MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 2. juni 2015 holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen (FrP), leder Per Sandbakken (H), nestleder Ronald Bradal (Ap) Sjur J. Alhaug (V) Unni Haugli (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad (sak 23). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl med utvalgsleder Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 22/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 23/2015 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: OPPFØLGING AV INNKJØPSKONTRAKTER I RINGSAKER KOMMUNE Hedmark Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad presenterte rapporten og svarte på spørsmål. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og slutter seg til rapportens hovedkonklusjoner og anbefalinger: 1

2 Hovedkonklusjoner: Kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for kontraktsoppfølgning. Oppfølgingen av enkelte kontraktsbestemmelser har forbedringspotensial. Dette gjelder særlig kontrakskrav knyttet til lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte og krav knyttet til bruk av lærlinger. Kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for å følge opp kontraktens verdi og håndtering av avvik/kontraktsbrudd. Anbefalinger til rådmannen: Fortsette å fokusere på rutiner for oppfølging av innkjøpskontrakter. Utarbeide egne etiske retningslinjer til bruk i organisasjonen. Vurdere hvordan vilkår om miljømessige hensyn i større grad kan tas hensyn til i kommunens reglementer og rutiner for innkjøp. Oppmuntre enhetene til å utvikle egne maler og rutinebeskrivelser som passer for deres spesielle anskaffelser. Sørge for at man i forbindelse med anskaffelser jobber aktivt for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til innkjøpene og oppfølging av kontraktene. Dette gjelder både i forbindelse med selve anskaffelsen, men også i forhold til endringer underveis og eventuell slutt- og ferdigstillingskontroll. Vurdere hvordan man i større grad kan sikre at det i kontraktene blir tatt inn vilkår om: Lønns- og arbeidsvilkår for leverandør og underleverandører Miljømessige hensyn Å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning Vurdere om man i større grad kan gjennomføre risikovurderinger og eventuelt innhente dokumentasjon fra leverandører vedrørende lønns- og arbeidsforhold. 2. Kommunestyret tar rådmannens uttalelse til rapporten til orientering og mener de tiltak rådmannen beskriver i sitt svarbrev (jf. rapportens kap. 12) gir en tilfredsstillende oppfølging av rapporten og dens anbefalinger. Kontrollutvalget bes om å følge opp implementeringen av de iverksatte og planlagte tiltakene. 2

3 SAK NR. 24/2015 INNGÅTTE AVTALER MED HEDMARK REVISJON IKS (OPPDRAGSAVTALER FOR 2014 OG 2015) OG VEDTAK I SELSKAPETS REPRESENTANTSKAP 15/4-15 Brev/e-post fra leder i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS til kontrollutvalgene ble delt ut og gjennomgått i møtet (e-post av 28/5-15). I påvente av eventuell motregning bes rådmannen om juridisk bistand til å vurdere de avtalerettslige sidene ved saken. Det vises til brev fra representantskapets leder med påstand om blant annet at kontrollutvalget ikke har vedtakskompetanse vedr. motregning, og at motregning er i strid med kommuneloven, bokføringsloven mv. SAK NR. 25/2015 REVIDERT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Med bakgrunn i drøftingen i møtet bes om at forslag til revidert reglement utarbeides og legges frem på neste møte. SAK NR. 26/2015 OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget ber Hedmark Revisjon IKS gjennomføre en forundersøkelse rettet mot vaktmestertjenesten i Ringsaker kommune. 2. Aktuelle tema/områder til senere diskusjoner omkring planlegging av forvaltningsrevisjon: Beredskap (jf. Riksrevisjonens rapport 2014) Forebyggende helsevern generelt Helsesøstertjenesten (stikkord: tverrfaglig samarbeid, brukertilfredshet skoler, økonomi mv.) Samhandlingsreformen (stikkord: samarbeidet mellom sykehus og kommune, kommunalmedisinsk senter/befaring, risikovurderinger mv.) Barnevern Selvkost og etterlevelse av regelverket Kvalitet i tjenesteproduksjonen (utvalgte områder) Effektivitet og produktivitet (utvalgte områder) Innkjøp/anskaffelser Bygging av vei (stikkord: helhetlig planlegging, oppfølging av kontrakter, organisering av arbeidet, etterkontroll) 3

4 SAK NR. 27/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyrets møte 20/5-15: Behandlingen av årsregnskap 2014 for Ringsaker kommune Kontrollutvalgets årsrapport Diverse avisartikler 3. Neste møte: Tidspunkt og saksliste 1. Referatsakene tas til orientering. 2. Neste møte fastsettes til tirsdag 23/6-15. Møtet kommer i tillegg til opprinnelig fastsatt møteplan. SAK NR. 28/2015 STATUSRAPPORT REVISJON 1. TERTIAL 2015 Statusrapporten ble mottatt etter utsending av innkalling/sakspapirer, og ble enstemmig satt på sakslista. Statusrapporten ble delt ut på møtet og gjennomgått. Statusrapport revisjon for 1. tertial 2015 tas til orientering. Brumunddal, 2. juni Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 2. juni Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

5 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 23. JUNI 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revidert reglement for kontrollutvalget Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (ku-sak 14/2015). Egenevaluering kontrollutvalget valgperioden Saker til oppfølging senere: Forsinkede investeringsprosjektet (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014) sak senere i 2015 Oppfølging av revisjonsrapporten «Kontraktsoppfølging» fra 2015 Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Forundersøkelse: Vaktmestertjenesten Møteplan 2015: Mandag kl flyttet til tirsdag Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl (i tillegg til opprinnelig møteplan) Tirsdag kl Mandag kl Tirsdag kl