MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE. Torsdag 15. november 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 15. november 2018 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen, leder (Frp) Marit Tofastrud Vestli, nestleder (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Truls Wadd (Ap) fratrådte møtet kl Tom Fjæstad (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Økonomisjef Torill Hoel (sakene 65-67) og TT-leder Marianne Pedersen (sak 65). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sak 64) og forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen (sak 63). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 62/2018 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 63/2018 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: TIDLIG INNSATS OG TILPASSET OPPLÆRING I STANGESKOLEN Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Magnus Michaelsen presenterte revisjonsrapporten og svarte på spørsmål. Den lave svarprosenten på gjennomført spørreundersøkelse (ca. 42 %) ble særlig drøftet. 1

2 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering. Kommunestyret merker seg at Stange kommune, på et generelt grunnlag, fremstår som fokusert på tidlig innsats og tilpasset opplæring, men at det også er rom for forbedringer. 2. Kommunestyret støtter revisors anbefalinger, slik de fremkommer i rapporten: Stange kommune bør legge tydeligere føringer for felles vurderingspraksis i Stangeskolen. Stange kommune bør utarbeide retningslinjer for skoleledere hvor kontroll av at sakkyndige vurderinger følger lovkravene i Opplæringslovens 5-3 inngår. Stange kommune bør vurdere om kvalitetsvurderingssystemet er i stand til å avdekke om kravene i Opplæringsloven med forskrift blir oppfylt, og iverksette tiltak for å forbedre systemet. 3. Kommunestyret har merket seg at rådmannen, i sin uttalelse til rapporten (rapportens kap. 15), i hovedsak slutter seg til anbefalingene, og at disse vil bli fulgt opp som en del av arbeidet med revidering av Kvalitetssystem skole og i arbeidet med å videreutvikle et inkluderende lek- og læringsmiljø i Stangeskolen. 4. Revisjonsrapportens konklusjoner bygger blant annet på en spørreundersøkelse blant et utvalg ansatte i Stangeskolen. Hensyntatt at spørreundersøkelsen ble distribuert av skoleledelsen/skolelederne med oppfordring til å svare, og at temaene det spørres er sentrale i skolehverdagen, er en svarprosent på 42 % bekymringsfullt lav. Dette svekker holdbarheten i revisjonsrapportens konklusjoner. Kommunestyret ber rådmannen om å evaluere årsaken til den lave svarprosenten, og vurdere tiltak for å sikre høyere svarprosenter i fremtidige spørreundersøkelser blant ansatte. SAK NR. 64/2018 HEDMARK REVISJON IKS: PRISSAMMENLIGNING (BENCHMARKING) OG UTVIKLING AV SELSKAPET Hedmark Revisjon IKS ved daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte og svarte på spørsmål. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad med andre kommuner, tas til orientering. 2

3 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger noe over gjennomsnittet for sammenlignbare kommuner. Kontrollutvalget tar til orientering at revisjonsselskapet arbeider med analyse av årsakene til forskjellene med tanke på effektivisering og kostnadsreduksjon. 3. Daglig leders orientering om utviklingen i selskapet tas til orientering. SAK NR. 65/2018 REGISTRERING AV PSYKISK UTVIKLINGSHEMMEDE I STANGE Administrasjonen ved TT-leder Marianne Pedersen orienterte om kommunens praksis med diagnoser og registering av psykisk utviklingshemmede over 16 år med tjenester i kommunen (kriterier for innrapportering). Utviklingen i antall personer med psykisk utviklingshemmede siste 10 år ble presentert (økt fra 75 i 2008 til 97 pr. d.d). Årsaken til økningen er sammensatt: - Flere med diagnose fylt 16 år. - Netto tilflytting av personer med diagnose i perioden. - Stadig flere med diagnose har fått kommunale tjenester. Økonomisjef Torill Hoel orienterte om hvordan registeringen av psykisk utviklingshemmede påvirker kommunes økonomi gjennom inntektssystemet og tildeling av rammetilskudd. Hedmark Revisjon IKS ved daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte om krav til revisjonen om å attestere på kommunens rapportering av antall psykisk utviklingshemmede, som grunnlag for beregningen av det årlige rammetilskuddet til kommunen. 1. Med bakgrunn i presentasjonen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har gode rutiner for å innrapportere korrekt antall psykisk utviklingshemmede. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunen har hatt en relativt sterk økning i antall registrerte psykisk utviklingshemmede de siste årene, og at det pr. d.d. er 97 personer registrert. Med bakgrunn i orienteringen i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at økningen har naturlige forklaringer. 3. Kontrollutvalget tar til orientering at administrasjonen har startet en gjennomgang av alle med diagnose psykisk utviklingshemming i Stange kommune, for å sikre at det foreligger nødvendig dokumentasjon for diagnosen. 3

4 4. Med bakgrunn i saken ønsker kontrollutvalget mer informasjon om kommunes rolle i forbindelse med vergemål. Dette gjelder for alle aktuelle grupper/personer innenfor Helse og omsorg som ikke er stand til å ivareta egne interesser (psykisk utviklingshemmede, demenspasienter m.fl.). SAK NR. 66/2018 STATENS TILSKUDDSORDNING TIL RESURSKREVENDE BRUKERE Administrasjonen ved økonomisjef Torill Hoel presenterte tilskuddsordningen. Ordningen er administrert fra Helsedirektoratet gjennom årlig rundskriv, jf. rundskriv IS-4/2018. For 2018 har Stange kommune budsjettert en inntekt på 108 millioner i tilskudd på ordningen. Økonomisjefens presentasjon av tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende helse- og omsorgstjenester i kommunene, tas til orientering. SAK NR. 67/2018 OPPFØLGING OG STYRING AV VEDTATTE INVESTERINGSPROSJEKTER Administrasjonen ved økonomisjef Torill Hoel orienterte om økonomiavdelingens rutiner for oppfølging av investeringsprosjekter og utviklingen i ubrukte lånemidler. 1. Økonomisjefens informasjon tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ser positivt på økonomiavdelingens gjennomgang av rutiner for oppfølging av investeringsprosjekter og ubrukte lånemidler, med fokus på: Et tettere samarbeid mellom økonomiavdelingen og investerende virksomheter. Større realisme over hva/hvor stort investeringsomfang man klarer å håndtere innenfor det enkelte budsjettår. En mer helhetlig presentasjon av investeringsprosjektene. Større bevissthet rundt finansiering av investeringer. 3. Saken føles opp i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av kommunens årsregnskap for

5 SAK NR. 68/2018 REFERATSAKER Truls Wadd var innvilget permisjon, og forlot møtet før behandlingen av saken. Kontrollutvalget bestod etter dette av fire medlemmer. Følgende saker ble referert: 1. Sakslister politiske møter: Kommunestyrets møte Formannskapets møte Stange kommunale boligforetak KF: Foreløpig protokoll fra styremøte Diverse avisartikler 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste (4 medlemmer) Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 69/2018 BYGGING AV NY BARNEHAGE MANGLENDE VEDTAK Saken ble enstemmig satt på sakslista med bakgrunn i diskusjon på politisk nivå og omtale i media, omkring manglende vedtak i forbindelse med bygging av ny barnehage (Nedre Tømte barnehage). (4 medlemmer) Kontrollutvalget tar til orientering at saken følges opp politisk, og at sak om godkjenning av romprogram og videreføring av bygging av Nedre Tømte barnehage er fremmet for kommunestyret i deres møte den Stange, 15. november RETT UTSKRIFT: Stange, 15. november Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: MANDAG 17. DESEMBER 2018 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Sosialtjenesten/NAV Stange: Oppfølging av Kommunebarometeret 2018 (KU-sak 58/18) + risikovurderinger mht. misligheter/tyveri (KU-sak 46/18) Hjemmetjenesten: Presentasjon av tjenesten + risikovurderinger misligheter/tyveri (KU-sak 46/18) Vergemål og kommunens rolle (KU-sak 65/18) Forundersøkelse Hias IKS vurdering av felles revisjonsprosjekt (KU-sak 37/18) Møteplan for 2019 Saker til senere oppfølging: Sykefraværsarbeidet i Stange kommune (KU-sak 57/18, jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap 2017 følges opp 1. kvartal 2019) Vurdering av felles forundersøkelser og samarbeid med andre kontrollutvalg (sak 42/18) Oppfølging av tiltak etter Helsetilsynets rapport om legemiddelhåndtering mv (KU-sak 03/17) Tilstandsrapport skole og arbeidet mot mobbing (KU-sak 34/18) Implementering av ny personopplysningslov (KU-sak 25/18, oppf. i 2019) Stange helse- og omsorgssenter: Vurdering av undersøkelse (KU-sak 57/18, følges opp etter årsregnskap 2018 foreligger) Årsregnskapet 2019: Investeringsprosjekter og ubrukte lånemidler (KU-sak 67/18) Byggesaksavdelingen - tema: tilsyn og internkontroll (KU-sak 10/17, oppfølging utsatt til 2018) Reviderte varslingsrutiner, årsaker til lavt antall varslingssaker, behov for tipsmottak for innbyggere (KU-sak 11/18 og 13/18 høsten Jf. også fellesmøtet sak 38/18) Internkontroll: Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Praktisk integrering av risikovurderinger (KU-sak 11/16) Gjennomførte risikovurderinger på tjenestenivå (KU-sak 11/16) Oppfølging av revisjonsrapport Barnevern fra 2017 (KU-sak 60/17, jf. k.sak) Årlige/løpende saker: Tertialrapporter Stange kommune (orienteringssak 1. tertial og 2. tertial, jf. KU-sak 45/18) Kommunebarometeret evt. kostra-analyse (årlig sak, jf. KU-sak 45/18) Forundersøkelse: Oppfølging av politiske vedtak (KU-sak 15/18) Forundersøkelse: Eksterne tilsynsrapporter (KU-sak 59/17 og sak 08/18). Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): (ingen) 6