KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 201 5

Transkript

1 GAUSDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 201 5

2 FORORD Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av kommunestyret og håper utvalgets arbeid kan være et bidrag til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunens egenkontroll. I den anledningen er det viktig at kommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding om utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. I tråd med tidligere praksis har derfor kontrollutvalget laget en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret for forrige år. I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel kommunestyret som rådmannen. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i Kontrollutvalget vil dessuten framheve det gode samarbeidet med kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, som er avgjørende for utvalgets virksomhet. Det er det tidligere kontrollutvalget som står bak aktivitetene som beskrives i denne årsrapporten. To av medlemmene i det nye utvalget, som ble valgt høsten 2015, var også med i det tidligere utvalget. Kontrollutvalget mener det også i 2015 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. Det nye utvalget håper å videreføre det gode arbeidet som er gjort tidligere år i sin fireårsperiode. Gausdal den Bjørnar Kruse (sign). (leder) Torgunn Maurset (sign). (nestleder) Åslaug Enger Olsen (sign). Jens Høistad (sign). Hans Martin Graedler (sign). 2

3 Innhold FORORD KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER MØTER KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I Budsjett for kontrollutvalget Oppfølging av revisjonen Status på vedtak fattet i politiske organer Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for Årsplan for kontrollutvalget for Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i Oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapport «Brukerbetaling institusjon» Forvaltningsrevisjonsrapporten «Gausdal kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket» Forvaltningsrevisjonsrapporten «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» Bestilling av forvaltningsrevisjon «Tidlig innsats med vekt på spesialundervisning og tilpasset opplæring» Selskapskontroller i Bestilling av selskapskontrollen «Eierskapsforvaltning» Oppfølging av selskapskontroll i Ikomm AS Orienteringer i

4 1. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Sammensetningen av kontrollutvalget fram til valget høsten 2015: Medlemmer: Varamedlemmer: Harald Eivind Bakke (leder) 1. Hans Forrestad Hege Martens Handegaard (nestleder) 2. Gunnar Slåsletten Torgunn Maurset 3. Halvor Holen 4. Odbjørg Marie Nordeng 5. Kristine Blekastad Sagheim Arve Bergum 1. Asbjørn Øverli Hans Martin Graedler 2. Inge Kampesveen 3. Elsa S. Lindholm 4. Britt Grimstad Sammensetningen av kontrollutvalget fra høsten 2015: Bjørnar Kruse (leder) Torgunn Maurset (nestleder) Hans Martin Graedler Åslaug Enger Olsen Jens Høistad 1. Andreas S. Erichsen 2. Sverre Gran 3. Idun Amina Haugstulen Olsen 4. Brit Tryggeseth 5. Simen Fougner jr. 1. Hans Forrestad 2. Inger Lauvålien Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Gausdal kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Lillehammer og Øyer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne føres det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen (forskrift 4). Påser at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (Kommune-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgir uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og denne legges fram for vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påser at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgir rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapporterer til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påser at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeider en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (K-loven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påser at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. 4

5 Den største andelen av rammen til tilsyn og kontroll benyttes til bestillinger som utføres av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Kontrollutvalget inngår årlig oppdragsavtale med revisjonsselskapet på vegne av kommunestyret. Revisjonstjenester som bestilles av revisor kan deles inn i regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og/eller mindre undersøkelser. Revisjon av regnskapet gjennomføres uten særlig påvirkning fra kontrollutvalget, men utvalget har en tilsynsrolle mht. om revisjonen foregår iht. lover og regler og inngått avtale. Når det gjelder forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og eventuelle mindre undersøkelser har kontrollutvalget en mer aktiv rolle som bestiller overfor revisjonen. Ettersom det er begrenset med midler til slike bestillinger betyr det at utvalget må velge ut fra en streng vesentlighets- og risikovurdering og at man også ser kontrollene samlet over flere år. Både temaer som er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon og andre tema som kommer opp underveis i valgperioden er vesentlige og viktige innenfor kontrollutvalgets oppgave å føre et helhetlig tilsyn og kontroll med forvaltningen. Utvalgets budsjett for forvaltningsrevisjon er begrenset og det vil derfor ikke være mulig å utføre grundige undersøkelser innen mange tema og innen alle vesentlige områder og virksomheter i kommunen i løpet av valgperioden. Utvalget benytter seg derfor av orienteringer fra rådmannen for å få et første og grunnleggende inntrykk av status for noen av de aktuelle temaene. 3. MØTER Utvalget har i løpet av året hatt 6 møter og det er behandlet i alt 32 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under orienteringer og eventuelt. Den ble det i tillegg holdt et felles opplæringsseminar for kontrollutvalgene i Gausdal, Lillehammer, Øyer og Opplands fylkeskommune. Både faste medlemmer og varamedlemmer var invitert. Møtene holdes for åpne dører. Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene Denne hjemmesiden er også tilgjengelig via Gausdal kommunes hjemmeside under fanen kontrollutvalget. 4. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2015 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som kan betraktes som administrative enten saker internt for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Kontrollutvalget ønsker å vise til følgende saker i 2015: 5

6 5.1 Budsjett for kontrollutvalget I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjett 2015: Kontrollutvalget vedtok i sak 25/14 i møte den forslag til budsjett for sin aktivitet for 2015 med totale ramme på kr ,- og fordelt med kr ,- til kontrollutvalget selv kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr ,- til Innlandet Revisjon IKS. Kommunestyret vedtok imidlertid en reduksjon av rammen i sak 81/14 den jf. punkt 11 i vedtaket: Det fastsettes en ramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr. Kontrollutvalget behandlet derfor revidert detaljbudsjett på nytt i første møte i 2015 og vedtok å opprettholde opprinnelig totalramme og avtale med revisjonen ettersom forskjellen mellom opprinnelig ramme og kommunestyrets vedtak på kr ,- kunne dekkes av kontrollutvalgets fond på tidligere avsatt mindreforbruk. Forbruk i 2015: I henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen har Innlandet Revisjons IKS sendt avregninger i løpet av kalenderåret 2015 som tilsvarer oppdragsavtalen for 2015 til sammen kr ,-. Avregningen fra revisjonen viser at det totalt er utført revisjonstjenester for kr ,- i Det er derved innbetalt kr ,- mer enn totalt utførte tjenester. Revisjonen opplyser i avregningsbrevet av om at for mye innbetalt à konto i løpet av 2015 vil bli trukket fra à konto beløpet som skal betales for andre tertial i Kopi av vedlagte brev av er sendt rådmannen. Årsavregningen fra revisjonen framkommer på denne måten: Regnskapsrevisjon inkludert attestasjoner og veiledning; 577 timer kr ,- Bestilt forvaltningsrevisjon og selskapskontroll; 258 timer kr ,- Som fordeler seg på denne måten (timeforbruk i 2015): Innkjøp/etterlevelse av ansk.reglement; 97 timer kr ,- Til sammen er det benyttet 220 timer i 2014 og Journalføring av post; 35 timer kr ,- Til sammen er det benyttet 285 timer i 2014 og Eierskapsforvaltning; 85 timer kr ,- Til sammen er det planlagt bruk 100 timer i 2015 og Tidlig innsats - spesialundervisning; 37 timer kr ,- Til sammen er det planlagt brukt 50 timer til foranalysen. Møter i kontrollutvalget og kommunestyret; 39 timer kr ,- I tillegg til kr ,- som er benyttet til revisjon har kontrollutvalget benyttet kr ,- til sekretærfunksjonen og kr ,74,- til kontrollutvalgets egen drift, dvs. møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, opplæring etc. Til sammen er det i 2015 brukt kr ,75, som betyr et mindreforbruk på kr ,25 i forhold til kommunestyrets bevilgning til kontroll og styring i Budsjett 2016: Kontrollutvalget vedtok i sak 27/15 den følgende om budsjett for sin aktivitet i 2016: 6

7 Kontrollutvalget foreslår kr ,- som total budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet funksjon i Gausdal kommune for 2016, med utgangspunkt i følgende fordeling: Kontrollutvalgets drift kr ,- Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr ,- Innlandet Revisjon iks kr ,- Budsjett for kontrollutvalgets drift oppgis i 2015-priser, mens budsjett for sekretariatet og revisjon oppgis i 2016-priser. Økte satser for møtegodtgjørelse etc. og prisstigning for øvrig vedrørende kontrollutvalgets drift er derved ikke tatt inn i budsjett og det forutsettes at dette justeres av kommunen i neste omgang. Kontrollutvalget opprettholdt rammen i oppdragsavtalen med revisjonen. Videre ønsket utvalget å prioritere alle faste medlemmer kan delta på Norges Kommunerevisorforbunds seminar for kontrollutvalg nå i begynnelsen av valgperioden. Eventuelt merforbruk innen utvalgets egen drift mener utvalget kan tas fra fond for tidligere avsatte mindreforbruk. Kommunestyret behandlet budsjett for 2016 i sak 132/15 den , der det ble vedtatt følgende i punkt 6: Det fastsettes en ramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr. 5.2 Oppfølging av revisjonen På vegne av kommunestyret inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med kommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjon. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer dessuten kontrollutvalget blant annet revisjonens metodebruk, kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten svarer til de forventinger som utvalget har til undersøkelsen. Videre påser kontrollutvalget årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges Kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. Når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger. Sammenligningen av kostnader for 2014 ble presentert for utvalget i møte i sak 25/15. I møtet den i sak 31/15 behandlet kontrollutvalget en evaluering om kontrollutvalgets tilsynsansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Evalueringen gjøres årlig og er basert på anbefalinger gitt av Norges Kommunerevisorforbund. 7

8 5.3 Status på vedtak fattet i politiske organer De tertialvise rapportene om status på vedtak fattet i politiske organer behandles av kontrollutvalget før de sendes videre til kommunestyret. Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den , og Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2014 i sak 6/15 i møtet den Kommunestyret tok rapporten til orientering i sak 13/15 i møtet den Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for 2014 Kontrollutvalget fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til årsregnskapet i sak 11/15 den Utvalgets uttalelse til årsregnskapet var vedlagt saken da kommunestyret behandlet årsregnskapet i sak 37/15 den Årsplan for kontrollutvalget for 2016 Kontrollutvalget har ikke tidligere laget en virksomhetsplan eller årsplan. Det nye kontrollutvalget valgte å lage en årsplan for sin aktivitet for 2016 vedtatt i møte den Møteplanen for hele 2016 er lagt inn i årsplanen. Årsplanen for 2016 inneholder forholdsvis få konkrete aktiviteter ettersom det nye kontrollutvalget ikke har påbegynt arbeidet med overordnet analyse, som skal legges grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget vedtok å sende årsplanen til kommunestyret til orientering. Kommunestyret hadde planen som referatsak i møtet den sammen med møteprotokollen fra utvalget møte den Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2015 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/037 på møtet den Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 74/12 i møtet den Her gjengis punkt 1 i vedtaket: 1. «Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Gausdal kommune : Prioriterte tema for forvaltningsrevisjon : 1. Brukerbetaling institusjon 2. Integrering 3. Tidlig innsats - spesialundervisning 8

9 Øvrige aktuelle tema i perioden: - Samhandlingsreformen - Innkjøp- herunder bruk av konsulenter - Forebyggende helsearbeid - Selvkost - Etterslep vedlikehold - Tidlig innsats utsatte barn Ettersom denne årsrapporten er siste rapport for forrige valgperiode så nevnes kort at ovennevnte plan er fulgt opp på følgende måte: Brukerbetaling institusjon; Gjennomført i Integrering; Forundersøkelse gjennomført i Kontrollutvalget vedtok at det ikke gjennomføres noen hovedundersøkelse. Tidlig innsats spesialundervisning; Gjennomføring av undersøkelsen er utsatt tidligere p.g.a. kommunens eget arbeid med nye prosesser for tilpasset opplæring. Nå har kontrollutvalget bestilt en forundersøkelse som skal behandles på første møte i Innkjøp; Undersøkelsen «Gausdal kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket» ble gjennomført i , jf. beskrivelsen nedenfor. Selvkost; Fulgt opp via forundersøkelse og orientering. Tidligere selskapskontroll i GLØR iks i 2008 vedrørende selvkost renovasjon er fulgt opp av kontrollutvalget i Lillehammer kommune og referert for utvalget i Gausdal kommune. Temaene samhandlingsreformen, forebyggende helsearbeid og etterslep vedlikehold er fulgt opp via orienteringer i møtene. Det er gjennomført en forundersøkelse vedrørende økonomistyring samhandlingsreformen, men kontrollutvalget vedtok i 2014 ikke å gjennomføre en hovedundersøkelse. Temaet tidlig innsats utsatte barn anses inntatt i temaet tidlig innsats spesialundervisning, som er bestilt. Planen som er vedtatt i kommunestyret er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Kontrollutvalget er imidlertid gitt myndighet til å foreta endringer, noe som f.eks. er aktuelt hvis det kommer opp tema som utvalget oppfatter som meget aktuelle og/eller mer vesentlige eller med høyere risiko enn de som er nevnt i planen. Utvalget foretar derfor rullering av planen og/eller løpende vurdering av andre aktuelle tema. Kontrollutvalget vedtok følgende den i sak 28/14 om rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll: 1. Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for forvaltningsrevisjon i perioden : a. Tidlig innsats - spesialundervisning 2. Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for selskapskontroll i perioden : a. Kommunens eierskapsforvaltning generelt b. Oppfølging av tidligere selskapskontroller i GLØR IKS 3. Kontrollutvalget ønsker orienteringer på møter i 2015 om følgende aktuelle tema: a. Tidlig innsats - spesialundervisning b. Forebyggende helsearbeid c. Samhandlingsreformen d. Risiko knyttet til omstillingstiltak i kommunen e. Barneverntjenesten f. Helsesøstertjenesten g. Planer for vedlikehold og/eller avhending av eiendom Vedtaket er fulgt opp i løpet av 2015 med unntak av siste tema for orientering, og det vises til omtale av alle temaene annet sted i denne årsrapporten. 9

10 For 2015 vises det til følgende saker som er behandlet i kontrollutvalget: Oppfølging av anbefalinger i revisjonsrapport «Brukerbetaling institusjon» Revisjonsrapporten ble behandlet i kommunestyret i Kontrollutvalget fulgte opp kommunestyrets vedtak i 2014, der tilbakemeldingen fra rådmannen ble tatt til orientering, men utvalget vedtok også at utvalget avventer behandling i kommunestyret og særskilt tilbakemelding fra rådmannen. Sistnevnte punkt i vedtaket gjaldt bl.a. revisjonens anbefalinger om system for kvalitetssikring. Dette har kontrollutvalget fulgt opp i sak 5/15 i møtet den , der det ble vedtatt følgende: 1. Kontrollutvalget noterer seg at anbefalingene i tidligere revisjonsrapport «Brukerbetaling institusjon» er fulgt opp. 2. Kontrollutvalget ber seg forelagt orienteringen som senere skal gis kommunestyret om endelig forslag til løsning for arbeidet med kvalitetssikring og internkontroll ved beregning av egenbetaling. Siste punkt er under oppfølging ettersom kommunestyrets vedtak i sak 62/14 punkt 4 er med i rådmannens tertialvise rapport om oppfølging av politiske vedtak, som både kontrollutvalget og kommunestyret får deg forelagt Forvaltningsrevisjonsrapporten «Gausdal kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket» Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten i sak 7/15 den og vedtok følgende: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Gausdal kommunes etterlevelse av anskaffelsesregelverket» til orientering og forventer at rådmannen følger opp revisjonens anbefalinger: Sikre føring av anskaffelsesprotokoll og sikre at vurderinger ved bruk av unntaksbestemmelsene om konkurranse i regelverket dokumenteres. Sikre at anskaffelser av IKT tjenester skjer i henhold til anskaffelsesregelverket. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten innen Kommunestyret behandlet rapporten i sak 19/15 den og vedtok som innstilt fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget har fulgt opp vedtaket i sak 21/15 den Rådmannen ga en kort tilbakemelding: Generelt: Råd i forvaltningsrevisjonsrapporten er tatt opp i lederforum (enhetsledere og rådmannsledelsen). IKT-tjenester: Det vises til saksframstilling og vedtak i kommunestyret mars Kontrollutvalget mente at denne tilbakemeldingen var tilstrekkelig og vedtok å ta tilbakemeldingen fra rådmannen til orientering. Det arbeides fortsatt med å finne endelige løsninger vedrørende temaet om kjøp av IKT-tjenester fra Ikomm AS i de tre eierkommunene. 10

11 5.7.3 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten i sak 8/15 den og vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget vurderer å følge opp temaet om kommunens behandling av innsynsretten ved en senere anledning. 2. Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Journalføring av post og oppfølging av henvendelser» til orientering og viser til revisjonsrapportens anbefalinger: Revisjonen anbefaler at kommunen går gjennom rutiner og praksis for å gi foreløpige svar for å sikre at praksisen tilfredsstiller forvaltningslovens krav og egne tjenestebeskrivelser. Når det gjelder journalføringspraksisen anbefales at: Søknader om permisjoner ved skolene bør journalføres i ESA slik at det blir lik praksis ved alle skolene. Postrutinene og praksis ved Tildelingskontoret bør gås gjennom for å få samsvar mellom rutine og praksis når det gjelder å skrive ut postlister fra Gerica. 2. Kommunestyret merker seg at deler av anbefalingene er sammenfallende med anbefalinger gitt av revisjonen i 2008 og at disse ikke er fulgt opp. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i revisjonsrapporten innen Kommunestyret behandlet revisjonsrapporten i sak 20/15 den og vedtok som innstilt fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fulgte opp vedtaket i sak 22/15 den Rådmannen ga følgende tilbakemelding: Generelt: Rådene i forvaltningsrevisjonsrapporten er tatt opp i lederforum (enhetsledere og rådmannsledelsen). Skolene: Alle søknader behandles og dokumentasjonen tas vare på i elevmappene. Vi ser på rutiner knyttet til grenseoppgangen mellom ESA og andre fagsystem som er i bruk i skolene. Tildelingskontoret: Postjournal tas nå ut hver måned. Kontrollutvalget mente tilbakemeldingen viste at rådmannen har tatt tak i anbefalingene og tok tilbakemeldingen til orientering Bestilling av forvaltningsrevisjon «Tidlig innsats med vekt på spesialundervisning og tilpasset opplæring» Temaet «Tidlig innsats spesialundervisning» er vedtatt av kommunestyret i plan for forvaltningsrevisjon. Temaet tidlig innsats har vært et tema som kontrollutvalget har vært opptatt av i lang tid, uten foreløpig å ha bestilt en forvaltningsrevisjon. I 2012 gjennomførte revisjonen en foranalyse på oppdrag fra kontrollutvalget innen temaet «Tidlig innsats utsatte barn». Revisjonen konkluderte med 11

12 at «Siden kommunen har tatt fatt i utfordringene knyttet til tverrfaglig samarbeid, mener vi at det ikke er hensiktsmessig å starte et revisjonsprosjekt innen dette temaet nå. Det kan eventuelt være aktuelt på et senere tidspunkt for å se på effekten av de tiltak som er iverksatt på bakgrunn av den prosessen kommunen nå er inne i». Prosjektet som kommunen har gjennomført har vært konsentrert om å få ned antall spesialpedagogiske timer, dvs. muligheten for i større grad å integrere «spesialundervisning» i den ordinære tilpassede undervisningen. På møtet den fikk kontrollutvalget en orientering fra rådmannen om temaet «Tidlig innsats spesialundervisning» og vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen om temaet «tidlig innsats spesialundervisning» til orientering 2. Kontrollutvalget vil senere i 2015 vurdere en bestilling av forundersøkelse fra revisjonen. I sak 23/15 den bestilte kontrollutvalget en foranalyse på temaet «Tidlig innsats med vekt på spesialundervisning og tilpasset opplæring». Foranalysen forventes behandlet på kontrollutvalgets første møte i 2016, der det bestemmes om det skal bestilles et hovedprosjekt. 5.8 Selskapskontroller i 2015 Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for i sak 021/13 den Kommunestyret vedtok som innstilt fra utvalget i sak 45/13 den : 1) Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Gausdal kommune for ) Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta prioritering mellom følgende selskaper med sikte på gjennomføring av selskapskontroll i ; a. Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet b. Ikomm AS c. Gausdal Næringstorg AS d. Lillehammer Kunnskapspark AS e. Lipro AS 3) Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. 4) Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5) Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Selskapskontroll er gjennomført i Eidsiva AS og Ikomm AS. Gausdal Næringstorg AS er vedtatt nedlagt. Lillehammer kunnskapspark AS er ikke vurderte nærmere i forrige valgperiode. Det forrige kontrollutvalget i Lillehammer kommune hadde også Lipro AS på sin plan. Utvalget fikk en orientering om selskapets virksomhet og prioriterte ikke å gjennomføre en undersøkelse i dette selskapet. Kontrollutvalget behandlet sak 28/14 om «Rullering av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» i sitt møte den Punkt 2 i vedtaket lyder således: - Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for selskapskontroll i perioden : o Kommunens eierskapsforvaltning generelt. o Oppfølging av tidligere selskapskontroll i GLØR iks. Første tema er bestilt, jf. kommentarer nedenfor. 12

13 Når det gjelder oppfølging av tidligere selskapskontroll i GLØR iks så er dette gjort av kontrollutvalget i Lillehammer kommune. Selskapskontrollen fra 2007 var et samarbeidsprosjekt mellom de tre kommunene Lillehammer, Gausdal og Øyer. Formålet med prosjektet var å bidra til å styrke tilliten til selskapet ved å: Kontrollere at regelverket for selvkost overholdes slik at kommunenes grunnlag for beregning av renovasjonsavgiften blir korrekt. Kontrollere at forvaltningen av eierinteressene i selskapet gjøres i samsvar med vedtak, forutsetninger og god skikk. Oppsummert skriver revisor følgende: «På bakgrunn av de opplysningene som er hentet inn ser ikke Innlandet Revisjon behov for en selskapskontroll som tar for seg GLØR IKS oppfølging av anbefalingene i rapport 23/2007.» Kontrollutvalget i Lillehammer kommune vedtok følgende i sitt møte i september 2015: 1. Kontrollutvalget tar prosjektplanen om GLØR IKS til orientering. 2. Kontrollutvalget bestiller ikke en selskapskontroll om GLØR IKS oppfølging av anbefalingene i rapport 23/2007 Kontrollutvalget i Gausdal kommune fikk prosjektplanen fra Innlandet Revisjon iks som referatsak i sitt møte den Bestilling av selskapskontrollen «Eierskapsforvaltning» Forskrift om kontrollutvalg 14 sier blant annet at «Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).» Kontrollutvalget i Gausdal behandlet i møte sak om bestilling av en foranalyse/prosjektplan om Gausdal kommunes eierskapsforvaltning. Der ble det vurdert som nyttig for kommunen å ha en ekstern vurdering av om kommunen har fått etablert en hensiktsmessig struktur på sin eierskapsforvaltning/forvaltning av eierinteresser. Det ble også vurdert som nyttig for det nye kontrollutvalget som ble valgt høsten 2015 med en slik gjennomgang såpass tidlig i valgperioden. Utvalget vedtok følgende i sak 17/15: «Kontrollutvalget bestiller en foranalyse inkludert prosjektplan fra Innlandet Revisjon IKS om kommunens eierskapsforvaltning til sitt møte i september 2015.» Revisor «foreslår at eierskapskontrollen rettes mot hvordan kommunen etterlever og følger opp krav som den har stilt et godt eierskap, herunder vedtak knyttet til eierskapsutøvelsen. Det foreslås at prosjektet også kan omfatte en gjennomgang av kommunens praksis sett opp mot anerkjente prinsipper for kommunal eierskapsutøvelse». Et formål for prosjektet kan ut fra dette være: «Er Gausdal kommunes oppfølging av sitt eierskap i henhold til kommunestyrets vedtak og anerkjente prinsipper for eierstyring?» Revisor foreslår to problemstillinger i et eventuelt prosjekt: Har kommunen etablert tydelige føringer for eierskapene sine? Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? 13

14 I sak 24/15 den behandlet kontrollutvalget foranalyse med prosjektplan og vedtok å bestille selskapskontrollen «Eierskapsforvaltning Gausdal kommune». Revisjonsrapporten forventes behandlet på kontrollutvalgets første møte i Oppfølging av selskapskontroll i Ikomm AS Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten om selskapskontroll i Ikomm AS i sak 18/14 den og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende Innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» til orientering. 2. Kommunestyret viser spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre for selskapet». 3. Kommunestyret anmoder selskapet om å gi en tilbakemelding innen til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefaling 2 i revisjonsrapporten om «økonomi- og strategiplaner bør behandles i generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter». Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den i sak 28/14. Kontrollutvalget fulgte opp kommunestyrets vedtak i sak 9/15 den : 1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra Ikomm AS om endringen i selskapets vedtekter til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at saken og utvalgets vedtak refereres kommunestyret til orientering. Saken ble referert for kommunestyret den Orienteringer i 2015 Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer om tema fra rådmannen på møter i 2015: Møte : Orientering om temaet «Tidlig innsats spesialundervisning»; o Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering og vil senere i 2015 vurdere bestilling av forundersøkelse. Orientering om temaet «Forebyggende helsearbeid»; o Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Møte : Orientering om klagesak overfor tildelingskontoret. Klagesaken er behandlet hos Fylkesmannen i Oppland og ble derfor ikke ytterligere fulgt opp av kontrollutvalget. Orientering om ny skyssordning for GAVO. Tatt til orientering. Møte : Orientering om tildelingskontoret. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Orientering om samhandlingsreformen. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Møte : Orientering om prosessen omkring salg av tomt 4 B «Indrefileten». Møte : Orientering om barneverntjenesten. Kontrollutvalget tok Informasjonen til orientering. 14