MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 26. november 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 26. november 2014 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Hege Heiberg (Sp) Jarle Krakk (H) Følgende medlem hadde meldt forfall: Gro Jensen (Ap) Følgende varamedlem møtte: Ingen (pga. sent forfall) Ellers møtte: Ordfører: Harald Tyrdal (sakene 41, 42). Fra administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen (sakene 41 og 42), skolefaglig rådgiver Jan Woie (sak 41) og tjenesteleder for Familie og Oppvekst Janicke Brechan (sakene 43 og 44). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 39/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra møter i kontrollutvalget godkjennes. SAK NR. 40/2014 REVIDERT PROSJEKTPLAN: ETTERLEVELSE AV FELLES EIERSKAPSPOLITIKK I HADELANDSREGIONEN Revidert prosjektplan for revisjonsprosjektet «Etterlevelse av felles eierskapspolitikk på Hadeland» tas til orientering. 1

2 SAK NR. 41/2014 OPPFØLGING AV GRANSKINGSRAPPORT HADELAND ENERGI AS OG HADELAND OG RINGERIKE BREDBÅND AS Utvalget ble innledningsvis informert om innkalling/sakspapirene fra ekstraordinær generalforsamling i Hadeland Energi AS den 26/11-14 kl Ordfører deltok under behandlingen av saken og orienterte bl.a. om gjennomførte eiermøter i forbindelse med underslagssaken. 1. Informasjon om ekstraordinær generalforsamling i Hadeland Energi AS den 26/11-14 kl. 1200, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget overlater til utvalgsleder og utvalgssekretær, i samarbeid med lederne i kontrollutvalget i Gran og Jevnaker, å avklare tidspunkt for et eventuelt nytt fellesmøte om saken. SAK NR. 42/2014 KOMMUNENS ARBEID MED Å MOTVIRKE MOBBING I SKOLEN ETTERLEVELSE AV OPPLÆRINGSLOVENS 9A Rådmannen v/skolefaglig rådgiver Jan Woie orienterte om: - Oppfølging i etterkant av medieoppslag høsten Gjennomføring av interntilsyn ved Grua skole den 9/ Opplæringsloven 9 A (elevenes rettigheter, ansattes handlingsplikt og skolenes plikt til følge opp om elever/foreldre ber om tiltak) - Innhold i tilsynsrapporten - Vurdering i rapporten - Vedtak - Internt tilsyn 9A-3 i Lunnerskolen - Lunner kommunes rutiner for arbeid med elevenes psykososiale miljø (rutinene ble i sin helhet delt ut på møtet) 1. Rådmannens informasjon om kommunens arbeid med å motvirke mobbing i skolen, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar resultatene fra interntilsynet med Grua skole til orientering. Kontrollutvalget har spesielt merket seg at det arbeides aktivt med å lukke avviket som er avdekket, om at skolen ikke i stor nok grad har fulgt de rutiner og retningslinjer som gjelder for håndtering av henstillinger fra elver og foreldre om tiltak (opplæringslovens 9 A-3). 3. Bruk av interntilsyn som metode synes som en god måte å jobbe med internkontroll og læring på. Rådmannen 2

3 oppfordres til å benytte metoden også på andre områder i kommunen. 4. Kontrollutvalget mener risikoen på området ligger i at de etablerte rutinene ikke føles opp i praksis. Kontrollutvalget vil derfor følge opp skolenes praktisering av rutinene som ledd i sitt arbeid med forvaltningsrevisjon. Saken følges opp fra kontrollutvalgets side med en ny samtale med rådmannen høsten 2015, der det bl.a. tas utgangspunkt i utviklingen i antall enkeltvedtak i skolene på området mv. SAK NR. 43/2014 BARNEVERN OPPFØLGING AV DIVERSE SPØRSMÅL FRA KONTROLLUTVALGET Rådmannen ved tjenesteleder for Familie og Oppvekst Janicke Brechan orienterte. - Ansettelse av ny barnevernleder (sommeren 2014) - Antall meldinger (fortsatt svært få meldinger fra barnehager og skoler i forhold til antall barn med meldinger i barnehage- og skolepliktig alder 78 av 89 meldinger gjelder denne gruppen) - Årsaken til få meldinger (mangel på kunnskap og mot) - Forebyggende arbeid i barnevernet - Økonomi - Fordeling mellom tiltak (tiltak i hjemmet, utenfor hjemmet og omsorgstiltak) 1. Kontrollutvalget tar rådmannens/tjenesteleders svar på oppfølgingsspørsmålene til orientering, herunder: Vedr. antall meldinger fra barnehager og skoler: Statistikken viser at det fortsatt er svært lavt antall meldinger fra barnehager og skole. Forebyggende arbeid: Kapasiteten i barnevernet er for tiden bra, noe som gagner det forebyggende arbeidet. Flere tiltak er på gang, men forebyggende arbeid kan lett bli en salderingspost i en presset arbeidssituasjon. Økonomi og oppfølging av rapport fra Agenda Kaupang: Fra administrasjonens side påpekes at innsparingspotensialet som fremkommer i Agenda Kaupang rapporten er noe urealistisk, bl.a. på grunn av klientmassen. Av relevante konklusjoner i rapporten ble det spesielt orientert om vurderinger knyttet til at «Utgiftsnivået pr. klient er høyt». Antatt innsparingspotensial innenfor barnevern er bakt inn i budsjettet for 2015 ved bl.a. reduksjon innenfor tiltak i familien. 3

4 2. Kontrollutvalget tar til orientering at det er gjennomført flere tiltak for å sikre at ansatte ved barnehager og skoler ivaretar meldeplikten. 3. Kontrollutvalget ser positivt på kommunens generelle informasjon til innbyggerne om å melde bekymring til barnevernet (jf. «Er du bekymret for et barn 10 spørsmål og svar» - publisering på kommunens hjemmeside). 4. Med bakgrunn i fortsatt svært lavt antall meldinger fra skole og barnehager vil kontrollutvalget vurdere å teste om rutinene for ansattes meldeplikt fungerer i praksis. Saken følges opp høsten 2015 som en del av kontrollutvalgets arbeid med gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 5. Rådmannen oppfordres til å benytte interntilsyn som metode som ledd i sin internkontroll på området (samme metode som benyttet overfor skolene i f.m. testing av skolenes etterlevelse av opplæringslovens 9A). SAK NR. 44/2014 FORUNDERSØKELSE: PSYKIATRI OG RUSOMSORG I LUNNER KOMMUNE Rådmannen ved tjenesteleder for Familie og Oppvekst Janicke Brechan orienterte om kommunens arbeid med psykiatri og rusomsorg og svarte på spørsmål. Blant annet ble følgende områder berørt: - Organisering (rusomsorgen er en del av NAV, mens psykiatri ligger i kommunen) - NAV: Et team som jobber med rus, som ett av flere arbeidsområder. - Prosjektstilling: Søkt om midler fra Fylkesmannen i 2014 til en stilling til et prosjekt i samarbeid med NAV Hadeland (fellesprosjekt Gran/Lunner) - Samarbeidet mellom psykisk helsetjeneste og NAV/rusomsorg 1. Kontrollutvalget oppfatter at rus og psykiatri er et krevende område der ansvaret ligger på to ulike tjenesteområder (NAV og Familie og oppvekst). Dette, sammen med at det gis uttrykk for utfordringer knyttet til organisering av kommunes rus og psykiatriarbeid og samhandlingen mellom fagmiljøene, gjør at kontrollutvalget ønsker å følge opp saken nærmere. 2. Kontrollutvalget ber Innlandet Revisjon IKS lage en prosjektplan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot kommunes rus- og psykiatriarbeid. 4

5 SAK NR. 45/2014 RESULTATRAPPORTERING 2. TERTIAL 2014 LUNNER KOMMUNE KOMMUNENS ØKONOMISKE SITUASJON - NEDBEMANNING 1. Resultatrapportering 2. tertial 2014 for Lunner kommune tas til orientering. 2. Kommunestyrets vedtatte tiltak for varig, økonomisk balanse (jf. k.sak 120/2014) tas til orientering. SAK NR. 46/2014 TERTIALRAPPORT 2/2014 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 2/2014 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 47/2014 MØTEPLAN 2015 Møteplan for kontrollutvalget for 2015 fastsettes slik: Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl SAK NR. 48/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen Møtegodtgjørelse 2. halvår 2014 kontrollutvalget 3. Kjøp av juridiske tjenester Kontrollutvalget 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 26. november Tor Ivar Grina utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 26. november Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 18. FEBRUAR 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revisjonsrapport: Evaluering av kommunenes eierskapspolitikk Prosjektplan: Rus- og psykiatri Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Innkjøp Status for revisjon av kommuneregnskapet for 2014 Kontrollutvalgskonferansen 2015 Saker til senere møter: Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS «Orden i eget hus» (jf. ku-sak 36/13) + orientering om elektronisk kvalitetssystem (jf. ku-sak 13/14) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Oppfølging av granskningsrapport om underslaget i HRB (Fellesmøte for kontrollutvalgene på Hadeland) Høsten 2015: Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. 9A, samtale med rådmannen (KU-sak 42/14) Høsten 2015: Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Prosjektplan: Rus- og psykiatri Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Innkjøp Prosjektplan for felles revisjonsprosjekt Gran, Lunner og Jevnaker: Evaluering av kommunenes eierskapspolitikk Møteplan 2015: o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl