes kommunestyret for behandling der. Kontrollutvalget sender derfor revisjonsrapporten «Gausdal kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket» til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalgssekretariatet mener det vil være interessant for kommunestyret at kontrollutvalget kan få en tilbakemelding på hvordan anbefalingene er fulgt opp og rådmannens vurdering av situasjonen etter en tid. 12 i forskrift om kontrollutvalg sier at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Derfor foreslår sekretariatet at det i forslag til vedtak til kommunestyret bes om at rådmannen gir en tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende VEDTAK Kontrollutvalget legger fram saken for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Gausdal kommunes etterlevelse av oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten innen Kontrollutvalget Gausdal har behandlet saken i møte sak 7/15 Møtebehandling Innlandet Revisjon iks presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. I samsvar med sekretariatets forslag til vedtak fattet kontrollutvalget følgende enstemmige: Vedtak Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING:

5 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Gausdal kommunes etterlevelse av oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten innen Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Gausdal kommunes etterlevelse av oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten innen