MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE. Torsdag 19. september 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Torsdag 19. september 2013 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl til kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina (V), leder Kai Roar Dahl (H), nestleder Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem hadde meldt forfall/møtte ikke: Jarle Krakk (H) Gro Jensen (Ap) Følgende varamedlem var møtte: Maren Hurum (V), første vara Ellers møtte: Ordfører: Harald Tyrdal. Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor - forvaltningsrevisjon Reidun Grefsrud (sak 25) og oppdragsansvarlig revisor regnskapsrevisjon Ingebjørg Dybdal (sak 30). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 24/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra møte i kontrollutvalget den godkjennes. SAK NR. 25/2013 REVISJONSRAPORT: KJØP AV LUNNERLINNA 43 A OG B OG PLANLAGT OMBYGGING TIL DAGSENTER PSYKIATRI Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud presenterte rapporten og svarte på spørsmål. 1

2 Det ble i møtet etterlyst rådmannens uttalelse til rapporten, jf. kravene i kommunelovens 77 nr. 6: Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. Revisor opplyste at rådmannen var tilskrevet, men at det ikke var mottatt noen avsluttende uttalelse til rapportens vurderinger og konklusjoner. Kontrollutvalget innhentet kommentar fra rådmannen i løpet av møtet. Det ble da klarlagt at det ikke ville foreligge noen uttalelse fra rådmannen til rapporten, ut over de tilbakemeldinger som var gitt til revisjonen underveis i revisjonsarbeidet. INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapportens funn og konklusjoner til orientering: Problemstilling 1: Er kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b og den planlagte ombyggingen til psykiatrisk dagsenter utredet på en forsvarlig måte? Vi kan ikke se at det er tatt hensyn til utredninger om bruken av bygget (rombehov mv) som ble gjennomført høsten Vi mener dette var ny informasjon som kunne gitt grunnlag for et mer gjennomarbeidet og sannsynligvis mer realistisk kostnadsoverslag. Beregningene ble ikke kvalitetssikret etter forutsetningene. Konsekvensen av at kostnadsberegningene var mangelfulle var at kjøpet av Lunnerlinna 43 a og b ble basert på feil premisser. Kostnadsoverslaget burde vært bedre dokumentert. Revisjonen mener også at politiske organer burde fått presentert premissene for utredningen av kostnader. Vi har også vurdert utredningsprosessen som pågikk forut for budsjettvedtaket. Vi har valgt å legge vekt på forhold som vi mener kunne vært utredet eller organisert bedre eller presentert på en bedre måte for politiske organer, framfor å konkludere med avvik eller at noe er riktig eller galt. Ideskissa lagt fram høsten 2011 viser at kommunen var tidlig ute med å konkretisere en bestemt løsning for dagsenteret. Forslaget i skissa er konkret på hvilken eiendom som skal erverves og bygges om. Det går imidlertid ikke fram hvorfor administrasjonen mener at det er en god ide å kjøpe eiendommen. Revisjonen mener at det kunne vært hensiktsmessig å skille bedre mellom behovsutredningen og forslaget om konkrete forslag til tiltak i utredningene. Ledergruppa, i egenskap av å være styringsgruppe har ikke hatt en systematisk oppfølging og kvalitetskontroll av prosjektet. Prosjektet synes å ha vært lite forankret i ledergruppa. 2

3 Problemstilling 2: Hadde rådmannen fullmakt til å kjøpe eiendommen? Revisjonen er usikker på om delegeringsreglementets bestemmelser om anskaffelser også er ment å gjelde kjøp av fast eiendom. Revisjonen mener at delegeringsreglementet ikke er klart på om rådmannen hadde fullmakt til å kjøpe Lunnerlinna 43 a og b. Problemstilling 3: Er kjøpet av Lunnerlinna 43A og B gjennomført på en profesjonell måte som sikrer riktig prisfastsettelse? Lunnerlinna 43 a og b ble kjøpt for 4,3 mill. kroner som tilsvarer det tilbudet som selger ga kommunen. Salgsprosessen og de vurderinger som er gjort i den forbindelse er ikke dokumentert. Etter revisjonens vurdering burde kommunen ha vurdert å innhente ny takst og lagt inn bud på eiendommen. Hele kjøpsprosessen og dialogen med selger er gjennomført av tidligere kommunalsjef. Det var også han som avtalte pris med selger. Eiendom og infrastruktur ble ikke involvert i prosessen før tre dager før kontrakten skulle undertegnes. Kommunen har i denne kjøpsprosessen etter revisjonens vurdering ikke sørget for etterprøvbarhet og gjennomsiktighet. Kjøpsprosessen burde vært dokumentert, det burde i den forbindelse fremgått hvilke vurderinger som var lagt til grunn. Kjøpsprosessen og avtale om pris burde ikke vært gjennomført av en person alene. 2. Kommunestyret mener rådmannens håndtering av saken er kritikkverdig, både når det gjelder det saksforberedende arbeidet og når det gjelder styring/kontroll av prosjektet. Det vises her til kommunelovens 23 nr. 2 om rådmannens ansvar for forsvarlig utredning av politiske saker og å sørge for betryggende kontroll. Kommunestyret vil bemerke at det også tidligere er påpekt svakheter i styring og kontroll av byggeprosjekter. Det vises her til vedtak i k.sak 95/2006 og k.sak 95/ I tråd med revisjonsrapportens anbefalinger bes rådmannen om å sørge for at: Vedr. styring/organisering av prosjekter: Det etableres en klarere faseinndeling av investeringsprosjektene. Rådmannens, kommunalsjefenes og styringsgruppas rolle og ansvar som prosjekteier gjennomgås. Etablere et system for kvalitetssikring av prosjektarbeidet. 3

4 Vedr. saksforberedende arbeid/forsvarlig saksbehandling: Det klargjøres hvilke krav det skal settes til beregninger av kostnader i ulike faser. Alternative løsninger utredes der det er aktuelt. Vedr. kommunens reglementer: Gå gjennom delegeringsreglementet og klargjøre rådmannens fullmakter i forhold til kjøp av fast eiendom. SAK NR. 26/2013 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I HADELAND ENERGI AS OG HADELAND KRAFT AS (2012) INFORMASJON FRA SELSKAPET OM GJENNOMFØRTE FORBEDRINGSTILTAK 1. Gjennomførte forbedringstiltak i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS med bakgrunn i gjennomført selskapskontroll i 2012, tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at selskapene er uenige i revisjonsrapportens konklusjon om at tidligere årsberetninger ikke er oppfyller kravene i regnskapsloven. Selskapene opplyser at de likevel har forsøkt å forbedre informasjonsinnholdet i årsberetningene for Kontrollutvalget ber om at selskapenes årsberetninger for 2012 legges frem til orientering i neste møte. SAK NR. 27/2013 OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2014 Oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2014 godkjennes. SAK NR. 28/2013 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Kontrollutvalgets budsjett for 2014 (ansvar 1120, tjeneste 1100) fastsettes med en økonomisk ramme på kr , med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp Tapt arb.fortjeneste Godtgjørelse folkevalgte Arb.giveravgift Abonnementer og faglitteratur

5 11502 Kursavgifter Skyss og kostgodtgjørelse Kjøp av tjenester fra private (sekretærtjenester) Kjøp fra IKS (Innlandet Revisjon IKS, regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon) Moms påløpt i driftsregnskapet Momskompensasjon (inntekt) SUM SAK NR. 29/2013 ANTIKORRUPSJONSHÅNDBOK FOR KOMMUNESEKTOREN Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 30/2013 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2013 Fra behandlingen: Kontrollutvalget besluttet enstemmig å lukke møtet i forbindelse med behandling av saken, jf. kommunelovens 31. Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal orienterte og svarte på spørsmål. Følgende ble delt ut i møtet: Hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi (brev av 18/9-13 fra Innlandet Revisjon IKS til kontrollutvalget) 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2013 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av sin uavhengighet til kommunen tas til orientering. SAK NR. 31/2013 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSFORM PLAN FOR INNHENTING AV KUNNSKAP OM KOMMUNENS TJENSTEOMRÅDER 1. Saken følges opp på neste møte med utgangspunkt i oppfølging av Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon Sekretær bes om å forberede spørsmål til en samtale med rådmannen/administrasjonen om barnevernet i Lunner kommune. 5

6 SAK NR. 32/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Rundskriv fra Kommunal- og regionaldepartementet: Rundskriv om iverksetting av endinger i kommuneloven m.m. egenkontroll m.m. 2. Melding om vedtak i kontrollutvalget vedr. kontrollutvalgets budsjettsituasjon 3. Info fra KS: Hva koster pleie- og omsorgstjenestene? 4. Møtegodtgjørelse 1. halvår 2013 kontrollutvalget 5. Diverse avisartikler 6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Roa, 19. september Tor Ivar Grina utvalgsleder tlf , e-post: tor.ivar.grina@gmail.com RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 19. september Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 6

7 NESTE MØTE Dato: ONSDAG 27. NOVEMBER 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revisjonsrapport: NAV Hadeland Misligheter og korrupsjon: Risikovurderinger og holdningsskapende arbeid (rådmannen inviteres) Oppfølging av revisjonsrapport styring av byggeprosjekter (rådmannen inviteres) Årsrapportering fra Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS for 2012 Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon - forberedelse til samtale om barnevernet i Lunner kommune Tertialrapport 2/2013 fra Innlandet Revisjon IKS Sammenligning ( benchmarking ) av revisjonskostnader i Lunner kommune med andre kommuner Møteplan 2014 Saker til senere møter: Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekter Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Forvaltningsrevisjonsprosjekt: NAV Hadeland (felles prosjekt med kontrollutvalget i Gran kommune) Møteplan 2013: Onsdag kl Mandag kl flyttet til tirsdag kl Onsdag kl Onsdag kl flyttet til torsdag kl Onsdag kl