MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Mandag 15. desember 2008 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Trygve Brandrud, leder Lise Thurmann-Moe, nestleder Karen Hagen Maren Hurum Michael Caffrey Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Justin Aaboen (sakene 31-32) og forvaltningsrevisor Kari Robbestad (sak 31) Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann, Innlandet Revisjon IKS, web-redaktør i Lunner kommune og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trygve Brandrud som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 30/2008 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes med følgende endring: Vedtak i sak 25/08 (Revisjonsrapport: Prosjektstyring i Lunner kommune), vedtakets pkt. 2, kulepunkt 5: Integrert regnskapssystem endres til Klar sammenheng mellom prosjektregnskap og kommunens regnskapssystem. 1

2 SAK NR. 31/2008 KARTLEGGING AV STATUS VEDR. TINGLYSING MV. SOLHEIM Bakgrunn for saken var at det i forbindelse med fremlagt prosjektregnskap for Solheim i kommunestyrets møte (sak 66/08) ble opplyst at eiendommen fortsatt ikke var tinglyst på kommunen, og at det ville påløpe tinglysningsgebyr. På oppdrag fra kontrollutvalget har Innlandet Revisjon IKS foretatt nærmere kartlegging av saken. Kari Robbestad presenterte sine funn i møtet og svarte på spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget tar revisors informasjon til orientering. 2. Kontrollutvalget mener kommunen allerede har betalt tinglysningsgebyr for eiendommen, og er derfor av den oppfatning at kommunen ikke har noen forpliktelser i forhold til dette. Det vises her til kjøpkontrakt med Staten v/statsbygg der kommunen forhåndsbetalte kr i tinglysningsgebyr og dokumentavgift, i tillegg til kjøpesummen på kr. 3 mill. 3. Med bakgrunn i opplysninger som ble gitt om saken i kommunestyrets møte , oppfordres ordfører, evt. rådmann, om å orientere kommunestyret særskilt om kontrollutvalgets vedtak i denne saken. SAK NR. 32/2008 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV OVERORDNET REVISJONSSTRATEGI FOR 2008 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Justin Aaboen orienterte og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for 2008 til orientering. 2. Det bes om at revisor arbeider med å gjøre fremtidige presentasjoner av overordnet revisjonsstrategi mer konkret og forståelig mht.: valg av risikonivå (særlig kontrollrisiko) grensesnittet mot forvaltningsrevisjon SAK NR. 33/2008 KONTROLLUTVALGETS ROLLE, ARBEIDSFORM MV. Følgende tema ble bl.a. drøftet: Evaluering av arbeidet i kontrollutvalget i 2008 Kontrollutvalgets rolle Arbeidsmetoder Overholdelse av lover og regler for kontrollutvalgets virksomhet (Kommunelovens kapittel 12 om tilsyn og kontroll og Forskrift om kontrollutvalg) 2

3 I tillegg la utvalgssekretær frem oppfølging av kontrollutvalgets budsjett for 2008, og en spesifikasjon av utgifter til sekretær. 1. Kontrollutvalget mener utvalget har ivaretatt sine oppgaver i tråd med gjeldende lover og regler, og at utvalget har nødvendig tillit i kommunen, både på det politiske og administrative nivå. 2. Kontrollutvalget vil i tiden som kommer fortsette sitt arbeid som et offensivt og proaktivt kontrollutvalg. 3. Sekretærens oppfølging av kontrollutvalgets budsjett for 2008 tas til orientering. Kontrollutvalget er svært opptatt av å overholde utvalgets budsjett, samtidig som evnen til å arbeide proaktivt og grundig utfordrer de årlige rammene. Dette gjelder spesielt ved oppstarten av et nytt utvalg. SAK NR. 34/2008 FORVALTNINGSREVISJON: PLANLEGGING AV PROSJEKT / FORANALYSE Med bakgrunn i utvalgets Plan for forvaltningsrevisjon ble planlegging/igangsetting av nye prosjekter drøftet. 1. Kontrollutvalget ønsker i første omgang å prioritere temaene ledelse og personaladministrasjon og interkommunalt samarbeid. 2. Som ledd i en foranalyse inviteres rådmannen til neste møte for å orientere om følgende: a) Ledelse og personaladministrasjon i Lunner kommune. Det vises til kontrollutvalgets Plan for forvaltningsrevisjon for nærmere beskrivelse av aktuelle innfallsvinkler/spørsmål som ønskes belyst. b) Interkommunale samarbeid. Det bes om en kort presentasjon av/oversikt over alle interkommunale samarbeid Lunner kommune er med i. Det bes videre om synspunkter mht.: Styring, kontroll og rapportering Evaluering av måloppnåelse, effekter og resultater SAK NR. 35/2008 TEMA: EIERSTYRING Utvalgssekretær ga en kort orientering om hva eierstyring dreier seg om og en kort presentasjon av Anbefaling om eierstyring og selskapsledelse for kommuner (Kommunenes Sentralforbund Eierforum, 2008). 3

4 Sekretærens informasjon om temaet eierstyring tas til orientering. SAK NR. 36/2008 SELSKAPSKONTROLL: PLANLEGGING AV PROSJEKT / FORANALYSE Rådmannen inviteres til et senere møte for å orientere om eierstyring i Lunner kommune. SAK NR. 37/2008 MØTEPLAN FOR 2009 Møteplan for kontrollutvalget for 2009 fastsettes slik: Tirsdag kl Torsdag kl Mandag kl Mandag kl Tirsdag kl SAK NR. 38/2008 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Vedtak i k.sak 64/08 (Plan for forvaltingsrevisjon og selskapskontroll ) 2. Kontrollutvalget møtegodtgjørelse 2. halvår 2008 (brev av fra utvalgssekretær til Lunner kommune) 3. Attestasjon av regning (abonnement på Kommunal Rapport) 4. Invitasjon til / program for Kontrollutvalgskonferansen 2008, februar Utvalgsleder meldes på til konferansen. 5. Diverse avisartikler 6. Møteprotokoller fra kommunestyret og formannskap 7. Neste møte: Tidspunkt og saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 15. desember RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 15. desember Trygve Brandrud utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 4

5 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 17. FEBRUAR 2009 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Forvaltningsrevisjon/foranalyse: Ledelse og personaladministrasjon i Lunner kommune (rådmannen inviteres til å orientere) Forvaltningsrevisjon/foranalyse: Interkommunale samarbeid (rådmannen inviteres til å orientere) Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet for 2008 (revisor orienterer) Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 Vedlikehold i kommunesektoren (orientering om rapport utarbeidet av Multiconsult / PriceWaterhouseCoopers på oppdrag fra KS) 5