ENGERDAL KOMMUNE. Møteinnkalling

Transkript

1 ENGERDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Enger Dato: Tidspunkt: 10:00 Forfall meldes snarest på tlf , eventuelt mobiltlf , som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til ordfører. Vararepresentanter møter kun etter nærmere innkalling.

2 Saksnr Innhold PS 16/16 Revisjonsstrategi for revisjonsåret PS 16/17 Statusrapport revisjon 1. tertial PS 16/18 Statusrapport 2. tertial PS 16/19 Ressursbruk 2017 i forhold til oppdragsavtalen med 211 Hedmark Revisjon IKS PS 16/20 Budsjett for tilsyn og kontroll PS 16/21 Plan for selskapskontroll PS 16/22 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig 401 regnskapsrevisor PS 16/23 Referatsaker 4. oktober Engerdal kommune,. Utvalgets leder

3 Saksmappe: 2016/ /2016 Revisjonsstrategi for revisjonsåret /16 Kontrollutvalget Kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon av revisjonsplaner og risikovurderinger for revisjonsåret 2016 til orientering. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunen har en forsvarlig revisjon. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal holde seg orientert om revisjonsarbeidet å påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Hedmark Revisjon IKS vil presentere revisjonsplaner og risikovurderinger for kontrollutvalget i møte 4. oktober.

4 Saksmappe: 2016/ /2016 Statusrapport revisjon 1. tertial /17 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Statusrapport revisjon Kontrollutvalget tar statusrapport revisjon 1. tertiale til orientering. Av utkast til oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Det skal også avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Vurdering: Viser til vedlagte statusrapport fra Hedmark Revisjon IKS for 1. tertiale Tabellen side 1 viser merforbrukte timer fra 2015 som er overført til avregning i Konklusjon: Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen for 2016, og prognosen tilsier at kontrollutvalget vil få et negativt avvik på ca 40 timer pr Dette må avregnes med selskapet da kommunestyret ikke gav kontrollutvalget den tilleggsbevilgningen for merforbrukte timer i 2015 som det var bedt om.

5 Saksmappe: 2016/ /2016 Statusrapport 2. tertial /18 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Statusrapport Kontrollutvalget tar statusrapport revisjon 2. tertial for Engerdal kommune til orientering. Av utkast til oppdragsavtale for 2016 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon. Det kommer statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontroller. Vurdering: Viser til vedlagte statusrapport fra Hedmark Revisjon IKS for 2. tertial Konklusjon: Rapportert tidsbruk pr anses til å overstige det som er avtalt i oppdragsavtalen for Prognosen tilsier at kontrollutvalget i Engerdal vil få et negativt avvik på ca 50 timer pr

6 Saksmappe: 2016/ /2016 Ressursbruk 2017 i forhold til oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS 16/19 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Vedlegg til oppdragsavtalen 2 Oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon IKS Avtalen godkjennes under forutsetning av kommunestyrets budsjettvedtak for Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen med et ressursbruk på 390 timer jfr. punkt 3, linje Tjenestene på linjene 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Utvalgets ansvar for tilsyn og revisjon ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglige utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. Vurdering: I avtalens pkt. 3 skal det avtales tjenester og timeforbruk. Hedmark Revisjon IKS har i forbindelse med sitt budsjett arbeide lagt til grunn 390 timer i Engerdal 2017:

7 TJENESTE FORSLAG Revisjon av kommunens årsregnskap Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning/bistand 0 5. Møter i kontrollutvalg og k-styre 25 SUM 390 Konklusjon: Med en selvkostpris på kr 925,- skal dette gi kr ,- i revisjonshonorar.

8 Saksmappe: 2016/ /2016 Budsjett for tilsyn og kontroll /20 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Budsjett 2017 Vedlagt budsjett med ramme på kr ,- oversendes kommunestyret som kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid i Engerdal kommune Dersom det blir gjort endringer i kontrollutvalgets forslag til budsjett for tilsyn og kontroll, skal dette spesifiseres i budsjettkommentarene som legges fram for kommunestyret. I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I dette ligger politisk virksomhet, regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeid følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Vurdering: Politisk virksomhet Det er lagt inn en økning på kr 6 000,-. Regnskapsrevisjon Budsjettet for Hedmark Revisjon IKS vedtas av representantskapet i selskapet. I dette budsjettforslaget er timeforbruket i Engerdal kommune anslått til å ligge på 365 timer som gir et revisjonshonorar på kr ,-. Budsjettet omfatter antatt timeforbruk på områdene: Revisjon av kommunens årsregnskap 250 Attestasjoner og revisjonsuttalelser 100 Revisjon av beboerregnskap 15 Møter i kontrollutvalg og kommunestyre 25

9 Forvaltningsrevisjon Det er lagt inn samme timeantall til forvaltningsrevisjon som forrige år (125 timer). Det legges fram forslag til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt for kontrollutvalget. Selskapskontroll Det er ikke budsjettert for selskapskontroll i Sekretariat for kontrollutvalget Kontrollutvalget har felles sekretær med Elverum, Stor-Elvdal, Trysil og Åmot kommuner. Det er styret for dette samarbeidet som vedtar budsjettet for tjenesten. Sekretariatets budsjett for 2017 har en ramme på kr ,-. Engerdal kommunes andel er på kr ,- mot kr ,- i Konklusjon: Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Engerdal kommune for 2017: Politisk virksomhet kr ,- Regnskapsrevisjon kr ,- Forvaltningsrevisjon kr ,- Møter i kontrollutvalg og k-styre kr ,- Sekretariat for kontrollutvalg kr ,-

10 Saksmappe: 2016/ /2016 Plan for selskapskontroll /21 Kontrollutvalget Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Plan for selskapskontroll Sekretærens forslag til innstilling: Den framlagte plan for selskapskontroll i selskapene: Engerdal Høvleribygg AS Midt-Hedmark Brann- og redningsvesen IKS I perioden godkjennes. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom de aktuelle selskapene. I lov om kommuner og fylkeskommuner og forskrift om kontrollutvalg er det krav om at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Vurdering: Kommunelovens 77, nr. 5 sier at: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m» Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontrollen kan utføres, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontrollen kan kun gjennomføres der kommunen/fylkeskommunen alene, eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I selskaper der kommunen har aksjer, men der øvrige aksjeeiere er private investorer må det eksistere hjemmel for at kontrollutvalget skal ha innsynsrett. Det samme gjelder for selskaper der kommunen har gitt tilskudd eller næringsstøtte. Med selskaper menes interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS).

11 Konklusjon: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Engerdal kommune foreslått å gjennomføre selskapskontroll i selskapene: Engerdal Høvleribygg AS Midt-Hedmark Brann- og redningsvesen IKS Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom de aktuelle selskaper for å kunne samordne selskapskontroll med øvrige eiere i selskapene. Kontrollutvalget gis fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen.

12 Saksmappe: 2016/ /2016 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 16/22 Kontrollutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg 1 Revisors egenvurdering Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet i revisjonsoppdraget for revisjonsåret 2016 til orientering. I følge Forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til revisors uavhengighet og objektivitet finner vi i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon (kap. 6). Vurdering: Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I Hedmark Revisjon IKS sine revisjonsplaner vil vurdering av uavhengighet til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i revisjonsplanen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Konklusjon: Av vedlagte egenvurdering framkommer ingen forhold som svekker revisors uavhengighet eller objektivitet i forhold til oppdraget i Trysil kommune.

13 Saksmappe: 2016/ /2016 Referatsaker 4. oktober /23 Kontrollutvalget Referatsaker tas til orientering. 18. Labpartner IKS protokoll fra representantskapsmøte Hedmark Revisjon IKS protokoll fra representantskapsmøte FIAS protokoll fra styremøte FIAS protokoll fra styremøte Hedmark Revisjon IKS innkalling til representantskapsmøte Hedmark Revisjon IKS protokoll fra representantskapsmøte MHBR IKS styreprotokoll fra einfo 16/4 invitasjon til deltakelse i benchmarking av regnskapsrevisjon 26. einfo 16/5 fortolkningsuttalelse om momskompensasjonsloven - kulturområdet