MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Onsdag 9. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 9. september 2015 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Hege Heiberg (Sp) Jarle Krakk (H) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Kai Roar Dahl (H), nestleder Gro Jensen (Ap) Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Maren Hurum (V), 1. vara (ingen øvrige varamedlemmer ble innkalt) Ellers møtte: Ordfører: Harlad Tyrdal (deltok under sakene 22-30). Fra administrasjonen: Rådmann Tore M. Andresen (innledet under sak 29) og kommunalsjef Bente Rudrud (deltok under sak 29). Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (sakene 21-25), oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud (sakene 21-25) og forvaltningsrevisor Tove Grini (sak 21). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 20/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE OG MØTE Protokoll fra møte i kontrollutvalget og møte godkjennes. 1

2 SAK NR. 21/2015 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON: INNKJØP / ETTERLEVELSE AV LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I LUNNER KOMMUNE Innlandet Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Tove Grini presenterte planen og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud og daglig leder Bjørg Hagen supplerte presentasjonen. 1. Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre revisjonsprosjektet i tråd med prosjektplanen. 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres i løpet av 2016 innenfor en ramme på 250 timer. Prosjektet skal besvare følgende spørsmål/problemstillinger: Har kommunen etablert betryggende internkontroll slik at regelverket for offentlige anskaffelser følges? Har anskaffelser mellom kr og kr vært gjenstand for konkurranse og er kravet til dokumentasjon oppfylt? Blir tildeling av kontrakter gjennomført i samsvar med tildelingskriteriene? 3. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om status underveis i prosjektet. SAK NR. 22/2015 SAMMENLINGING AV REVISJONSKOSTNADER 2014 MED ANDRE KOMMUNER («BENCHMARKING») Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen presenterte sammenligningen og kommenterte tallene. 1. Sammenligning av kommunens revisjonskostnad for 2014 med andre kommuner tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at kommunens kostnader til revisjon av kommuneregnskapet (regnskapsrevisjon) ligger omkring samme nivå som for andre kommuner på samme størrelse. SAK NR. 23/2015 TERTIALRAPPORT 1/2015 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen presenterte tertialrapporten. 2

3 1. Tertialrapport 1/2015 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget registrerer at prognose pr. 31/12 for kjøp av tjenester fra Innlandet Revisjon IKS for 2015 viser et merforbruk i forhold til budsjett. SAK NR. 24/2015 BUDSJETTOPPFØLGING PR. 31. AUGUST 2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT Regnskapsutskrift for kontrollutvalget pr. 31/8-15 ble delt ut og gjennomgått i møtet. Utvalgssekretær presenterte prognose. 1. Kontrollutvalgets regnskap pr. 31/8-15 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget varsler rådmannen om et antatt merforbruk for kontrollutvalgets virksomhet (ansvar 1120, tjeneste 1101) på ca SAK NR. 25/2015 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2016 Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder og kontrollutvalgets sekretær presenterte forslag til oppdragsavtale for Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2016, med en økonomisk ramme på kroner, godkjennes under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av kontrollutvalgets budsjett for SAK NR. 26/2015 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016 Innstillingen ble enstemmig vedtatt med følgende tillegg: Kto Edb-utstyr kr Begrunnelse: Kontrollutvalget ønsker å benytte Ipad i sitt arbeid. Nye Ipad er må kjøpes inn til nyvalgt kontrollutvalg i Ett av medlemmene i kontrollutvalget vil få Ipad som kommunestyrerepresentant. Det budsjetteres med innkjøp av Ipad til de øvrige fire medlemmene. 3

4 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2016 (ansvar 1120, tjeneste 1101/1102) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Art Konto Beløp Tapt arbeidsfortjeneste Møtegodtgjørelse folkevalgte Arbeidsgivergiveravgift Abonnementer og faglitteratur Kursavgifter Skyss og kostgodtgjørelse Edb-utstyr Kjøp av tjenester fra private (sekretærtjenester) Kjøp fra Innlandet Revisjon IKS Moms påløpet i driftsregnskapet Momskompensasjon (inntekt) SUM KONTROLLUTVALG OG REVISJON SAK NR. 27/2015 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2015 Utvalgssekretær presenterte hovedtrekkene fra utvalgte foredrag på konferansen. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2015 tas til orientering. SAK NR. 28/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyrets møte 7/5-15: Møtebok k.sak 39/15 Høring selskapskontroll etterlevelse av felles eierskapspolitikk på Hadeland 2. Kommunestyrets møte 11/6-15: Møtebok k.sak 51/15 Orienteringssak fra kontrollutvalget Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS 3. Tolkningsuttalelse fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Kontrollutvalgets rett til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører 4. Møtegodtgjørelse 1. halvår kontrollutvalget 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. 4

5 SAK NR. 29/2015 SAGPARKEN: ORIENTERING V/RÅDMANNEN Rådmann Tore M. Andresen innledet orienteringen. Kommunalsjef Bente Rudrud ga en detaljert orientering om Sagparken med fokus på flomfare og saksbehandling. Notat til kontrollutvalget med informasjon om den gjennomførte planprosessen ble delt ut og gjennomgått på møtet. 1. Kontrollutvalget tar rådmannen sin informasjon om gjennomført planprosess med fokus på flomfare og saksbehandling til orientering. 2. Saken følges opp på neste møte der rådmannen inviteres til å: Belyse ansvarsforholdet mellom kommunen som reguleringsmyndighet, Fylkesmannen og NVE mht. kartlegging av flomfare. Presentere siste flomrapport og forslag til tiltak. Informere om arbeidet med reguleringen av Harestuvannet (arbeidet med vassdragsreguleringen). SAK NR. 30/2015 ORIENTERING OM VEDTAK I KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE VEDR. SAKSFORBEREDENDE ARBEID OG BRUK AV EKSTERNE RÅDGIVERE I SAKEN OM VIDEREUTVIKLING AV HADELAND ENERGI AS Sekretær orienterte om vedtak i kontrollutvalget i Gran kommune den 4/9-15, rettet mot rådmannen i Gran kommune sin saksutredning i saken «Videreutvikling av Hadeland Energi AS». Saksutredningen var felles/likelydende i både Gran, Lunner og Jevnaker kommune. 1. Det tas til orientering at kontrollutvalget i Gran kommune har vedtatt å innhente juridisk bistand for å få belyst om rådgivernes sentrale rolle i det saksforberedende arbeidet, hensyntatt de inngåtte avtalene med rådgiverne, er i tråd med kommunelovens krav om at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet (jf. kommunelovens 23 nr. 2). 2. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om resultatet av den juridiske vurderingen i kontrollutvalget i Gran kommune når den foreligger. 5

6 Roa, 9. september Tor Ivar Grina utvalgsleder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 9. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: ONSDAG 14. OKTOBER 2015 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Regnskapsrevisjon: Presentasjon av strategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2015 Sagparken/Harestua: Orientering v/rådmannen div. spørsmål fra KU Tertialrapport 2. tertial 2015 Egenevaluering kontrollutvalget valgperioden Planlegging av første møte i ny valgperiode Saker til senere møter: Internkontroll i Lunner kommune orientering fra deltakelse i prosjekt i regi av Fylkesmannen/KS «Orden i eget hus» (jf. ku-sak 36/13) + orientering om elektronisk kvalitetssystem (jf. ku-sak 13/14) Revidert økonomireglement for Lunner kommune (orienteringssak) Høsten 2015: Forundersøkelse praktisering av rutiner ved skolene vedr. 9A, samtale med rådmannen (KU-sak 42/14) Høsten 2015: Vurdering av revisjonsprosjekt meldeplikten til barnevernet (KU-sak 43/14) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: Innkjøp (gj.føres i 2016) statusrapport Møteplan 2015: o Onsdag kl o Onsdag kl flyttet til tirsdag o Torsdag kl (tillegg til opprinnelig møteplan) o Onsdag kl avlyst o Onsdag kl o Onsdag kl o Onsdag kl