ØYER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR

Transkript

1 ØYER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSRAPPORT FOR 2014

2 Innhold 1. INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER MØTER KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I Budsjett for kontrollutvalget Oppfølging av revisjonen Egenevaluering av kontrollutvalget Status på vedtak fattet i politiske organer Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Øyer kommune Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i Forvaltningsrevisjon «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» Rådmannens fullmakt ved salg av tomter; Tjønnlykkja Bestilling av forvaltningsrevisjon «Økonomistyring i PLO» Undersøkelse om rådmannens fullmakt til å gi studiepermisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon «Arbeidstakernes medbestemmelse i omorganiseringsprosesser» Nummerert brev fra Innlandet Revisjon iks Selskapskontroller i Selskapskontroll i «Ikomm AS» Orienteringer i Rullering av planer for aktiviteten i

3 1. INNLEDNING I tråd med tidligere praksis har kontrollutvalgssekretariatet laget en årsrapport fra kontrollutvalget til kommunestyret om kontrollutvalgets virksomhet forrige år. Kontrollutvalget utfører sine tilsynsoppgaver på vegne av kommunestyret. I den anledningen er det viktig at kommunens øverste politiske organ får en tilbakemelding på utvalgets totale aktivitet i året som har gått i tillegg til løpende tilbakemelding gjennom året. I sitt arbeid er kontrollutvalget avhengig av god kommunikasjon og godt samarbeid med så vel kommunestyret som rådmannen. Dette mener utvalget har fungert på en god måte også i Kontrollutvalget vil dessuten framheve det gode samarbeidet med kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS og sitt eget sekretariat Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, som er avgjørende for utvalgets virksomhet. Kontrollutvalget mener det også i 2014 har hatt et målrettet og aktivt år innenfor de rammer som budsjettet gir. Den største andelen av rammen til tilsyn og kontroll benyttes til bestillinger som utføres av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS. Oppdragsavtalen som kontrollutvalget inngår på vegne av kommunestyret er delt inn i regnskapsrevisjon der kontrollutvalget først og fremst har en påse-rolle og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, der kontrollutvalget har en aktiv rolle med å bestille, behandle rapporter og følge opp. Både temaer som er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon og andre tema som kommer opp underveis i valgperioden er vesentlige og viktige innenfor kontrollutvalgets oppgave med å føre et helhetlig tilsyn med forvaltningen. Utvalgets budsjett for forvaltningsrevisjon er begrenset og det vil derfor ikke være mulig å utføre grundige undersøkelser innen mange tema og innen alle vesentlige områder og virksomheter i kommunen i løpet av valgperioden. Utvalget benytter seg derfor i tillegg av orienteringer fra rådmannen for å få et første og grunnleggende inntrykk av status for noen av de aktuelle temaene. Kontrollutvalget håper det også i sitt videre arbeid kan bidra til at innbyggerne kan ha tillitt til at kommunen har en god egenkontroll og ser fram til et videre godt samarbeid med kommunestyret og rådmannen. Øyer, den Monica Kramprud Szacinski (sign.) (leder) Rigmor Aarø Spiten (sign.) (nestleder) Håkon Løken (sign.) Odd Inge Vistad (sign.) Hanne Grimstad Hansen (sign.) 3

4 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Medlemmer: Monica Kramprud Szacinski, leder Odd Inge Vistad Håkon Løken Hanne Grimstad Hansen Rigmor Aarø Spiten, nestleder Varamedlemmer: 1. Niklas Aas Skovdahl erstattet Stine Rigmor Grimstad fra Jon Magne Aspelund 3. Turid Korslund 1. Jahn Lundeby 2. Hans Kristian Bjerkestuen 3. Arne Nordby Sekretariatsfunksjonen ivaretas av Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. Denne funksjonen kan ikke legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjon for kommunen. Øyer kommune har derfor inngått et interkommunalt samarbeid med Gausdal og Lillehammer kommuner, samt Hedmark og Oppland fylkeskommuner om et eget sekretariat. Kontrollutvalgets leder sitter i styret for Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet. 3. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets oppgaver er nedfelt i 77 i kommuneloven og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Av de vesentligste arbeidsoppgavene kan nevnes: På kommunestyrets vegne føre det løpende tilsyn og kontroll med kommunal forvaltning (forskrift 4). Påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte (Kommuneloven 77, 4 og forskrift 6). Gi uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av kommunestyret (forskrift 7). Minst en gang i valgperioden (første året i valgperioden) utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og legge den fram for vedtak i kommunestyret (forskrift 10). Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon (K-loven 77, 4 og forskrift 9). Gi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatet av disse (forskrift 11). Rapportere til kommunestyret hvordan kommunestyrets merknader til årsregnskapet og forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp (forskrift 8 og 12). Det rapporteres og om tidligere saker, som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp tilfredsstillende. Påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som vedtas i kommunestyret (Kloven 77, 5 og forskrift 13). Forskrift 15 gir bestemmelser om rapportering. Påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning (forskrift 4), holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med lover og regelverk (forskrift 6). Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet (forskrift 18). Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget ansvaret for bestilling av revisjonstjenester via årlig inngåelse av oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS. 4

5 Revisjonstjenester som bestilles av kommunens revisor Innlandet Revisjon IKS kan deles inn i regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og/eller mindre undersøkelser. Revisjon av regnskapet gjennomføres uten særlig påvirkning fra kontrollutvalget, men utvalget har en påse-rolle mht. om revisjonen foregår iht. lover og regler og inngått avtale. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll har kontrollutvalget en mer aktiv rolle som bestiller overfor revisjonen. Det er imidlertid begrensede midler til slike bestillinger, noe som betyr at utvalget må velge ut fra en streng vesentlighets- og risikovurdering. 4. MØTER Møtene i kontrollutvalget i Øyer kommune holdes for åpne dører. Utvalget har i løpet av 2014 hatt 7 møter og behandlet i alt 28 registrerte saker. Flere forhold er også drøftet under eventuelt og/eller under orienteringer. Møtet den var et fellesmøte med de to øvrige kontrollutvalgene i Lillehammerregion. Utvalgsmedlem Håkon Løken deltok på Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen den februar Ordfører og oppdragsansvarlig revisor har møte- og talerett i utvalgets møter. Kontrollutvalget kan også innkalle rådmannen eller andre fra administrasjonen i forbindelse med behandling av og/eller orientering om saker. Saker legges ut på sekretariatets hjemmeside ca. 10 dager før møtene: Denne hjemmesiden er tilgjengelig via Øyer kommunes hjemmeside under fanen kontrollutvalget. 5. KONTROLLUTVALGETS AKTIVITETER I 2014 I denne årsrapporten trekkes ikke fram de saker som betraktes administrative enten saker internt for kontrollutvalget, som bl.a. møteplan for kontrollutvalget, og saker som vedrører løpende oppfølging av revisjonen, som bl.a. tertialrapporter fra revisjonen og revisjonsstrategi. Nedenfor omtales de sakene kontrollutvalget ønsker å vise til i Budsjett for kontrollutvalget I henhold til 18 i kontrollutvalgsforskriften utarbeider kontrollutvalget årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjett og regnskap 2014: I sak 20/13 den vedtok kontrollutvalget en total ramme for sin aktivitet i 2014 på kr ,-. Beløpene fordelte seg som følger: 1. Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, kr ,- 5

6 2. Kontrollutvalget, kr ,- 3. Innlandet Revisjon IKS kr ,- Inkludert i revisjonstjenester var 70 timer ekstra til selskapskontroll. Kommunestyret vedtok forslaget fra kontrollutvalget. I tillegg ble mindreforbruket i 2013 på kr ,- overført til Kontrollutvalget har derfor totalt hatt kr ,- til disposisjon i I kommunen ble det registrert et justert budsjett som kontrollutvalgets totale ramme på kr ,-. Totalt regnskap for kontrollutvalgets aktivitet i 2014 viser kr ,- ifølge kontoutskrift innhentet fra kommunen. Derved ble det et totalt forbruk i 2014 tett opp under disponibel ramme. Forbruket framkommer på denne måten: Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet: Regnskap 2014: kr ,-. Dette er Øyer kommunes andel av totale utgifter til sekretærsamarbeidet i Det vil si et lite mindreforbruk i underkant av kr ,- i forhold vedtatt budsjett i styret i sekretariatet. Kontrollutvalget selv: Regnskap 2014: kr ,-. Dette er totalbeløpet som er bokført som utgifter til reise- og møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, arbeidsgiveravgift, kurs etc. for kontrollutvalget. Innlandet Revisjon IKS: Reelt kjøp av revisjonstjenester i 2014: Kr ,-. I henhold til selskapsavtalen og oppdragsavtalen har Innlandet Revisjons IKS sendt avregninger som tilsvarer oppdragsavtalen for 2014 til sammen kr ,-. Det er derved innbetalt kr ,- mindre enn totalt utførte tjenester. Revisjonen opplyser i brevet at for lite innbetalt à konto i løpet av 2014 vil bli fakturert sammen med à kontobeløpet for andre tertial i Merforbruket innen revisjonstjenester er bevisst fra kontrollutvalgets side og er forutsatt dekket av overført mindreforbruk kr ,- fra 2013 og av øvrig mindreforbruk innen utvalgets totale budsjettramme for Forbruk av revisjonstjenester i 2014 framkommer på denne måten: Regnskapsrevisjon inkludert attestasjoner og veiledning 477 timer kr ,- Bestilt forvaltningsrevisjon/undersøkelser og selskapskontroll 437 timer kr ,- Som fordeler seg på denne måten (timeforbruk i 2014): Etterlevelse av anskaffelsesreglementet; 157 timer kr ,- Prosjektet er gjennomført i ; Til sammen 243 timer. Kjøp av Tjønnlykkja; 94 timer kr ,- Kostra-presentasjon; 14 timer kr ,- Økonomistyring; Foranalyse; 45 timer kr ,- Hovedprosjektet fortsetter i Medbestemmelse omorganiseringsprosesser; 25 timer kr ,- Hovedprosjektet fortsetter i Generell vurdering av rådmannens fullmakt; 34 timer kr ,- Rådmannens fullmakt studiepermisjon; 30 timer kr ,- Ikomm AS; 40 timer kr ,- Møter i kontrollutvalget og kommunestyret 35 timer kr

7 Budsjett 2015: I sak 21/14 den vedtok kontrollutvalget forslag til budsjett for kontrollutvalgets aktivitet i Totalt er budsjettet på kr ,- og fordeler seg med kr ,- til kontrollutvalget selv, kr ,- til Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet og kr ,- til Innlandet Revisjon IKS. Budsjettforslaget er i stor grad en videreføring av budsjettet for 2014, men kontrollutvalget har for 2015 ikke lagt inn ekstra på posten selskapskontroll slik det ble gjort i Kommunestyret vedtok kommunens budsjett i sak 87/14 den Oppfølging av revisjonen På vegne av kommunestyret inngår kontrollutvalget årlig oppdragsavtale med kommunens revisjon Innlandet Revisjon IKS. I sak 20/14 vedtok kontrollutvalget oppdragsavtalen for Avtalen ble inngått med forbehold om at ovennevnte budsjettramme vedtas av kommunestyret. I løpet av året har kontrollutvalget fulgt opp sine oppgaver med å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Dette gjøres via tertialvis rapportering, presentasjon av revisjonsstrategi og løpende dialog med revisjonen der det bl.a. settes fokus på om revisjonsarbeidet foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrifter, god kommunal revisjonsskikk og avtale med revisor. Når det gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll så har kontrollutvalget i større grad påvirkning enn ved regnskapsrevisjon. Dette gjelder både innhold og gjennomføring av revisjonen ettersom utvalget er direkte bestillere av tema som ønskes nærmere undersøkt. Sammen med kontrollutvalgssekretariatet vurderer dessuten kontrollutvalget bl.a. revisjonens metodebruk, kvaliteten på revisjonsrapporten og om rapporten svarer til de forventinger som utvalget har til undersøkelsen. Videre påser kontrollutvalget årlig at oppdragsansvarlig revisor oppfyller lovbestemte krav til kvalifikasjoner (regnskapsrevisjon) og krav til uavhengighet og objektivitet. Innlandet Revisjon IKS er underlagt Norges kommunerevisorforbunds kvalitetskontroll og når det gjelder pris på tjenesten regnskapsrevisjon så blir det årlig gjennomført undersøkelser som viser sammenligninger med andre kommunale revisjonsordninger (benchmarking). Denne ble presentert for utvalget i møte i forbindelse med sak 20/14. I sak 26/14 den behandlet kontrollutvalget en evaluering om kontrollutvalgets påseansvar vedrørende regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Evalueringen var basert på anbefalinger gitt av Norges kommunerevisorforbund. Dette er en evaluering utvalget bør utføre minst en gang i løpet av sin periode for å dokumentere det forholdsvis omfattende tilsyn- eller påseansvaret som utvalget har overfor revisjonen. Konklusjonen i saken var at utvalget har fulgt med på de punktene som forventes. 7

8 5.3 Egenevaluering av kontrollutvalget I møte den ble det gjennomgått en egenevaluering av kontrollutvalget og sekretærfunksjonen. Ordfører og rådmann var til stede på deler av egenevalueringen for å komme med sine synspunkter. Sekretariatet oppsummerte egenevalueringen og la dette fram i sak 12/14 i møte Egenevalueringen ble tatt til orientering. Evalueringen viste at det meste fungerte bra, men pekte også på noen punkter til forbedring. Noen justeringer har blitt utført i etterkant som f.eks. oppdatering av sekretariatets hjemmeside. 5.4 Status på vedtak fattet i politiske organer De tertialvise rapportene om status på vedtak fattet i politiske organer behandles av kontrollutvalget før de sendes videre til kommunestyret. Rapportene har blitt behandlet i kommunestyret den , og Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 ble behandlet av utvalget i sak 04/14 den og i kommunestyret den Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2013 for Øyer kommune Kontrollutvalgets fikk presentert årsregnskapet og behandlet sin uttalelse til årsregnskapet i sak 09/14 den Utvalgets uttalelse var vedlagt når kommunestyret behandlet kommunens årsregnskap den Forvaltningsrevisjoner og andre undersøkelser i 2014 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget behandlet planen i sak 12/022 på møtet den Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 110/12 i møtet : 1. Følgende tema prioriteres i plan for forvaltningsrevisjon i Øyer kommune : Prioriterte tema for forvaltningsrevisjon : 1. Samhandlingsreformen 2. Forebyggende helsearbeid 3. Kvalitet i SFO-tjenesten 2. Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides for hver valgperiode, senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen fremlegges for kommunestyret til behandling. 3. Planen revurderes årlig og kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. 8

9 4. Ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter oversendes fortløpende til kommunestyret for behandling der. Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Kontrollutvalget er imidlertid gitt myndighet til å foreta endringer. Dette kan f.eks. være aktuelt hvis det kommer opp tema som utvalget oppfatter som meget aktuelt og/eller mer vesentlig eller med høyere risiko enn de som er nevnt i planen. Utvalget foretar derfor rullering av planen og/eller løpende vurdering av andre aktuelle tema. Kontrollutvalget har foreløpig valgt å få orienteringer om temaene som ble vedtatt i planen: Kontrollutvalget fikk en orientering om de to førstnevnte temaene i sitt møte den Det ble også orientert om samhandlingsreformen på fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i regionen den Temaene ble igjen fulgt opp med en ny orientering på møtet den I 2014 er det bestilt en foranalyse på temaet «Økonomistyring i PLO». Når det gjelder temaet kvalitet i SFO vises det til orientering i kontrollutvalgets møte den og til kommunestyrets sak 61/13 «Evaluering av skolefritidsordning» i møtet den , der det bl.a. er vedtatt nye vedtekter og satser. I overordnet analyse, som lå til grunn for plan for forvaltningsrevisjon, var temaet innkjøp/anskaffelser nevnt som første tema av de tema som ikke ble prioritert i planen. Det er i gjennomført en forvaltningsrevisjon kalt «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket». For 2014 ønsker kontrollutvalget å framheve følgende saker som er behandlet i utvalget: Forvaltningsrevisjon «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten «Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket» i sak 24/14 den Revisjonen arbeidet ut fra følgende problemstillinger: Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? Har anskaffelser over kr vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten Kommunens etterlevelse av anskaffelsesregelverket til orientering og forventer at rådmannen følger opp revisjonens anbefalinger: Vurdere å etablere tiltak som sikrer at regelverket for offentlige anskaffelser følges o Sikre konkurranse for anskaffelser over kr o Sikre føring av anskaffelsesprotokoll o Sikre vurdering og dokumentasjon når kommunen bruker unntaksbestemmelsene om konkurranse i regelverket; herunder ved påstand om en leverandør og ved hastesaker Sikre at anskaffelser av IKT-tjenester skjer i henhold til anskaffelsesregelverket 9

10 2. Kommunestyret ber rådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten innen Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sin sak 91/14 den Kontrollutvalget vil følge opp at rådmannen gir en tilbakemelding innen Rådmannens fullmakt ved salg av tomter; Tjønnlykkja Kontrollutvalget bestilte en undersøkelse av rådmannens fullmakt ved salg av tomter i sitt møte den i sak 05/14. Bakgrunnen var salg av tomta Tjønnlykkja i Tretten. Revisjonsrapporten ble behandlet i kontrollutvalgets møte den i sak 08/14. Revisjonen konkluderte med at rådmannen hadde fullmakt til å inngå den aktuelle avtalen om salg av næringsarealet på Tjønnlykkja». Revisjonen mener at rådmannen har fulgt de signaler som kommunestyret har gitt gjennom ulike vedtak og at kommunestyrets generelle fullmakt om salg av tomter også i utgangspunktet omfatter salget av Tjønnlykkja. I forbindelse med gjennomgangen avdekket for øvrig revisjonen uklarheter rundt delegeringsbestemmelsene i Øyer kommune. Revisjonen viser til at det er utydelig hva som er delegert som fullmakt til rådmannen og følgelig naturlig at slike spørsmål som i forbindelse med Tjønnlykkja vil dukke opp. Bestemmelsen om delegering er heller ikke oppdatert etter gjeldende lovverk (vedtatt i 2001), og revisjonen anbefaler derfor en oppdatering også på bakgrunn av dette. Revisjonen anbefaler kommunen å ta en grundig gjennomgang av delegeringsbestemmelsene for å sikre at det blir en tydelig og oppdatert avklaring av rådmannens fullmakt. Når det gjelder fullmakt til salg av tomter må det bl.a. vurderes om en eventuell delegering skal gjelde uansett reguleringsformål, areal og verdi. Dersom kommunestyret vil gi en fullmakt til salg av tomter som ikke er knyttet til bestemte poster i budsjettet, bør det vurderes om fullmakten bør tas inn i delegeringsreglementet. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Rådmannens fullmakt vedrørende salg av tomta Tjønnlykkja» til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen gi en tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten, særlig en grundig gjennomgang av delegeringsreglementet, innen Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget i sak 44/14 den Kontrollutvalget fulgte opp vedtaket i sak 16/14 den , men nytt delegeringsreglement var ennå ikke klart så følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget tar informasjonen om arbeidet med nytt delegeringsreglement til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding og orientering vedrørende oppfølgingen av anbefalingene som framkommer i rapporten «Rådmannens fullmakt vedrørende salg av tomta Tjønnlykkja», særlig en grundig gjennomgang av deleringsreglementet, når kommunens nye delegeringsreglement er vedtatt. Kontrollutvalget vil følge opp dette i

11 5.7.3 Bestilling av forvaltningsrevisjon «Økonomistyring i PLO» Samhandlingsreformen er vedtatt tema i «plan for forvaltningsrevisjon ». Som det framgår tidligere i denne rapporten er det blitt orientert om dette temaet flere ganger overfor kontrollutvalget. Temaet er også vurdert i de øvrige kontrollutvalgene i Lillehammer-regionen, men det viste seg vanskelig i praksis å få til et felles forvaltningsrevisjonsprosjekt. I kontrollutvalgets møte i sak 13/14 vedtok utvalget å bestille en foranalyse/prosjektplan. I stedet for en forvaltningsrevisjon knyttet til reformen generelt, ønsker heller kontrollutvalget i Øyer å knytte temaet samhandlingsreformen til økonomistyring p.g.a. den økonomiske situasjonen i kommunen. Undersøkelsen spisses mot pleie- og omsorg. Foranalysen forelå til kontrollutvalgets møte den Følgende problemstillinger er løftet som aktuelle: 1. Hvordan har rådmannen sikret at budsjettgrunnlaget baserer seg på realistiske anslag og forventninger? 2. Har administrasjonen gjennom virksomhetsplanleggingen konkretisert mål og tiltak som er egnet for styring og oppfølging? 3. I hvilken grad er planlagte effektiviseringstiltak og andre økonomistyringstiltak gjennomført? 4. Har administrasjonen hatt tilstrekkelig oversikt over utviklingen i «kritiske faktorer» for å overholde budsjettet? 5. Har administrasjonen registrerings- og rapporteringsrutiner som er egnet til å avdekke avvik fra mål og planlagte tiltak? 6. Hvordan har administrasjonen fulgt opp rapporterte avvik i løpet av budsjettåret? Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 25/14: Kontrollutvalget bestiller en undersøkelse rettet mot «Økonomistyring i PLO» i Øyer kommune og ber revisjonen legge fram en prosjektplan så tidlig som mulig i 2015 som er tilpasset kontrollutvalgets totale ramme for bestilte revisjonstjenester. En forholdsvis stor aktivitet i kontrollutvalget høsten 2014 medførte at man nærmet seg budsjettrammen og en videre undersøkelse ble derfor utsatt til Revisjonen antydet i foranalysen å bruke 225 timer på undersøkelsen i tillegg til forundersøkelsen. Ettersom utvalget kun har en ramme på 250 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i 2015, må det derfor gjøres en nærmere vurdering av gjennomføringen når prosjektplanen foreligger. Kontrollutvalget prioriterer i første omgang å bli ferdig med revisjonsrapporten om «arbeidstakernes medbestemmelse i omorganiseringsprosesser» - omtalt nedenfor Undersøkelse om rådmannens fullmakt til å gi studiepermisjon I kontrollutvalgets møte den ble det under eventuelt drøftet tilsendte dokumenter; innspill fra hovedtillitsvalgte til politiske ledelse i kommunen om manglende involvering i omorganisering, innspill fra hovedtillitsvalgte til ordfører og «G6-gruppa» om manglende involvering fra politisk hold om omorganisering og utvidelse av ledergruppe, tidligere ass. rådmanns brev til kommunestyret med hans beskrivelse av situasjonen og et notat fra Innlandet Revisjon iks som drøfter temaet «rådmannens fullmakt i personalsaker» generelt. 11

12 Kontrollutvalget valgte å åpne sak og vurderte det slik at det var viktig å se på disse sakene og at det var plass på budsjettet til å gjøre mindre undersøkelser. Det ble vedtatt følgende i sak 22/14: 1. Kontrollutvalget bestiller undersøkelser fra revisjonen knyttet til; a. Om reglene for medbestemmelse er fulgt i forbindelse med omorganiseringprosessen som har pågått i kommunen siden høsten b. Om rådmannen har fullmakt til å innvilge studiepermisjon for tidligere assisterende rådmann. 2. Kontrollutvalget ber om en prosjektplan vedrørende punkt a til sitt møte den Innlandet Revisjon iks sin undersøkelse om rådmannens fullmakt var klar til kontrollutvalgets møte den I sak 28/14 ble det vedtatt følgende innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret tar revisjonsnotat /BH fra Innlandet Revisjon IKS til orientering og merker seg konklusjonen at rådmannen hadde fullmakt til å inngå sluttavtale med assisterende rådmann. 2. Kommunestyret vurderer om rådmannens fullmakt skal avgrenses til arbeidsmiljølovens regler om suspensjon, avskjed og oppsigelser når nytt delegeringsreglement skal vedtas Kontrollutvalget ønsket å ha med punkt 2 i vedtaket for å oppfordre kommunestyret til å vurdere om rådmannens fullmakt skal avgrenses til arbeidsmiljølovens regler om suspensjon, avskjed og oppsigelser i nytt delegeringsreglement. Det vil si at privatrettslige avtaler for avslutning av arbeidsforhold bør falle utenfor rådmannens fullmakt. Kommunestyret vedtok som innstilt i sak 92/14 den Bestilling av forvaltningsrevisjon «Arbeidstakernes medbestemmelse i omorganiseringsprosesser» Det vises til ovennevnte omtale om at dette temaet kom opp i kontrollutvalgets møte den Det ble bestilt en prosjektplan som forelå til kontrollutvalgets møte den Målet med en videre undersøkelse er å avdekke om reglene for medbestemmelse er fulgt i forbindelse med omorganiseringsprosessen som har pågått siden høsten Revisjonen har formulert følgende problemstilling i denne forbindelse: Er prosesser i forbindelse med omorganiseringer gjennomført i samsvar med regelverk, avtaler og interne retningslinjer/reglementer når det gjelder ansattes medbestemmelse? Undersøkelsen avgrenses til å gjelde ansattes medbestemmelse og ser ikke på prosesser som først starter opp i Fra prosjektplanen gjengis at «prosjektarbeidet vil gå ut på å finne dokumentasjon for om arbeidsgiver har informert om og drøftet organisasjonsendringer med tillitsvalgte og om administrasjonsutvalget har fått seg forelagt saker om endring i organisasjonsplaner». Revisjonen forventer å benytte 120 timer til undersøkelsen, som vil bli gjennomført i løpet av vinteren I tillegg kommer timer som er benyttet til prosjektplanen i

13 Kontrollutvalget forventer at revisjonens tidsbruk reduseres i forhold til det som framgår av prosjektplanen ettersom utvalget ber om at undersøkelsen begrenses til rådmannens stab. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 24/14 den : Kontrollutvalget bestiller en undersøkelse rettet mot «Arbeidstakernes medbestemmelse i omorganiseringsprosesser» i Øyer kommune i henhold til revisjonens prosjektplan begrenset til endringer i rådmannens stab Nummerert brev fra Innlandet Revisjon iks Revisor plikter å ta opp vesentlige forhold i «nummererte brev». Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 skal kontrollutvalget påse at de forhold revisor har tatt opp i nummererte brev blir fulgt opp. Ifølge KRDs veileder for kontrollutvalg bør utvalget behandle forholdene som omtales i nummererte brev grundig, og bør vurdere å behandle det som en egen sak. På kontrollutvalgets møte den i sak 17/14 ble det foreløpig innberettet om det nummererte brevet som gjaldt tyveri/underslag fra kasse i servicetorget i Øyer kommunen. Kontrollutvalget vedtok følgende: Kontrollutvalget tar foreløpig innberetning i nummerert brev av til orientering og ber om ny informasjon fra revisjonen når ytterligere opplysninger foreligger. Til kontrollutvalgets møte den hadde revisjonen innhentet ytterligere informasjon fra rådmannen. Kontrollutvalget stilte seg bak revisors oppsummering der revisor tar til etterretning at rådmannen har - Fastsatt nye rutiner for kontantkasser som medfører bedre intern kontroll. - Anmeldt de nevnte forholdene til politiet Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 23/14: Kontrollutvalget tar informasjonen fra Innlandet Revisjon IKS til orientering og er fornøyd med at rådmannen har innført nye rutiner for kontantkassene som medfører bedre intern kontroll, og at forholdene som er omtalt i revisjonens brev er anmeldt til politiet. Kontrollutvalget har derved avsluttet sin oppfølging av denne saken. 5.8 Selskapskontroller i 2014 Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal vedtas av kommunestyret. Utarbeidelsen av en slik plan i Øye kommune ble utsatt for å se an resultatet av nevnte selskapskontroll i Eidsiva Energi AS og eventuelle nye planer i dette selskapet. 13

14 Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll for i sak 013/13 den Kommunestyret vedtok planen i sak 59/13 den : 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for Øyer kommune for Kommunestyret prioriterer følgende selskap med sikte på gjennomføring av eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon forutsatt at Gausdal og Lillehammer deltar i 2014; 1. Ikomm AS 3. Kontrollutvalget gis myndighet til selv å vurdere om det skal utføres eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon i selskapet. 4. Kontrollutvalget gis myndighet til å revurdere plan for selskapskontroll årlig og foreta eventuelle endringer. 5. Rapporter fra gjennomførte selskapskontroller legges fram løpende for Planen er et utgangspunkt for kontrollutvalgets undersøkelser som bestilles fra revisjonen. Følgende selskapskontroll er gjennomført i 2014: Selskapskontroll i «Ikomm AS» Selskapskontrollen i Ikomm AS har vært et samarbeid mellom de tre kontrollutvalgene i Lillehammer-regionen. Øyer kommunes eierandel er på 13,7 %. Hovedformålet med prosjektet er beskrevet i vedtakene til kontrollutvalgene om igangsetting av prosjektet og er formulert som 3 problemstillinger: 1. Har selskapet vært drevet i henhold til vedtekter, lovverk og eiernes målsetninger med selskapet? 2. Har selskapets ekspansjon mot «eksterne» kunder skjedd i tråd med eiernes ønsker og anerkjente prinsipper for drift av kommunale selskaper? 3. Hvordan har eiernes IKT kostnader utviklet seg i perioden etter omdannelsen til aksjeselskap i 2007? Revisjonen har oppsummert sine anbefalinger i 3 punkt: Styret bør lage en utbytteplan slik aksjonæravtalens pkt. 8 forutsetter. Ikomms økonomi- og strategiplaner bør behandles av generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter. KS anbefaling innebærer at selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, som hovedregel bør skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. I fellesmøte med øvrige kontrollutvalg i Lillehammer-regionen den ble revisjonsrapporten behandlet i sak 14/14. Det ble fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for kommunestyret med følgende Innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten «Selskapskontroll Ikomm AS» til orientering. 14

15 2. Kommunestyret viser spesielt til revisjonens oppfatning om at «ikke styret i særlig grad har forholdt seg til og vurdert hvilken risiko anbudsutsetting ville kunne utgjøre for selskapet». 3. Kommunestyret anmoder selskapet om å gi en tilbakemelding innen til kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefaling 2 i revisjonsrapporten om «økonomi- og strategiplaner bør behandles i generalforsamlingen i selskapet, slik vedtektene forutsetter». Kommunestyret vedtok som innstilt fra kontrollutvalget den i sak 65/ Orienteringer i 2014 Kontrollutvalget har i løpet av året fått flere orienteringer fra rådmannen. Dette kan være tema som står i planen for forvaltningsrevisjon, men som foreløpig kun ønskes som orientering. Det kan også være andre tema som kommer opp i løpet av året og som kontrollutvalget oppfatter å være innenfor sin tilsynsrolle. Utvalget har også fått orienteringer fra Innlandet Revisjon IKS. Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer i 2014: : Orientering om SFO v/randi Skeie og Roger Synslien : Orientering om framdrift i bestilling om salg av tomt v/innlandet Revisjon Orientering om økonomistyring i PLO v/mike Gørtz : Orientering om økonomistyring i kommunen generelt v/økonomisjef Annikken Reitan Borgestrand : Orientering om rådmannens tilsettingskontrakt v/ordfører Mari Botterud Orientering om samhandlingsreformen og forebyggende helsearbeid v/rådmannen (fellesmøte): Orientering om kommunereformen, prosjekt «Egenkontroll» og arbeidet med «kommunebilder» v/fylkesmannen Orientering om Kostra-tall v/innlandet Revisjon : Rådmannen v/utviklingsleder Anne Hjelmstadstuen Jorde og leder HR-enheten Karen Helene Nylund: o Orientering om hvordan rådmannen ivaretar sitt ansvar for intern kontroll i organisasjonen. Presentasjonen som legges ved møteprotokollen viser status i arbeidet og videre prioritering Rullering av planer for aktiviteten i Kontrollutvalget behandlet en sak om oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon i sitt møte den Som nevnt tidligere i rapporten er det bestilt en forvaltningsrevisjon innen temaet «Arbeidstakernes medbestemmelse ved omorganiseringsprosesser». Det er antydet at dette vil belaste 2015-budsjettet med 120 timer. Dessuten har kontrollutvalget bestilt en 15

16 prosjektplan innen temaet «Økonomistyring i PLO». I foranalysen ble det antydet at et hovedprosjekt vil bruke 225 timer. Kontrollutvalget har 250 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Det vil si at utvalgets ser an hvor mange timer som brukes til forvaltningsrevisjonen om medbestemmelse før det gjøres nærmere vedtak om innhold og framdrift for temaet økonomistyring. Gjennomføringen kan eventuelt dras inn i Det er ikke plass til selskapskontroll på budsjettet for