Forvaltningsrevisjonsrapporten "Selskapskontroll Eidsiva - om roller, habilitet og sponsing"

Transkript

1 Saknr. 14/ Saksbehandler: Kari Louise Hovland Forvaltningsrevisjonsrapporten "Selskapskontroll Eidsiva - om roller, habilitet og sponsing" Kontrollutvalgets innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til orientering herunder rapportens to hovedproblemstillinger med tilhørende hovedkonklusjoner: Problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke framkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler evaluering av direktør eller evaluering av konsernsjef og avlønning. Problemstilling 2 Sponsing

2 I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falsk»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 2. Fylkestinget har merket seg at Eidsiva Energi AS i sitt svarbrev til rapporten (vedlegg 4 til rapporten) er positive til de anbefalinger som fremkommer. Med bakgrunn i dette forventer fylkestinget at selskapet følger opp revisjonsrapporten på en tilfredsstillende måte. 3. Fylkestinget ber fylkeskommunens eierrepresentant følge opp revisjonsrapportens anbefalinger overfor selskapet. Det vises spesielt til anbefalingene omkring sponsing: At kriterier for sponsing gjennomgås og at det vurderes om de er egnet til, og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Vurdere hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. At beslutningsprosesser om sponsing gjennomføres i tråd med selskapets egne rutiner. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. At det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig.

3 At man vurderer om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. Vedlegg: Saksprotokoll fra møte i Kontrollutvalget Rapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» Presentasjon gitt av Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS Hamar, Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

4 Saksutredning Forvaltningsrevisjonsrapporten "Selskapskontroll Eidsiva - om roller, habilitet og sponsing" Bakgrunn Kontrollutvalgene i Lillehammer, Gausdal, Gjøvik, Hamar og Ringsaker kommuner samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner hadde et felles prosjekt i om selskapskontroll av Eidsiva Energi AS med formål å se på hvilke mål og strategier eierne hadde satt for sitt engasjement i Eidsiva og om selskapsorganene ivaretok sine oppgaver i henhold til lovverket. Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS hadde oppdraget med å utføre selskapskontrollen. Denne rapporten ble behandlet i de ulike utvalgene i løpet av juni Etter behandlingene utarbeidet de to revisjonsselskapene et notat basert på diskusjoner i de ulike utvalgene med tema om en mulig videreføring av prosjektet. Dette notatet ble presentert på møter i juni Alle kontrollutvalgene ga da uttrykk for at de ønsket videreføring innen temaet roller, habilitet og sponsing. Alle de nevnte utvalgene vedtok på sine respektive møter i løpet av august/september 2013 å bestille en foranalyse om en videreføring. Innlandet revisjon IKS og Hedmark revisjon IKS fikk så i oppdrag å gjennomføre videreføringen i løpet av Hovedformålet med prosjektet var å vurdere hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsiva. Det ble utarbeidet 2 problemstillinger for å belyse prosjektet: 1. I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2. I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstilling vil vi se på utdeling til: - Breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - Kulturaktiviteter - Fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Fakta Hovedformålet med prosjektet var å vurdere hvordan regelverket knyttet til rollekonflikter og habilitetsspørsmål praktiseres i Eidsiva og dette skulle belyses i samsvar med de 2 problemstillingene nevnt over. Revisjonen har tatt utgangspunkt i konkrete saker, og har foretatt dokumentstudier. Det er også gjennomført møter og intervjuer med ledere og nøkkelpersoner. Det er noen avgrensninger i prosjektet. Kontrollen er avgrenset til de forhold revisor har blitt kjent med gjennom dokumentstudiene. Det har ikke aktivt blitt innhentet opplysninger om forhold som ikke er omtalt i sakspapirer og/eller protokoller.

5 Problemstilling 1 omhandler som nevnt «I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer?». For å vurdere denne problemstillingen benytter revisor lov om aksjeselskaper (aksjeloven) og Eidsivas egne interne retningslinjer som utgangspunkt. Revisor har valgt ut 8 konkrete saker som er vurdert. I hver av de 8 sakene har revisor vurdert habilitet og eventuelle rollekonflikter. Problemstilling 2 omhandler «I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner?». I denne problemstillingen ble det sett på utdeling til breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag, kulturaktiviteter og fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner. Det ble vurdert hvordan praksis er i tråd med føringer som selskapet har for sponsorvirksomheten. Revisor har gått igjennom 31 sponsoravtaler fordelt på 6 kategorier: bredde idrett, bredde kultur, fyrtårn idrett, fyrtårn kultur, anlegg og diverse. Problemstillingen ble vurdert ut fra Eidsivas egne regler, retningslinjer og rutiner som omhandler sponsing. Kriteriene som revisor har vurdert og revisors vurderinger i kort versjon er oppsummert under. Konklusjoner og anbefalinger Revisor sin hovedkonklusjon er basert på de 2 ulike problemstillingene, tallet på hovedkonklusjonen refererer til den aktuelle problemstillingen: 1. «I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke fremkommet forhold som tilsier at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer mht. å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler: Evaluering av direktør Evaluering av konsernsjef og avlønning 2. Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges ut fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falskt»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har.

6 Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen.» Selv om en del av hovedkonklusjonen sier at noe er bra, særlig det at det finnes skriftliggjorte rutiner i selskapet, er det påpekt forbedringspotensial. På bakgrunn av dette har revisjonen kommet med flere anbefalinger: 1. «Eidsiva bør sørge for at det protokolleres om konsernsjef og/eller direktør har vært til stede eller ikke under behandling av sak som gjelder evaluering av konsernsjef/direktør eller vurdering av vedkommendes lønn. 2. Revisjonen anbefaler at Eidsivas kriterier for sponsing gås igjennom og at det vurderes om de er egnet til og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Revisjonen anbefaler at selskapet vurderer hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. Revisjonen anbefaler at beslutningsprosesser gjennomføres i tråd med rutinene for sponsing. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. Revisjonen anbefaler at det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. Det bør vurderes om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid.» Anbefalingens nummer viser til hvilken problemstilling den gjelder. Eidsiva Energi AS har gitt sin kommentar til rapporten, som er vedlagt rapporten. Deres totalkonklusjon er at kontrollen som er gjennomført er nyttig for selskapet og de vil ta inn over seg de ulike punktene som rapporten påpeker og eventuelt forbedre konsernets rutiner. Vurdering Kontrollutvalgssekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS har utført en grundig selskapskontroll og belyst begge de gitte problemstillingene godt.

7 Sekretariatet mener at revisjonen har svart på de problemstillingene som kontrollutvalget forela. Selskapskontrollen har blitt diskutert i flere møter i utvalget, da dette var en oppfølging av en tidligere utført selskapskontroll av Eidsiva. Eiernes høringssvar er vedlagt den endelige rapporten og revisjonen har tatt hensyn til dem. Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget i innstillingen til fylkestinget framhever de hovedkonklusjonene som revisjonen har kommet fram til. Videre foreslår sekretariatet at kontrollutvalget i sin innstilling til fylkestinget framhever revisjonens anbefalinger ved at de ber fylkeskommunens eierrepresentant følge dette opp overfor selskapet ledelse. Det foreslås også spesielt å merke seg anbefalingene rundt sponsing. Basert på rapportens konklusjoner og anbefalinger har sekretærene for de syv kontrollutvalgene utarbeidet forslag til vedtak i saken. Det søkes å finne et mest mulig omforent forslag. Vedtakene kan variere noe i formuleringen men innholdet vil allikevel kunne sammenlignes. De enkelte kontrollutvalg står fritt til å utforme sin egen innstilling i saken og/eller framheve forhold som anses spesielt viktig for sin kommune/fylkeskommune. I dialog med sekretær for Gjøvik, Hamar og Ringsaker kommune, Kjetil Solbrækken, har det kommet signaler om at andre utvalg vurderer følgende tillegg i vedtaket: «Kommunestyret mener selskapet har et klart forbedringspotensial i forhold til åpenhet omkring inngåtte sponsoravtaler, og ber fylkets eierrepresentant om å følge opp dette overfor selskapet. Det etterlyses bedre informasjon/offentliggjøring omkring de større avtalene (såkalte fyrtårnavtaler) som er inngått (hvem har selskapet inngått avtaler med, omfanget av avtalene etc.). Også kriterier for sponsing, begrunnelse for valg og sponsorbeløp bør det vurderes å ha større åpenhet rundt.» I følge 11 i forskrift om kontrollutvalg skal utvalget avgi rapport til fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. I forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon har dessuten fylkestinget vedtatt at «ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til fylkestinget for behandling der». Kontrollutvalget sender derfor revisjonsrapporten «Selskapskontroll Eidsiva om roller, habilitet og sponsing» til behandling i fylkestinget.