MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget Gausdal. Dato: kl. 9:00 Formannskapssalen Gausdal kommune Arkivsak:

Transkript

1 - et interkommunalt samarbeid som ivaretar sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene i kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal og Oppland og Hedmark fylkeskommuner. MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Gausdal Dato: kl. 9:00 Sted: Formannskapssalen Gausdal kommune Arkivsak: Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Harald Eivind Bakke Hege Martens Handegaard Arve Bergum Torgunn Maurset Hans Martin Graedler Ingen Ingen Andre: Rannveig Mogren Rådmann i Gausdal kommune (sak 1/15 og 2/15) Bjørg Hagen Innlandet Revisjon IKS Heidi Floor Julusmoen Innlandet Revisjon IKS Kari Louise Hovland Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet Protokollfører: Kari Louise Hovland 1

2 Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til protokoll fra møtet SAKSLISTE Side Saker til behandling 1/ Orientering om temaet "Tidlig innsats - spesialundervisning" 3 2/ Orientering om temaet "Forebyggende helsearbeid" 3 3/ Statusrapport kontrollutvalget pr / Kontrollutvalgets budsjett for / Oppfølging av anbefalinger i tidligere revisjonsrapport "Brukerbetaling institusjon" 5 6/ Kontrollutvalgets årsrapport for Referatsaker - Oversikt saker i kommunestyret/formannskapet - Uavhengighetserklæring daglig leder Innlandet Revisjon IKS av Regler og satser for utbetaling av godtgjørelse til folkevalgte i Gausdal kommune - Diverse presseklipp Referatsakene ble tatt til orientering. Eventuelt - Eventuelle innkomne saker/henvendelser; o Henvendelse om taushetsplikten og rutiner tildelingskontoret. Kommunen har sendt saken til Fylkesmannen i Oppland og sekretariatet har derfor besvart henvendelsen med at utvalget avventer svaret fra fylkesmannen. Status på saken er ikke endret ved avholdelse av møtet. Utvalget avventer orientering om svar fra fylkesmannen til neste møte. - Neste møte ; Aktuelle saker; Revisjonsrapport «Journalføring av post og henvendelser», revisjonsrapport «Etterlevelse av anskaffelsesregelverket», politiske vedtak pr , tilbakemelding selskapskontroll i Ikomm AS, eventuell orientering. Formannskapssalen Gausdal kommune, Harald Eivind Bakke møteleder 2

3 SAKER TIL BEHANDLING 1/15 Orientering om temaet "Tidlig innsats - spesialundervisning" 1 Kontrollutvalget Gausdal /15 : 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen om temaet «tidlig innsats spesialundervisning» til orientering. 2. Kontrollutvalget vil senere i 2015 vurdere en bestilling av forundersøkelse fra revisjonen. Rådmannen orienterte om saken og svarte på spørsmål. Kommunen har hatt en prosess siste halvannet år som har omhandlet tilpasset opplæring, økt fokus på tilpasset opplæring og tilrettelegging for reduksjon av antall elever med enkeltvedtak. Det er utarbeidet tiltaksplaner for skolene, et eksempel ble utlevert og gjennomgått i møtet. Presentasjonen som ble brukt i møtet ettersendes utvalget. 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen om temaet «tidlig innsats spesialundervisning» til orientering. 2. Kontrollutvalget vil senere i 2015 vurdere en bestilling av forundersøkelse fra revisjonen. 2/15 Orientering om temaet "Forebyggende helsearbeid" 1 Kontrollutvalget Gausdal /15 : Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen om temaet «forebyggende helsearbeid» til orientering. 3

4 Rådmannen orienterte om dette omfattende temaet og svarte på spørsmål. Gausdal kommune har vridd ressursinnsatsen og fokus til forebyggende arbeid og tidlig innsats. De søker å få folkehelse inn i all planlegging (samfunnsdel, arealdel, planstrategi, strategiplan med økonomiplan og budsjett). Presentasjonen som ble brukt i møtet ettersendes utvalget. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen om temaet «forebyggende helsearbeid» til orientering. 3/15 Statusrapport kontrollutvalget pr Kontrollutvalget Gausdal /15 1. Kontrollutvalget tar statusrapporteringen pr til orientering. 2. Kontrollutvalget er klar over at aktiviteten i 2014 gir et merforbruk i forhold til bevilget budsjett 2014, men at dette er forutsatt dekket av tidligere overført mindreforbruk som er avsatt på fond. Sekretariat og revisjonen orienterte om saken og svarte på spørsmål. Sekretariatet orienterte om at regnskapstallene for 2014 er noe justert, da det pr. i dag er bokført kr. 1500,- mer på bevertning. Dette vil føre til tilsvarende mindre avsatt på fond i Regnskapsrevisor Heidi Floor Julusmoen la fram status på regnskapsrevisjon så langt med fokus på risikofaktorer som følges opp. Framdrift på årsoppgjøret for 2014 ble gjennomgått. Presentasjonen fra revisor er lagt ved protokollen. 1. Kontrollutvalget tar statusrapporteringen pr til orientering. 2. Kontrollutvalget er klar over at aktiviteten i 2014 gir et merforbruk i forhold til bevilget budsjett 2014, men at dette er forutsatt dekket av tidligere overført mindreforbruk som er avsatt på fond. 4

5 4/15 Kontrollutvalgets budsjett for Kontrollutvalget Gausdal /15 1. Kontrollutvalget opprettholder tidligere vedtatt detaljbudsjett for sin aktivitet i 2015 og tidligere inngått oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for Kontrollutvalget tar forbehold om at tidligere avsatte midler på fond kan disponeres i 2015 slik at dette kan dekke merforbruk som er innbakt i oppdragsavtalen med revisjonen. Sekretariatet og revisjonen orienterte og svarte på spørsmål. Det ble vist til sak 3/15 der det ble orientert om at regnskapstallene for 2014 er noe justert. 1. Kontrollutvalget opprettholder tidligere vedtatt detaljbudsjett for sin aktivitet i 2015 og tidligere inngått oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for Kontrollutvalget tar forbehold om at tidligere avsatte midler på fond kan disponeres i 2015 slik at dette kan dekke merforbruk som er innbakt i oppdragsavtalen med revisjonen. 5/15 Oppfølging av anbefalinger i tidligere revisjonsrapport "Brukerbetaling institusjon" 1 Kontrollutvalget Gausdal /15 Sekretariatet forslår at det gjøres følgende 1. Kontrollutvalget noterer seg at anbefalingene i tidligere revisjonsrapport «Brukerbetaling institusjon» er fulgt opp. 2. Kontrollutvalget ber seg forelagt orienteringen som senere skal gis kommunestyret om endelig forslag til løsning for arbeidet med kvalitetssikring og internkontroll ved beregning av egenbetaling. 5

6 Sekretariatet orienterte kort om den siste oppfølgingen av saken. Revisjonen utdypet og svarte på spørsmål. 1. Kontrollutvalget noterer seg at anbefalingene i tidligere revisjonsrapport «Brukerbetaling institusjon» er fulgt opp. 2. Kontrollutvalget ber seg forelagt orienteringen som senere skal gis kommunestyret om endelig forslag til løsning for arbeidet med kvalitetssikring og internkontroll ved beregning av egenbetaling. 6/15 Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalget Gausdal /15 Sekretariatet forslår at det gjøres følgende 1. Kontrollutvalget vedtar det foreliggende forslag til årsrapport for kontrollutvalget for Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende INNSTILLING: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering. Utvalget fikk framlagt en oppdatert utgave av Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 i møtet. Det er denne som ligger til grunn for saksbehandling og vedtak. 1. Kontrollutvalget vedtar det foreliggende forslag til årsrapporten for kontrollutvalget for Kontrollutvalget legger saken frem for kommunestyret med følgende INNSTILLING: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport til orientering. 6