MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE. Fredag 8. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I GRAN KOMMUNE Fredag 8. februar 2013 holdt kontrollutvalget møte på Gran rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Morten Hagen (Gbl), leder Harald Westby (H), nestleder Heidi Granli Højfeldt (Ap) Kari Marie Engnæs (Sp) Peter Oskar Saugstad (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sakene 7, 8 og 9) og fagleder for post og arkiv Brit Kristin Rækstad (sak 7). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen (hele møtet), oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Ingebjørg Dybdal (sak 2) og oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) Guro Selfors Lund (sak 6). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer, og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og avisa Hadeland. Utvalgsmøtet ble satt kl med Morten Hagen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2013 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2012 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Ingebjørg Dybdal orienterte og svarte på spørsmål. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2012 tas til orientering. 1

2 SAK NR. 03/2013 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2012 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Årsrapport 2012 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2012 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 04/2013 FORBUNDSBASERT KVALITETSKONTROLL AV INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Resultatet fra gjennomført forbundsbasert kvalitetskontroll av Innlandet Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 05/2013 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2013 Utvalgsleder Morten Hagen og sekretær Kjetil Solbrækken orienterte om hovedinnholdet på konferansen på Gardermoen februar Presentasjon av innhold på Kontrollutvalgskonferansen 2013 tas til orientering. SAK NR. 06/2013 PROSJEKTPLAN FOR FELLES FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: NAV HADELAND Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål. Under forutsetning av likelydende vedtak i kontrollutvalget i Lunner kommune, bes Innlandet Revisjon IKS om å gjennomføre en forvaltningsrevisjon av NAV Hadeland, avgrenset til følgende problemstillinger: 1. Hvordan følger Gran kommune opp at NAV-Hadeland drives i samsvar med kommunale målsettinger, inngåtte avtaler mv? 2. Hvordan fungerer vertskommunesamarbeidet når det gjelder formulering og oppfølging av felles mål (i forholdet til NAV Hadeland)? 3. Er det samsvar mellom inngåtte avtaler om 2

3 kostnadsfordeling og faktiske bruk av ressurser overfor de tre aktørene (staten, Gran kommune og Lunner kommune? SAK NR. 07/2013 JOURNALFØRING OG PRAKTISERING AV OFFENTLIGHETSLOVEN I GRAN KOMMUNE Rådmann Arne Skogsbakken og fagleder for post og arkiv Brit Kristin Rækstad orienterte med utgangspunkt i følgende dokumenter: Foreløpig utkast til revidert rutinehåndbok for post, journalføring og arkivlegging i Gran kommune (overordnet rutine) Rutine for offentlig journal/postliste (delrutine) Rutine for dokumenter som inneholder personopplysninger (delrutine) Rutine for fullt elektronisk arkiv (delrutine) Rutinehåndbok (overordnet rutine) har vært under revidering siden 2011 og det foreligger ingen frist for når dette arbeidet forventes ferdig. E-post korrespondanse mellom Gran kommune og Tore Solberg høsten 2012 gjennomgått og drøftet. Her ble særlig koblingen mellom journalføring og offentlighet diskutert, i tillegg til praktisering av unntak med begrunnelse i dokumenter fra særlig sakkyndige. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering, herunder at kommunen har rutiner for journalføring av alle typer dokumenter, uavhengig av om dokumentene er offentlige eller ikke. Det tas videre til orientering at post/arkiv gjennomfører aktiv etterkontroll av saksbehandlernes praktisering av regelverket før postlister/sakspapirer blir tilgjengeliggjort for andre. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at ansatte i kommunen får opplæring i gjeldende rutiner og at disse blir utsendt på e- post. Det tas videre til orientering at tilgang til rutinene på intranett er mangelfull og at dette vil bli forbedret i løpet av året. Det bes om en presentasjon av helheten i dette systemet i løpet av andre halvår 2013, der også ny rutinehåndbok for post, journalføring og arkivlegging i Gran kommune (under arbeid) legges frem. 3. Med bakgrunn i kommunens svar til Tore Solberg (e-post av 2/11-12) i forbindelse med krav om innsyn i uttalelser til konsekvensutredningen på Morstadjordet, bes rådmannen om å gå gjennom kommunens praktisering av unntaksbestemmelsene i 5 annet ledd i offentlighetsloven med særlig fokus på vurdering av hva som er særlig sakkyndige og ikke. 3

4 SAK NR. 08/2013 VIDERFØRING AV FORUNDERSØKELSE FORSVARLIG SAKSBEHANDLING Rådmann Arne Skogsbakken orienterte om ny mal for politiske saker. Kommunestyret ble orientert om denne malen på siste møte. 1. Kontrollutvalget tar til orientering at det er utarbeidet en ny mal for politiske saker, og at dette vil være med å sikre at saker som fremmes til politisk behandling er forsvarlig utredet, jf. kommunelovens 23 nr Den nye malen legges frem for kontrollutvalget til orientering på neste møte. SAK NR. 09/2013 PROSESS OG SAKSBEHANDLING I FORBINDELSE MED ETABLERING AV STERKSKJERMET ENHET (SKIRSTADGUTUA) Rådmann Arne Skogsbakken presenterte sine svar på kontrollutvalgets spørsmål i forrige møte, jf. vedtak i ku-sak 44/12: Anskaffelse av eiendommen: Er kjøp av eiendommen i tråd med kommunens delegeringsreglement, evt. i tråd med interne delegeringer fra rådmannen? Var eiendommen lagt ut for salg gjennom megler? Var det flere deltakere i budrunde? Eventuelt hva var bakgrunnen for at eiendommen ble kjøpt uten at den var lagt ut i markedet, og hvilken dokumentasjon foreligger for prisfastsettingen av eiendommen? Kontrakt om kjøp av eiendommen ble inngått den 9. september 2008, kort tid før sak om planlegging av bolig for vanskeligstilte ble fremlagt for kommunestyret (sak 88/09, møte 18. september 2008). Hvilken prosess lå bak beslutningen om å anskaffe eiendommen? Ble kommunestyret informert i sitt møte den 18/9-08 om at rådmannen hadde gått til inngått kjøp av en konkret eiendom til formålet, eventuelt på hvilken måte ble kommunestyret informert? Budsjett- og økonomiplan 2009: I budsjettet for 2011 ble det innarbeidet en forventet innsparing som følge av etableringen av boliger for vanskeligstilte med kr. 3,5 millioner kroner. Grunnlaget for dette anslaget var uklart/ikke dokumentert, og forventet innsparing ble derfor redusert til 2 millioner kroner i budsjett/økonomiplan med virkning fra Hva er grunnlaget for besparelsen på 2 millioner? 4

5 Notat med svar på spørsmålene ble overlevert kontrollutvalget etter møtet. På spørsmål fra kontrollutvalget i møtet orienterte rådmannen også om status for oppfølging av formannskapets vedtak i møte 29/11-12 der det ble vedtatt utredning av alternativer til den planlagte omsorgsboligen i Skirstadgutua. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering med følgende kommentar: Kontrollutvalget mener kjøp av eiendommen i Skirstadgutua i 2008 ble gjort uten fullmakt fra kommunestyret. Det fremgår klart at eiendommen ble kjøp med tanke på etablering av sterkskjermet enhet og ikke som utleiebolig. Selv om det var bevilget penger til kjøp av boliger til vanskeligstilte i investeringsbudsjettet i 2008, synes det åpenbart at budsjettposten ikke var ment til kjøp av en eiendom på denne størrelsen og med tanke på etablering av en sterkskjermet enhet. Etter kontrollutvalgets mening skulle saken vært fremmet til kommunestyret som egen sak før evt. inngåelse av avtale om kjøp ble gjort. SAK NR. 10/2013 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Årsregnskap og årsrapport 2012 fra Skatteoppkreveren for Hadeland 2. Kontrollutvalgets rolle ved saksbehandlingsfeil (artikkel i Kommunerevisoren nr ) 3. Årsrapport 2012 rammeavtale vedr. kjøp av sekretærtjenester for kontrollutvalgene i Gjøvik- og Hadelandsregionen 4. Diverse avisartikler 5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Gran, 8. februar RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 8. februar Morten Hagen utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 NESTE MØTE Dato: FREDAG 22. MARS 2013 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Korrupsjon i kommune-norge Kontrollutvalgets årsrapport 2012 Presentasjon av økonomireglement i Gran kommune Mal for politiske saker (orienteringssak) Møteplan for 2013: o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl o Fredag kl Saker til oppfølging senere: Helhetlig dokumenthåndteringssystem (ku-sak 07/13) Synliggjøring av kontrollutvalgets arbeid (diverse tiltak, jf. vedtak i møte 1/12-11) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll): Revisjonsprosjekt: NAV Hadeland (fellesprosjekt m/kontrollutvalget i Lunner) 6