TorgunnMaurset(nestleder) HansMartin Graedler ÅslaugEngerOlsen(fra kl ) JensHøistad

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Gausdal Dato: kl. 9:00 14:15 Sted: FormannskapssalenGausdalkommune Arkivsak: Tilstede: BjørnarKruse(leder) TorgunnMaurset(nestleder) HansMartin Graedler ÅslaugEngerOlsen(fra kl ) JensHøistad Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Frakommunen: OrdførerHansOddvarHøistad(innledningog orientering) RådmannRannveigMogren(innledningog orientering) EnhetslederNinaHjelmstad(orientering) FraInnlandetRevisjoniks: Dagligleder BjørgHagen OppdragsansvarligrevisorHeidiFloorJulusmoen Frasekretariatet: KariLouiseHovlandog ØivindNyhus ØivindNyhus INNLEDNING: - Presentasjonerog drøftingav roller og samarbeid Dette var førstemøte i nytt kontrollutvalgi ny valgperiode.i innledningentil møtet ble alle utvalgsmedlemmer,kontrollutvalgssekretariatet Innlandet(KSI)og InnlandetRevisjonikspresentert. Sekretariatetshjemmesideble gjennomgått. Bådeordførerog rådmannvar til stedeunderinnledningenfor å drøfte roller og videresamarbeid, herundererfaringerfra forrige valgperiode. 1

2 ORIENTERING: - Rådmannen v/enhetsleder Nina Hjelmstad orienterte om Helsesøstertjenesten i kommunen o På forhånd hadde sekretariatet sendt ut noen momenter som var ønsket belyst. Orienteringen viste bl.a. til at kommunen har tilstrekkelig ressurser på området og følger veiledere og normer som finnes på området. Møteinnkalling og saksliste ble godkjent. Protokoll fra møtet den ble godkjent den SAKSLISTE Side Saker til behandling 30/ Hovedtrekkene i revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon / Kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisjonen 3 32/ Årsplan for kontrollutvalget for Saker til behandling 30/15 Hovedtrekkene i revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon Kontrollutvalget Gausdal /15 Kontrollutvalget tar Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for 2015» og oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring til orientering. Innlandet Revisjon iks v/oppdragsansvarlig revisor presenterte revisjonsstrategien. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget tar Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for 2015» og oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring til orientering.. 2

3 31/15 Kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisjonen 1 Kontrollutvalget Gausdal /15 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene som går fram av skjemaene o Kontrollutvalgets tilsynsansvar for regnskapsrevisjon pr. november2015. o Kontrollutvalgets tilsynsansvar for forvaltningsrevisjon pr. november Kontrollutvalget overlater til sekretariatet å fylle ut skjemaene årlig og forutsetter at det rapporteres til utvalget ved avvik eller vesentlige endringer. Kontrollutvalget ønsket å presisere at de ønsker skjemaene lagt fram årlig som referatsak og fattet følgende enstemmige Vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene som går fram av skjemaene a. Kontrollutvalgets tilsynsansvar for regnskapsrevisjon pr. november2015. b. Kontrollutvalgets tilsynsansvar for forvaltningsrevisjon pr. november Kontrollutvalget overlater til sekretariatet å fylle ut skjemaene årlig og forutsetter at det rapporteres til utvalget som referatsak, samt ved avvik eller vesentlige endringer. 32/15 Årsplan for kontrollutvalget for Kontrollutvalget Gausdal /15 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til årsplan for Kontrollutvalget sender årsplan for 2016 til kommunestyret til orientering. Møteplanen inngår som en del av årsplanen. I møtet ble det vedtatt følgende datoer for møter i kontrollutvalget i 2016: 10/2, 14/3, 20/4, 11/5, 8/6, 7/9, 5/10 og 30/11. I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige 3

4 Vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til årsplan for 2016 med justeringer som ble gjort i møtet. 2. Kontrollutvalget sender årsplan for 2016 til kommunestyret til orientering. Referatsaker 1. Prosjektplan fra Innlandet Revisjon iks om oppfølging av tidligere selskapskontroll i GLØR iks gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Lillehammer kommune 2. Korrespondanse vedrørende tilsyn fra Fylkesmannen i Oppland innen hjemmetjenesten i Gausdal kommune; Brev fra fylkesmannen av og svar fra kommunen av Oversikt faste medlemmer og varamedlemmer til kontrollutvalget Kopi av sidene om reglement for kontrollutvalg i kommunens «Reglement for politiske utvalgt for perioden » som ble vedtatt i kommunestyret Kopi av e-post av til kontrollutvalgsmedlemmer og varamedlemmer fra KSI 6. Program for NKRFs kontrollutvalgskonferanse februar Oversikt saker i kommunestyret sept.-- oktober 8. Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon iks for Oppdatert oppfølgingsplan 2015 for kontrollutvalget 10. Oversikt over gjennomførte undersøkelser, forvaltningsrevisjonsprosjekter, selskapskontroller og orienteringer de siste årene (arbeidsdokument) Referatsakene ble tatt til orientering. Eventuelt - Ingen innkomne saker/henvendelser. - Valg av vara til styret i Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet o Det har vært praksis at nestleder i kontrollutvalget har vært valgt som vara til styret i KSI. Utvalget ønsker derfor Torgunn Maurset som vara i styret i KSI for perioden Innspill til sekretariatets videre arbeid med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon ble notert. - Neste møte; Aktuelle tema: Kontrollutvalgets årsrapport, foranalyse «Tidlig innsats spesialundervisning», eventuell revisjonsrapport om eierskapsforvaltning, oppfølging av politiske vedtak pr , statusrapport pr , foreløpig drøfting av overordnet analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, o Rådmannen inviteres for å presentere organisasjonen og arbeidet med intern kontroll og risikovurderinger - Fellesmøte for opplæring av nye kontrollutvalg: Torsdag o Alle deltar, unntatt Hans Martin Graedler. - Påmelding til NKRFs kontrollutvalgskonferanse o Alle faste medlemmer ønsker å delta. Sekretariatet melder på. - Kontrollutvalget var enig om følgende punkter i sine rutiner: o Utvalgsleder er kontaktperson overfor pressen. o Saker som ønskes tatt opp med rådmannen kanaliseres via utvalgsleder og/eller sekretariatet. o Saksliste drøftes med utvalgsleder i forkant av møter. o Sekretariatet sender kopi av innkalling til møter i kontrollutvalget både til GD, Gausdøl`n og 4

5 Lillehammer ByAvis. o Sekretariatet sender utkast til møteprotokoll til utvalgsleder for godkjenning før den legges ut på nettet. Endelig godkjenning skjer i neste møte. Gausdal, Bjørnar Kruse (sign.) leder 5