KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 201 5

Transkript

1 LILLEHAMMER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 201 5

2 FORORD Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av kommunestyret og håper utvalgets arbeid kan være et bidrag til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunens egenkontroll. I den anledningen er det viktig at kommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding om utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. I tråd med tidligere praksis har derfor kontrollutvalget laget en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret for forrige år. I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel kommunestyret som rådmannen. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i Kontrollutvalget vil dessuten framheve det gode samarbeidet med kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, som er avgjørende for utvalgets virksomhet. Det er i stor grad det tidligere kontrollutvalget som står bak aktivitetene som beskrives i denne årsrapporten. Kun ett av medlemmene i det nye utvalget, som ble valgt høsten 2015, var også med i det tidligere utvalget. Kontrollutvalget mener det også i 2015 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. Det nye utvalget håper å videreføre det gode arbeidet som er gjort tidligere år i sin fireårsperiode. Lillehammer den Eivind Falk (sign). (leder) Wenche Almestrand (sign). (nestleder) Anne Mari Råbøl (sign). Rolf Kristiansen (sign). Hans Petter Hammervold (sign). 2

3 Innhold FORORD KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER MØTER KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I Budsjett for kontrollutvalget Oppfølging av revisjonen Status på vedtak fattet i politiske organer Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for Årsplan for kontrollutvalget for Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i Forvaltningsrevisjonsrapport «Økonomistyring - samhandlingsreformen» Foranalyse «NAV kvalitet i tjenesten» Selskapskontroller i Bestilling av selskapskontroll i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS Oppfølging av tidligere selskapskontroll i GLØR iks Oppfølging av selskapskontroll i Ikomm AS Orienteringer i

4 1. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Sammensetningen av kontrollutvalget fram til valget høsten 2015: Medlemmer Varamedlemmer H/MdG/V: H/MdG/V: Håkon Erdal, leder 1. Johan Schei Torbjørn Dahl 2. Ida-Sofie Solberg Stryken 3. Kristine Lund 4. Berit G. Denstad (erstattet Anette Nystad Hårberg fra ) FrP: Wenche K. H. Almestrand, nestleder AP: Lindis Kvernevik R: Tore Hjerkinn FrP: 1. Arne Egil Marsteinstredet 2. Camilla Bjerke 3. Svein Olsen (erstattet Bjørn Styve fra ) AP: R: 1. Einar Gunnar Aavik 2. Bjørg Sæther 3. Arnfinn Stubrud 1. Lasse Neri Aklidou 2. Annaguli Yildam (erstattet Arnfinn Huse Storsveen fra ) 3. Hanna Røberg Sammensetningen av kontrollutvalget inneværende valgperiode: Medlemmer Varamedlemmer H: H: Eivind Falk (leder) 1. Håkon Erdal 2. Freddy Jensen 3. Thea Julie Vigerust Bolstad FrP: Wenche K. H. Almsetrand, nestleder Sp: Anne Mari Råbøl AP/SV: Rolf Kristiansen Jan Petter Hammervold FrP: 1. Arne Marsteinstredet 2. Tore V. Myhren 3. Arild Slåtsveen Sp: 1. Ingerid Lyngnes Dahl 2. Ole Morten Melbø 3. Valborg Nordrum Brøste Ap/SV: 1. Jørund Hassel 2. Eva Hagen Haugen 3. Sigrid Tahtchieva 4. Christoffer Veggumsløkken Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Lillehammer kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Gausdal og Øyer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 4

5 2. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne føres det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen (forskrift 4). Påser at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (Kommune-loven 77, 4 og forskrift 6). Avgir uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og denne legges fram for vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påser at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Avgir rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapporterer til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det skal også rapporteres om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Påser at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeider en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (K-loven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4) og holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påser at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. Den største andelen av rammen til tilsyn og kontroll benyttes til bestillinger som utføres av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Kontrollutvalget inngår årlig oppdragsavtale med revisjonsselskapet på vegne av kommunestyret. Revisjonstjenester som bestilles av revisor kan deles inn i regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og/eller mindre undersøkelser. Revisjon av regnskapet gjennomføres uten særlig påvirkning fra kontrollutvalget, men utvalget har en tilsynsrolle mht. om revisjonen foregår iht. lover og regler og inngått avtale. Når det gjelder forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og eventuelle mindre undersøkelser har kontrollutvalget en mer aktiv rolle som bestiller overfor revisjonen. Ettersom det er begrenset med midler til slike bestillinger betyr det at utvalget må velge ut fra en streng vesentlighets- og risikovurdering og at man også ser kontrollene samlet over flere år. Både temaer som er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon og andre tema som kommer opp underveis i valgperioden er vesentlige og viktige innenfor kontrollutvalgets oppgave å føre et helhetlig tilsyn og kontroll med forvaltningen. Utvalgets budsjett for forvaltningsrevisjon er begrenset og det vil derfor ikke være mulig å utføre grundige undersøkelser innen mange tema og innen alle vesentlige områder og virksomheter i kommunen i løpet av valgperioden. Utvalget benytter seg derfor av orienteringer fra rådmannen for å få et første og grunnleggende inntrykk av status for noen av de aktuelle temaene. 3. MØTER Utvalget har i løpet av året hatt 6 møter og det er behandlet i alt 24 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under orienteringer og eventuelt. Den ble det i tillegg holdt et felles opplæringsseminar for kontrollutvalgene i Gausdal, Lillehammer, Øyer og Oppland fylkeskommune. Både faste medlemmer og varamedlemmer var invitert. 5

6 Utvalgsmedlem Torbjørn Dahl deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Møtene holdes for åpne dører. Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene Denne hjemmesiden er også tilgjengelig via Lillehammer kommunes hjemmeside under fanen kontrollutvalget. 4. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2015 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som kan betraktes som administrative det vil si saker som betraktes som interne i kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Kontrollutvalget ønsker å vise til følgende saker i 2015: 5.1 Budsjett for kontrollutvalget I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjett 2015: I sak 21/14 den vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for «Kontrollutvalget 2015». Totalt var budsjettet på kr ,- og fordelte seg med kr ,- til kontrollutvalget selv, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Innlandet Revisjon IKS. Budsjettforslaget var i stor grad en videreføring av budsjettet for 2014, men kontrollutvalget la ikke inn ekstra på posten selskapskontroll slik det ble gjort i Kommunestyret vedtok forslaget til budsjett i sak 119/14 den Forbruk i 2015: Totalt regnskap for kontrollutvalgets aktivitet i 2015 viser totalt kr ,-, som derved betyr et totalt mindreforbruk på kr ,-. Dette framkommer på denne måten under de tre områdene som inngår i kontrollutvalgets aktivitet/ramme; Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Lillehammer kommunes andel av totale kostnader i samarbeidet i 2015 utgjorde kr ,- som er kr ,- mindre enn budsjett. Kontrollutvalget selv: Kontrollutvalgets utgifter til reise- og møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, arbeidsgiveravgift, opplæring etc. utgjorde i 2015 kr ,-, som er kr ,- mindre enn budsjett. Innlandet Revisjon IKS: Regnskapet for 2015 viser samlet utgifter til revisjonstjenester på kr ,- som fordeler seg således (jr. årsavregning fra revisjonen): 6

7 Regnskapsrevisjon inkludert attestasjoner og veiledning kr ,- Bestilte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller kr ,- Møter i kontrollutvalget og kommunestyret kr ,- Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er belastet 2015-regnskapet fordeler seg således (jf. årsrapport fra revisjonen): Økonomistyring samhandlingsreformen; 283 timer kr ,- (i tillegg er 59 timer benyttet i 2014) NAV - kvalitet i tjenesten - foranalyse; 54 timer kr ,- Lillehammer K. Eiendomsselskap AS; 122 timer kr ,- GLØR iks; 67 timer kr ,- Budsjett 2016: Kontrollutvalget vedtok i sak 20/15 den følgende om budsjett for sin aktivitet i 2016: Kontrollutvalget foreslår kr ,- som total budsjettramme for kontrollutvalgets aktivitet i Lillehammer kommune for 2016, med utgangspunkt i følgende fordeling: Kontrollutvalgets drift kr ,- Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet kr ,- Innlandet Revisjon iks kr ,- Budsjettet oppgis i 2016-priser. Kommunestyret behandlet budsjett for 2016 i sak 114/15 den Oppfølging av revisjonen På vegne av kommunestyret inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med kommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjon. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes gjennomført. Sammen med sekretariatet vurderer dessuten kontrollutvalget blant annet revisjonens metodebruk, kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten svarer til de forventinger som utvalget har til undersøkelsen. Videre påser kontrollutvalget årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges Kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll. Når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger. Sammenligningen av kostnader for 2014 ble presentert for utvalget i møte i sak 17/15. 7

8 I møtet den i sak 23/15 behandlet kontrollutvalget en evaluering om kontrollutvalgets tilsynsansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Evalueringen gjøres årlig og er basert på anbefalinger gitt av Norges Kommunerevisorforbund. 5.3 Status på vedtak fattet i politiske organer De tertialvise rapportene om status på vedtak fattet i politiske organer behandles av kontrollutvalget før de sendes videre til kommunestyret. Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den , og Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Kontrollutvalget behandlet sin årsrapport for 2014 i sak 3/15 i møtet den Kommunestyret tok rapporten til orientering i sak 14/15 i møtet den Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap for 2014 Kontrollutvalget fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til årsregnskapet i sak 7/15 den Utvalgets uttalelse til årsregnskapet var vedlagt saken da kommunestyret behandlet årsregnskapet i sak 40/15 den Årsplan for kontrollutvalget for 2016 Kontrollutvalget har ikke tidligere laget en virksomhetsplan eller årsplan. Det nye kontrollutvalget valgte å lage en årsplan for sin aktivitet for 2016 vedtatt i møte den Møteplanen for hele 2016 er lagt inn i årsplanen. Kontrollutvalget vedtok å sende årsplanen til kommunestyret til orientering. Årsplanen for 2016 inneholder forholdsvis få konkrete aktiviteter ettersom det nye kontrollutvalget ikke har påbegynt arbeidet med overordnet analyse, som skal legge grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. 5.7 Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2015 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/022 på møtet den Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 88/12 i møtet den : «Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Lillehammer kommune : Prioriterte tema for gjennomføring i første del av planperioden: 1. Innkjøp 2. Evaluering av NAV 8

9 3. Samhandlingsreformen Øvrige aktuelle tema : - Sykefravær koblet til arbeidsmiljø - Hjemmetjenesten - Tidlig intervensjon barnevern/nav/skole - Kommunale tilskuddsordninger - Gebyrer teknisk sektor herunder restanser og behandling av byggesaker Planen som er vedtatt i kommunestyret er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Kontrollutvalget er imidlertid gitt myndighet til å foreta endringer, noe som f.eks. er aktuelt hvis det kommer opp tema som utvalget oppfatter som meget aktuelle og/eller mer vesentlige eller med høyere risiko enn de som er nevnt i planen. Utvalget foretar derfor rullering av planen og/eller løpende vurdering av andre aktuelle tema. Planen er bl.a. fulgt opp i sak 25/14 den «Rullering av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», der det ble vedtatt følgende: 1. Kontrollutvalget prioriterer følgende tema for forvaltningsrevisjon i perioden : a. Etterlevelse av vedtak i PPT skole og barnehage b. Etterslep vedlikehold 2. Kontrollutvalget prioriterer følgende selskapskontroll i perioden : a. Lillehammer Eiendomsselskap AS b. GLØR iks Dette vedtaket ble fulgt opp i sak 6/15 den , der det ble vedtatt følgende: 1. Kontrollutvalget ber om en orientering av temaene «Etterlevelse av vedtak i PPT skole og barnehage» og «Etterslep vedlikehold» på neste møte. 2. Kontrollutvalget bestiller en prosjektplan fra Innlandet Revisjon iks vedrørende selskapskontroll i Lillehammer Eiendomsselskap AS til møtet den Kontrollutvalget har senere fulgt opp planen i sak 12/15 den om rullering av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der det ble vedtatt følgende: 1. Kontrollutvalget bestiller følgende fra Innlandet Revisjon iks: a. Foranalyse innen temaet «NAV kvalitet i tjenesten» b. Prosjektplan vedrørende oppfølging av tidligere selskapskontroll i GLØR iks 2. Foranalyse og prosjektplan forutsettes behandlet på kontrollutvalgets møte i september 2015 Vedtaket er fulgt opp i løpet av Det vises til omtale av temaene senere i denne årsrapporten. Ettersom denne årsrapporten er siste rapport for forrige valgperiode så nevnes kort at ovennevnte planer derved er fulgt opp på følgende måte: Innkjøp; Revisjonsrapporten "Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket" ble behandlet i kontrollutvalget den og i kommunestyret den Evaluering av NAV; o På kontrollutvalgets møte den orienterte rådmannen om fylkesmannens tilsyn ved NAV «Behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn». o Den behandlet kontrollutvalget foranalysen «NAV kvalitet i tjenesten» og vedtok at man ikke bestiller en forvaltningsrevisjon på temaet i denne omgang se omtale nedenfor. Samhandlingsreformen; 9

10 o Orientering i møtet den o Revisjonsrapporten «Økonomistyring samhandlingsreformen» ble behandlet i kontrollutvalget den jf. omtale nedenfor, Sykefravær; Det ble gitt en orientering i kontrollutvalgets møte den Hjemmetjenesten; Revisjonsrapporten "Ytes hjemmesykepleie i samsvar med vedtak og andre forutsetninger" ble behandlet i kontrollutvalget den og i kommunestyret den Tidlig intervensjon; o Rådmannen orienterte om temaet «Barnevern» i kontrollutvalgets møte den o Rådmannen orienterte om temaet «Etterlevelse av vedtak i PPT skole og barnehage» i kontrollutvalgets møte den De to siste temaene under øvrige tema i opprinnelig plan er ikke ytterligere fulgt opp i denne perioden. For 2015 vises det til følgende saker som er behandlet i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsrapport «Økonomistyring - samhandlingsreformen» De første forberedelsene til forvaltningsrevisjonen ble gjort sommeren Innholdet i bestillingen er endret litt underveis og endelig bestilling ble gjort i møtet den Formålet med prosjektet har vært «å undersøke om rådmannen har tilstrekkelig styring og kontroll med den økonomiske situasjonen og utviklingen, særlig relatert til samhandlingsreformen». Forvaltningsrevisjonen er bygget opp rundt tre problemstillinger: 1. Hvordan har rådmannen sikret at budsjettgrunnlaget baserer seg på realistiske anslag og forventninger? 2. Har administrasjonen registrerings- og rapporteringsrutiner som er egnet til å holde oversikt over utviklingen i «kritiske faktorer» og avdekke avvik fra mål og planlagte tiltak i budsjettet? 3. Har administrasjonen hatt tilstrekkelig styring og kontroll med ressursbruken for å nå målsettingene i budsjettet? Oppsummert har revisor følgende anbefalinger: Ved budsjetteringen bør det tas tilstrekkelig hensyn til kjente risikofaktorer. Kommunen bør gå gjennom og vurdere om prosessene for budsjettoppfølging er tilstrekkelig effektive. Det bør vurderes å rapportere mer systematisk på kapasitet og kapasitetsutnyttelse når det gjelder korttidsplasser. Rådmannen bør vurdere hvordan betaling for utskrivningsklare pasienter, kjøp av institusjonsplasser mv bør håndteres budsjettmessig. Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten i sak 14/15 den Kommunestyret vedtok i sak 92/15 den som innstilt fra kontrollutvalget, med tillegg av nytt punkt 4: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Økonomistyring samhandlingsreformen» til orientering. 2. Kommunestyret merker seg at rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger er kjent for rådmannen. Med bakgrunn i dette forventer kommunestyret at rådmannen følger opp 10

11 revisjonsrapporten på en tilfredsstillende måte, herunder går igjennom og vurderer om prosesser og fullmakter for budsjettoppfølging er tilstrekkelig effektive. 3. Kommunestyret ber rådmannen orientere kontrollutvalget om oppfølgingen av revisjonsrapporten innen Kommunestyret ber rådmannen om at det i budsjettdokumentet 2016 blir synliggjort hvordan anbefalingene fra forvaltningsrevisjonsrapporten blir fulgt opp Foranalyse «NAV kvalitet i tjenesten» Temaet «Evaluering av NAV» var prioritert i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsket derfor å se nærmere på dette temaet før valgperioden var over. Grunnlaget for Innholdet i temaet har endret seg i løpet av perioden og på møtet den bestilte derfor kontrollutvalget en foranalyse/prosjektplan fra revisjonen kalt «NAV kvalitet i tjenesten». Basert på foranalyse og revisors vurderinger, ble det anbefalt i saksframstillingen til kontrollutvalget at det ikke settes i gang en forvaltningsrevisjon på dette temaet nå. Dette skyldes bl.a. at NAV Lillehammer synes å ligge i forkant når det gjelder innsats mot unge arbeidsløse, og at det er igangsatt et prosjekt spesielt mot flyktninger og innvandrere med mål å få flere ut i arbeid eller utdanning. Utvalget kan eventuelt på et senere tidspunkt be om en orientering om hvilke effekter prosjektet har hatt. Kontrollutvalget vedtok derved følgende ved behandlingen av foranalysen i sak 15/15 den : 1. Kontrollutvalget tar foranalysen til orientering. 2. Kontrollutvalget bestiller ikke en forvaltningsrevisjon på temaet i denne omgang. 5.8 Selskapskontroller i 2015 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for i sak 15/13 den Kommunestyret vedtok som innstilt fra utvalget i sak 80/13 den : 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Lillehammer kommune for Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta prioritering mellom følgende selskaper med sikte på gjennomføring av selskapskontroll i ; a. Eidsiva Energi AS tema roller og habilitet b. Ikomm AS c. Lipro AS d. Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS 3. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det også skal utføres forvaltningsrevisjon. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for kommunestyret. 11

12 Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Selskapskontroll er gjennomført i Eidsiva AS og Ikomm AS. Utvalget fikk en orientering om selskapet Lipro AS sin virksomhet på møtet den og ved rullering av planer i møtet den ble det ikke prioritert å gjennomføre ytterligere kontroller i Lipro AS. Kontrollutvalget prioriterte selskapskontroll i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap og en oppfølging av tidligere selskapskontroll i GLØR iks Bestilling av selskapskontroll i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS Kontrollutvalget behandlet en prosjektplan fra revisjonen i sak 8/15 den og vedtok følgende: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll i Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS iht. framlagt prosjektplan fra Innlandet Revisjon iks og med de presiseringer som framkom i møtet. Revisjonen har satt opp følgende problemstillinger som skal belyses i selskapskontrollen: 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? 2. Er Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? 3. Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon? 5. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet - Er selskapet omfattet av offentlighetslovens regler? - Hvordan er i så fall praksis sett opp mot lovens krav? 6. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? 7. Er det stilt krav om utbytte og avkastning til selskapet? 8. Har selskapet utarbeidet etiske retningslinjer? 9. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamlingen)? Revisjonsrapporten vil bli behandlet av kontrollutvalget på første møte i Rapporten videresendes til kommunestyret Oppfølging av tidligere selskapskontroll i GLØR iks Selskapskontrollen i GLØR iks i 2007 var et samarbeidsprosjekt mellom de tre kommunene Lillehammer, Gausdal og Øyer. Formålet med prosjektet var å bidra til å styrke tilliten til selskapet ved å: Kontrollere at regelverket for selvkost overholdes slik at kommunenes grunnlag for beregning av renovasjonsavgiften blir korrekt. Kontrollere at forvaltningen av eierinteressene i selskapet gjøres i samsvar med vedtak, forutsetninger og god skikk. Behovet for å følge opp denne tidligere selskapskontrollen kom opp i forbindelse med rullering av plan for selskapskontroll jf. beskrivelse av dette ovenfor. I kontrollutvalgets møte den ble det derfor bestilt en foranalyse/prosjektplan fra revisjonen. Prosjektplanen ble behandlet av kontrollutvalget i sak 16/15 den I dokumentet har revisjonen sett på om eller hvordan anbefalingene i revisjonsrapporten fra 2007 er fulgt opp. Her gjengis deler av saksframstillingen i kontrollutvalget til orientering for kommunestyret: 12

13 Anbefaling 1 Inntekter og kostnader som skriver seg fra håndtering av næringsavfallet som overtas fra GLØR Partner AS bør skilles ut fra selvkostregnskapet. Dette gjelder særlig forurensede masser som utgjør betydelige beløp. GLØR innførte selvkostfond fra Revisor har fått oversendt regnskapet for GLØR IKS, og dette viser at husholdningsavfallet skilles fra næringsavfallet. Anbefalingen var særlig knyttet mot forurensede masser som utgjorde betydelige beløp. GLØR har opplyst at dette nå er skilt ut fra selvkostregnskapet. I tillegg er det kommet fram at alle kostnader fordeles for å sikre at næringsavfall ikke blir subsidiert. Revisor skriver videre at «På bakgrunn av dette er vår vurdering at anbefalingen er ivaretatt». Anbefaling 2 Etter vår vurdering burde selskapet avregne driftstilskuddet fra kommunene mot selvkostregnskapet og betale/få etterbetalt av kommunene for et eventuelt overskudd eller underskudd. Dette krevet at selvkostregnskapet kun inneholder inntekter og kostnader fra behandling av husholdningsavfall. Revisjonen vurderer at GLØR IKS ikke har fulgt opp deres anbefaling på dette området. GLØR har for øvrig foreslått en ny organisering overfor eierkommunene, som innebærer at selvkostfondet kun bør ligge hos GLØR IKS. Retningslinjene åpner for at det kan være slik dersom eierkommunene ønsker det og ikke har vesentlige indirekte og eventuelt direkte kostnader i egen regi. Anbefaling 3 Kommunestyrene bør vurdere om det er behov for å vedta eierstrategi for GLØR der forventningene til selskapet klargjøres. Alle de tre aktuelle eierkommunene som stod bak den opprinnelige rapporten, har vedtatt eierskapsmeldinger som omhandler selskaper de er medeiere i. Det er ikke nedfelt helt tydelige eierstrategier for de enkelte selskaper, men hensikten og vurdering av hvordan selskapet fungerer på vegne av kommunen vurderes i 7 ulike punkt. Revisor vurderer dermed at anbefalingen er fulgt opp. Anbefaling 4 Gjennomgangen viser at styringsorganene fungerer i samsvar med vedtektene. Kommunene og selskapet anbefales likevel å foreta en gjennomgang av regelverk og praksis i forbindelse med valg av styremedlemmer og vurdere behovet for flere rutiner rundt styrearbeidet, slik det f.eks er anbefalt av KS Eierforum (anbefaling nr 10). Vedtektene som var gyldige i 2007 ble erstattet av ny selskapsavtale i Denne er mer detaljert, og viser at det nå er valgkomite med egne retningslinjer for styret i GLØR IKS og GLØR Partner. Begge styrene har styreinstruks, styret og daglig leder evalueres årlig og styremedlemmer får tilbud om opplæring. Revisor sier at «Etter vår vurdering er denne anbefalingen ivaretatt i sin helhet». Anbefaling 5 - Revisjonen anbefaler at selskapet og kommunene følger opp de forholdene som er påpekt i forhold til opprettelsen av Stiftelsen "Etterbruksfond for Roverudmyra Deponi", sammensetning av styret og disponering av utbytte fra GLØR iks. I rapporten stilte revisor spørsmål i henhold til habiliteten til styremedlemmene fra GLØR IKS dersom stiftelsen skulle dele ut midler til GLØR IKS. Pr i dag opplyses det at det i stiftelsen er tre medlemmer og ingen av disse har noe ansettelsesforhold eller forbindelse til GLØR IKS/GLØR Partner. Det ble i rapporten også stilt spørsmål om representantskapet hadde myndighet til å disponere eiernes utbytte. Det opplyses at siden 2009 er det ikke overført midler fra GLØR IKS til stiftelsen. Stiftelsen har også fått nye vedtekter i Dette vil si at anbefalingene er fulgt opp. Revisor skriver for øvrig om punktet om opprettelsen av stiftelsen var i tråd med vedtektene at det «anses som ikke relevant å følge opp ettersom stiftelsen allerede var opprettet før selskapskontrollen i 2007». Anbefaling 6 - Det bør foretas en vurdering av nytten ved en eventuell rapportering på produktivitet, f.eks i form av systematiske sammenlikninger med andre tilsvarende selskaper (benchmarking). Siden 2007 er det gjennomført tre benchmarkinger. Disse er igjen brukt i selskapets interne utviklingsarbeid, samt grunnlag for strategiplan. Anbefalingen er dermed fulgt opp. Oppsummert skriver revisor følgende: «På bakgrunn av de opplysningene som er hentet inn ser ikke Innlandet Revisjon behov for en selskapskontroll som tar for seg GLØR IKS oppfølging av anbefalingene i rapport 23/2007.» Kontrollutvalget i Lillehammer kommune vedtok derved følgende i sitt møte i september 2015: 1. Kontrollutvalget tar prosjektplanen om GLØR IKS til orientering. 2. Kontrollutvalget bestiller ikke en selskapskontroll om GLØR IKS oppfølging av anbefalingene i rapport 23/ Prosjektplanen videresendes kommunestyret til informasjon Revisjonens prosjektplan er referert overfor de øvrige kontrollutvalg som var med på selskapskontrollen i

14 5.8.3 Oppfølging av selskapskontroll i Ikomm AS Kontrollutvalget behandlet revisjonsrapporten om selskapskontroll i Ikomm AS i sak 12/14 den og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende Innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» til orientering. 2. Kommunestyret viser spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre for selskapet». 3. Kommunestyret anmoder selskapet om å gi en tilbakemelding innen til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefaling 2 i revisjonsrapporten om «økonomi- og strategiplaner bør behandles i generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter». Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den i sak 72/14. Kontrollutvalget fulgte opp kommunestyrets vedtak i sak 5/15 den : 1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra Ikomm AS om endringen i selskapets vedtekter til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om at saken og utvalgets vedtak refereres kommunestyret til orientering. Saken ble referert for kommunestyret den Orienteringer i 2015 Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer på møter i 2015: Møte : Rådmannen orienterte om arbeidet som er igangsatt i kommunen mht. praktisering av helsepersonelloven. Rådmannen orienterte om temaet barnevern. Møte : Rådmannen orienterte om temaet «etterlevelse av vedtak i PPT skole og barnehage». Rådmannen orienterte om tilsynsrapport fra fylkesmannen om temaet «samhandling og koordinering knyttet til rus og psykiatri» o Kontrollutvalget ønsker en ny orientering tidlig i Rådmannen orienterte om temaet «etterslep vedlikehold». Møte : Rådmannen orienterte om kommunens tertialrapport pr Rådmannen orienterte om framdriften i arbeidet med kommunens anskaffelse av IKT-utstyr og tjenester, og tilpasning til egenregi-kravet. Lillehammer Olympiapark AS orienterte om forhold i selskapet som er tatt opp av tidligere administrerende direktør. Møte : Rådmannen orienterte om kommunens tertialrapport pr Rådmannen orienterte om utviklingen i arbeidet med kommunens anskaffelse av IKT-utstyr og tjenester, og tilpasning til egenregikravet. 14