MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE. Mandag 20. februar 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 20. februar 2017 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Finn Øksne, nestleder (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Bjørg Horn, leder (SBL) Følgende varamedlemmer møtte: Ingen Følgende varamedlemmer hadde meldt forfall: Torgeir Søfferud (FrP), første vara Lars Nybakke (Ap), andre vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken (sakene 05/17 07/17). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard (sak 02/17), oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund (04/17 07/17) og forvaltningsrevisor Kari Robbestad (sak 04/17). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med nestleder Finn Øksne som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2017 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2016 Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard orienterte og svarte på spørsmål. 1

2 1. Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2016 tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar til orientering at kommunen har overholdt fristen for avleggelse av årsregnskapet for SAK NR. 03/2017 FYLKESMANNENS KOMMUNEBILDE 2016 SØNDRE LAND KOMMUNE 1. Fylkesmannens kommunebilde 2016 for Søndre Land kommune tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg følgende til videre oppfølging: a) Helse og omsorg: Fylkesmannen henviser til følgende KOSTRA-tall for 2015: 12 % av beboerne er registrert på langtidsopphold som er vurdert av tannhelse (33 % på landsbasis) 0,20 legetime per beboer per uke (landsgjennomsnitt er 0,53 og i Oppland 0,61) Kontrollutvalget ber sekretær om å innhente tilsvarende tall for 2016 når de foreligger (foreløpige tall 15/3-17). b) Forurensning: Fylkesmannen opplyser at Hov Renseanlegg har mistet sin godkjenning (av Mjøslab IKS) i 2015 pga. mangler ved overløpsregistreringen. Fylkesmannen forventer at kommunen utbedrer situasjonen. Kontrollutvalget ønsker å følge opp dette og ber rådmannen om en orientering om status for renseanlegget. c) Beredskap: Fylkesmannen oppfordrer kommunen til å revidere sin helhetlige ROS-analyse og avklare om beredskapsplanen er samordnet med politi, skole, kraft og tele. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om status. SAK NR. 04/2017 PROSJEKTPLAN: TIDLIG INNSATS I GRUNNSKOLEN I SØNDRE LAND KOMMUNE Oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund og forvaltningsrevisor Kari Robbestad presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. 2

3 1. Revisors presentasjon av prosjektplanen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å gjennomføre revisjonsprosjektet avgrenset til problemstilling 1 og 2: Har Søndre Land kommune rutiner/system for å ivareta kravet om tilpasset opplæring - herunder system/rutiner for å vurdere elevenes behov for spesialundervisning? I hvilken grad har skolene tiltak for å ivareta krav om tidlig innsats, underveisvurdering og tilpasset opplæring? 3. Justert prosjektplan legges frem til orientering for kontrollutvalget. 4. Oppfølgingsprosjekt innenfor temaet «tidlig innsats» vurderes etter at revisjonsprosjektet er gjennomført. SAK NR. 05/2017 KOMMUNENS ETTERLEVELSE AV BARNEVERNLOVEN OG FYLKESMANNENS TILSYN MED LAND BARNEVERNTJENESTE Rådmann Arne Skogsbakken orienterte og svarte på spørsmål. Følgende avisartikler ble fremlagt i møtet: Barnevern i krise (Oppland Arbeiderblad, 28/1-17) Omfanget av lovbrudd er massivt (Oppland Arbeiderblad, 2/2-17) 1. Med bakgrunn i Fylkesmannens foreløpige konklusjonene fra det gjennomførte tilsynet er kontrollutvalget stekt bekymret for situasjonen i Land barneverntjeneste generelt, og for etterlevelsen av barnevernloven i Søndre Land kommune spesielt. Det vises her til Fylkesmannens beskrivelse av omfattende lovbrudd og svikt i interkontrollen. 2. Kontrollutvalget vil bemerke at kommunen, gjennom sitt samarbeid med Nordre Land kommune om felles barnevernstjeneste, fortsatt sitter med ansvaret for at barnevernloven etterleves i Søndre Land kommune. Dette betinger aktiv oppfølging og kontroll fra Søndre Land kommune sin side for å påse at den inngåtte samarbeidsavtalen mellom de to kommunene oppfylles. 3. Kontrollutvalget har vurdert rådmannens oppfølging av kommunens avtale med Nordre Land kommune om felles barnevernstjeneste med utgangspunkt i 3

4 samarbeidsavtalens pkt. XII: Barnverntjenesten skal etablere styrings- og rapporteringssystemer til begge kommunene på en slik måte at relevante lovkrav er tilfredsstilt, herunder kravet til internkontrollsystem. 4. Med bakgrunn i samtale med rådmannen har kontrollutvalget inntrykk av samarbeidsavtalen er fulgt opp på tilfredsstillende måte gjennom møter og samtaler mellom Søndre Land kommune og barnverntjenesten/nordre Land kommune. Informasjonen som er gitt Søndre Land kommune i disse møtene synes ikke å ha vært av en slik kvalitet at det var mulig for Søndre Land kommune å forstå at tjenesten manglet styring/internkontroll, eller at det forelå omfattende lovbrudd knyttet til saker/barn hjemmeboende i Søndre Land kommunen. 5. Endelig tilsynsrapport fra Fylkesmannen bes fremlagt for kontrollutvalget når den foreligger. SAK NR. 06/2017 PROSJEKTPLAN FOR UTVIKLING AV LAND BARNEVERNSTJENESTE Prosjektplan for utvikling av Land barnevernstjeneste «Land barnevernstjeneste Forsvarlige tjenester», tas til orientering. SAK NR. 07/2017 GJØVIK KRISESENTER IKS: ORIENTERING OM KARTELEGGING / FORUNDERSØKELSE MV. Utvalgssekretær informerte om forundersøkelser gjennomført av kontrollutvalget i Gjøvik kommune. Rådmann Arne Skogsbakken orienterte om det pågående arbeidet med å vurdere omorganisering av driften ved krisesenteret fra interkommunalt selskap (IKS) til et vertskommunesamarbeid med Gjøvik kommune som vertskommune. 1. Kontrollutvalget i Søndre Land kommune støtter kontrollutvalget i Gjøvik kommune sin igangsetting av forundersøkelse i Gjøvik Krisesenter IKS og stiller seg positiv til å delta i et samarbeidsprosjekt om nærmere undersøkelser/kontroller om nødvendig. 2. Det delegeres til kontrollutvalget i Gjøvik kommune å foreta nærmere vurdering av behovet for kontroller og eventuelt iverksette dette. Det forutsettes at det tas hensyn 4

5 til at kommunene har igangsatt et arbeid med å vurdere organiseringen av Gjøvik krisesenter. 3. Utgiftene til et eventuelt samarbeidsprosjekt deles mellom kontrollutvalgene basert på kommunenes andeler i selskapet (Søndre Land kommune 8,5 %). SAK NR. 08/2017 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2016 FRA INNLANDET REVISJON IKS Årsrapport 2016 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2016 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 09/2017 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Vedtak i kommunestyret Sak: Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saksliste til kommunestyrets møte inkl. saksfremlegg i k.sak 6/17 Revisjonsnotat administrasjonskostnader 3. Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor sin uavhengighet (4 egenvurderinger fra Innlandet Revisjon IKS) 4. Folkevalgtopplæring for kommunestyret den Anbudskonkurranse kjøp av saksbehandlingsressurser Land barneverntjeneste 6. Helsetilsynet skal gjennomgå barnevernssaker (Pressemelding fra Barne- og likestillingsdepartementet, ) 7. Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 9. Brev av fra Søndre Land kommune til NN 10. E-post av fra NN til kontrollutvalget v/sekretær og Innlandet Revisjon IKS v/leder 11. Brev av fra NN til Søndre Land kommune Referatsakene 9, 10 og 11 var unntatt fra offentlighet, jf. offentlighetslovens 13. Dokumentene ble delt ut i møtet. Kontrollutvalget besluttet enstemmig å lukke møtet under behandlingen av de tre referatsakene, jf. kommunelovens 31. Referatsakene tas til orientering. 5

6 Hov, 20. februar RETT UTSKRIFT: Hov, 20. februar Finn Øksne nestleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 27. MARS 2017 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kontrollutvalgets årsrapport 2016 Møteplan for 2017: Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Utvikling av kontrollutvalgets sekretariat (ny avtaleperiode) Kontrollutvalgskonferansen 2017 Forslag til ny kommunelov (NOU 4:2016) Endelig tilsynsrapport Land Barneverntjeneste (KU-sak 05/17) Kostra-tall Helse og omsorg (jf. KU-sak 03/17) Orientering om revidert eierskapspolitikk for Søndre Land kommune Møte 24. april 2017: Kommunens årsregnskap 2016 kontrollutvalgets uttalelse Beboerregnskap 2016 stikkprøve Oppfølging av spørsmål fra Fylkesmannens kommunebilde 2015 (KU-sak 03/17) Saker til senere oppfølging: Nye Hovli omsorgssenter (fokus på styring, etterlevelse av rutiner, oppfølging av politiske vedtak og kommunikasjon/rapportering), jf.kusak 49/16. Bestillinger - Innlandet Revisjon IKS: Selvkostberegning gebyr spredt avløpsanlegg (KU-sak 40/16) Årlig sak/regnskapsrevisjon: Revisjon av beboerregnskap (tas fortrinnsvis i samme møte som behandlingen av årsregnskapet) 6