MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE. Mandag 17. juni 2019 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I VESTRE TOTEN KOMMUNE Mandag 17. juni 2019 holdt kontrollutvalget møte i Vestre Toten rådhus kl Som medlemmer møtte: Asgeir Sveen (H), leder Reidun Gravdahl (Ap) Stein Knutsen (Ap) Odd Harry Haugen, nestleder (Frp) Kjersti Diesen Løken (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjon: Rådmann Bjørn Fauchald og helsesjef Bjørnar Eidsvik (begge møtte under sak 30). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor/jurist Birgitte Ulimoen Bue (begge møtte under sak 27). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret, ordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med leder Asgeir Sveen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 26/2019 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 27/2019 REVISJONSRAPPORT: ETTERLEVELSE AV HABILITETSBESTEMMELSER OG ETISKE RETNINGSLINJER Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor/jurist Birgitte Ulimoen Bue presenterte rapporten og svarte på spørsmål. 1

2 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret har merket seg at det i den ene av de to kontrollerte sakene (Sillongenvegen som ble behandlet av utvalget ) forelå omstendigheter som utad var egnet til å svekke tilliten til utvalg for teknisk drift og plansaker og deres saksbehandling. Kommunestyret vil beklage at leder av utvalget ikke meldte fra slik at utvalget kunne ha tatt stilling til hans habilitet før saken ble behandlet. 2. Kommunestyret registrerer at det ikke foreligger indikasjoner på at feil som er avdekket mht. habilitet er gjort i vinnings hensikt, eller at feilen er av en slik art at det vil føre til ugyldighet av vedtak. 3. Med bakgrunn i saken vil kommunestyret understreke følgende: Medlemmer av kollegiale organer har plikt til å vurdere sin egen habilitet, og de skal i god tid før møter melde fra om forhold som har betydning for egen habilitet (jf. forvaltningslovens 8). Ved vurdering av egen habilitet etter forvaltningslovens 6 annet ledd («andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til [tjenestemannens] upartiskhet»), skal tilliten vurderes utenfra. Den folkevalgte kan anses inhabil på grunn av innbyggernes alminnelige forventning til og oppfatning av omstendighetene. At den folkevalgte selv mener at han ikke lar seg påvirke, er derfor ikke avgjørende. Det er tilstrekkelig at omstendighetene i saken er egnet til å svekke tilliten. 4. Etterlevelse av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser er svært viktig for kommunens omdømme, og svikt kan få alvorlige konsekvenser for innbyggernes tillit til forvaltningen. Forholdet må derfor tas på største alvor. Med bakgrunn i saken ber kommunestyret ordfører og rådmann om å følge opp følgende: Ved valg/oppnevning av representanter til lederverv i politiske utvalg bør det nøye vurderes om personer med næringsinteresser bør inneha verv der man lett kan komme i habilitetskonflikter, eller om det sett utenfra foreligger forhold som er et egnet til å svekke tilliten til personen. Folkevalgtopplæringen bør styrkes når det gjelder opplæring i habilitetsreglene. 2

3 SAK NR. 28/2019 TERTIALRAPPORT 1/2019 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 1/2019 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 29/2019 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2019 DEL 2 Fra behandlingen: Utvalgssekretær presenterte hovedpunktene fra dag 2 på Kontrollutvalgskonferansen 2019 med fokus på: Boligbygg-saken i Oslo kommune Medias rolle i den kommunale egenkontrollen Presentasjon av hovedpunktene fra andre dag på Kontrollutvalgskonferansen 2019 tas til orientering. SAK NR. 30/2019 STATUS FOR BARNEVERNSTJENESTEN I VESTRE TOTEN Fra behandlingen: Helsesjef Bjørnar Eidsvik orienterte innenfor følgende hovedtema: Meldinger, undersøkelser og tiltak: - Ingen fristoverskridelser på vurdering meldinger. - I 30 % av undersøkelsene har det blitt brukt lenger tid enn det loven legger opp til. - Oppfyller ikke lovkrav til antall årlige. oppfølgingsbesøk/tilsynsbesøk fosterhjem. - Færre omsorgsovertakelser. - Noe reduksjon i antall meldinger. - Tiltak: Tilsetting av 3 (kanskje 4) vikarer for å dekke opp fravær, 3 nye tiltaksstillinger, 1 stilling fosterhjem. Sykefravær: - Pr. 1. kvartal 2019: 25,1 % - Flere tiltak iverksatt Økonomi: - Merforbruk pr. 1. tertial 2019, men balanse etter budsjettjustering. Utviklingsprosesser: Gjennomgang og kartlegging av tjenester. Gjennomgang av barnevernet i Østre og Vestre Toten ved eksternt firma. Faglig veiledning via statlig satsning. Pilot for programfinansiering i arbeidet med utsatte barn og unge 0-24 år (12 kommuner). 3

4 Fylkesmannen pr. juni krav om rapportering Kostnadsfordeling pr. tjeneste pr. juni i barnevernet På spørsmål fra kontrollutvalget ble det informert om at den planlagte brukerundersøkelsen innenfor tjenesten (planlagt gjennomført i 2018) ikke er gjennomført pga. interne prioriteringer/ressursmangel. 1. Rådmannens/helsesjefens orientering om status for barnevernstjenesten tas til orientering. 2. Kontrollutvalget vil uttrykke bekymring for det svært høye sykefraværet i barnevernstjenesten pr. 1. tertial ,1%. Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen har iverksatt en rekke tiltak for å bedre situasjonen. 3. Kontrollutvalget ønsker å følge med på utviklingen innenfor tjenesten, og vil be om en ny orientering om status i løpet av andre halvår I tillegg til en generell orientering om status, bes det særskilt informasjon om den økonomiske utviklingen og sykefraværsutviklingen. 4. Kontrollutvalget har merket seg at det er igangsatt to utredningsarbeid som berører barnevernet. Det bes om at rapport fra utredningene refereres for kontrollutvalget når de foreligger: Rapport fra ekstern gjennomgang av barnevernet i Østre og Vestre Toten. Rapport fra internt prosjekt rettet mot det tverrsektorielle arbeidet i kommunen. SAK NR. 31/2019 BUDSJETT- OG AKTIVITETSOPPFØLGING 1. KVARTAL VESTRE TOTEN KOMMUNE 1. Budsjett- og aktivitetsrapport pr. 1. kvartal 2019 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget deler rådmannens bekymring for den økonomiske utviklingen pr. 1. kvartal 2019, og registrerer at det synes som om det blir vanskelig å unngå underskudd i Dette underbygger viktigheten av kommunens langsiktige arbeid med omstilling i virksomheten. 4

5 SAK NR. 32/2019 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Skifte av oppdragsansvarlig revisor (brev av fra Innlandet Revisjon IKS) 2. Sakslister kommunestyrets møte den Møtegodtgjørelse 1. halvår Kontrollutvalget 4. Diverse avisartikler 5. Finansrapport for 2018 Vestre Toten kommune 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Raufoss, 17. juni Asgeir Sveen Leder RETT UTSKRIFT: Raufoss, 17. juni Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 28. AUGUST 2019 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kommunebarometeret 2019 Kontrollutvalgets budsjett 2020 Oppdragsavtale 2020 mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS Informasjonssikkerhet og etterlevelse av personopplysningsloven (KU-sak 49/17) Møteplan for 2019 kontrollutvalget: Onsdag kl Onsdag kl Fredag kl Mandag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Andre saker til oppfølging: Barneverntjenesten: Orientering om status mv. (sak 30/19) høsten 2019 Digitaliseringsstrategi og etikk (KU-sak 04/19) Status for gjennomgang av kommunens styringssystem (KU-sak 06/19) Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger (KU-sak 02/19) Oppfølging av råd om etablering av tipsmottak (KU-sak 04/19) Orientering om tilbudet til funksjonshemmede (KU-sak 05/18) Orientering om tilbudet til rusmisbrukere oppfølging av tilsynsrapport fra 2015 (KU-sak 51/17) Omstillingsprogrammet og videreføring (KU-sak 39/18) Vurdering av forundersøkelse: Bosetting og integrering av flyktninger (KU-sak 07/18, KU-sak 42/17 og KU-sak 50/16) Tilstandsrapport grunnskolen vurdering av undersøkelser rettet mot mobbing i skolen (KU-sak 23/18, følges opp juni 2019). Årsrapport LEAN 2018 (KU-sak 38/18, sommer/høst 2019) TBU-rapport, analyse av Pleie og omsorg 33 % potensial (KU-sak 58/18) Sykefravær og sykefraværsoppfølging (KU-sak 16/19, oppf. 2020) Aktuelle orienteringssaker: Ny kommunelov orientering om endringer (utsatt sak 24/10-18) Ny veileder for kontrollutvalgssekretariater Årlige saker: Oppfølging av politiske vedtak årlig sak (KU-sak 22/17) Eksterne tilsynsrapporter årlig sak (KU-sak 51/17, muntlig avtale) Prissammenligning (benchmarking) av revisjonskostnader Kommunebarometeret / kostra-analyse Bestillinger (Innlandet Revisjon IKS): Revisjonsprosjekt: Horisont Miljøpark IKS (KU-sak 02/19) 6